18 /Outlook-Integration

MyDocSafe bietet ein Outlook-Add-on, das auf Ihrem PC oder Mac-Outlook-Client installiert werden kann. Wir haben auch eine Office365-Version.

Die Installationsanleitung finden Sie hier auf unserer Website: https://mydocsafe.com/uk/outlook-integration . Nach der Installation erfolgen alle nachfolgenden Aktualisierungen automatisch nach jedem Neustart von Outlook.

Stellen Sie sicher, dass Sie MyDocSafe mitgeteilt haben, welche Portalgruppe und welcher Ordner für die Ablage verwendet werden sollen, bevor Sie das Add-on verwenden. Um diese Einstellungen zu konfigurieren, gehen Sie zu „Firmeneinstellungen“ → „Integrationen“ und scrollen Sie zu Outlook.

Verwendung des Add-ons.

Was kann man mit dem Outlook-Add-on MyDocSafe machen?

ZUM VERSENDEN VON DOKUMENTEN UND E-MAILS

1. Dokumente zur Genehmigung einreichen

Senden Sie bis zu drei Dokumente zur Genehmigung an ein oder zwei Personen. Wenn die Dokumente die Tags [#signature.1#] und [#signature.2#] enthalten, platzieren wir die Signaturfelder genau an der gewünschten Stelle. Falls das Dokument diese Tags nicht enthält, fügen wir die Signaturen auf der technischen Seite für elektronische Signaturen ein, die dem Dokument beigefügt wird.

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass ein oder mehrere Dokumente zur Unterzeichnung bereitliegen. Sie müssen sich stets bei MyDocSafe anmelden, bevor sie fortfahren können.

2. Dokumente in Kundenportalen veröffentlichen

Senden Sie bis zu 5 Dokumente direkt an ein Kundenportal. Falls ein Kunde noch kein Portal besitzt, erstellt das System eines und lädt den Kunden automatisch dazu ein.

3. Senden Sie eine verschlüsselte E-Mail.

Senden Sie eine E-Mail mit bis zu 5 Anhängen an einen Kunden. Der Kunde erhält eine Nachricht mit der Aufforderung, sich bei MyDocSafe anzumelden, um die E-Mail zu lesen. In Ihrem Ordner „Gesendete Objekte“ wird ein Link zur verschlüsselten E-Mail gespeichert, die durch Ihre MyDocSafe-Anmeldedaten geschützt ist.

4. Senden Sie eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail (unter Verwendung des PGP-Protokolls).

Senden Sie eine E-Mail direkt an Ihren Empfänger, ohne dass diese irgendwo in der MyDocSafe-Infrastruktur gespeichert wird. Der Empfänger muss das Plugin ebenfalls installiert haben.

FÜR EINGELESENE E-MAILS

1. Eingehende E-Mails in MyDocSafe speichern (nur Anhänge)

2. Entschlüsselung von E-Mails, die eine Entschlüsselung erfordern (für Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten)