Automatisierung der Einhaltung von AML/KYC-Vorschriften

Einführung in die AML/KYC-Compliance

Bedeutung der AML/KYC-Vorschriften

Die Optimierung der AML/KYC-Compliance ist für Wirtschaftsprüfer, Anwälte, Vermögensverwalter, Hypothekenberater und andere regulierte Berufsgruppen unerlässlich, da sie zwar kostspielig, aber gesetzlich vorgeschrieben ist. Ursprünglich zur Bekämpfung von Finanzkriminalität wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Betrug entwickelt, spielen sie zunehmend eine wichtige Rolle im Kampf gegen Spionage und hybride Kriegsführung und werden aufgrund sinkender Preise auch von kleineren Unternehmen verschiedenster Branchen übernommen. Diese Vorschriften verpflichten Unternehmen, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen, das Risiko potenzieller Geldwäscheaktivitäten einzuschätzen und verdächtige Transaktionen den Behörden zu melden. Wir verzichten hier auf die Auflistung spezifischer Gesetze, da wir davon ausgehen, dass die betroffenen Berufsgruppen diese bereits kennen. Stattdessen erläutern wir, warum AML/KYC für die Gesellschaft insgesamt wichtig ist und wie MyDocSafe zur Automatisierung und Absicherung des Prozesses beitragen kann.

Eine der größten Herausforderungen für Fachleute in regulierten Branchen ist die manuelle Durchführung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen. Angesichts des steigenden Transaktionsvolumens und der Komplexität der Vorschriften sind gründliche Prüfungen zeit- und ressourcenintensiv. Hier bietet die Automatisierung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe erhebliche Vorteile. MyDocSafe ist eine sichere Plattform, die den Verifizierungsprozess optimiert und es Fachleuten erleichtert, Vorschriften einzuhalten und ihre Unternehmen vor Finanzkriminalität zu schützen.

Durch die Automatisierung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe können Steuerberater, Anwälte und Hypothekenberater das Risiko von Verstößen und potenziellen Bußgeldern reduzieren. Die Plattform nutzt fortschrittliche Technologie von Yoti , um die Identität von Kunden zu verifizieren, das Risiko von Geldwäscheaktivitäten zu bewerten und verdächtige Transaktionen zu kennzeichnen. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Effektivität der Compliance-Prüfungen.

Neben der Effizienzsteigerung kann die Automatisierung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe Fachleuten auch helfen, regulatorischen Änderungen stets einen Schritt voraus zu sein. Die Yoti-Plattform wird kontinuierlich aktualisiert, um die neuesten AML/KYC-Vorschriften abzubilden und so die jederzeitige Compliance von Unternehmen zu gewährleisten. Dieser proaktive Ansatz verschafft Fachleuten einen Wettbewerbsvorteil in ihrer Branche und stärkt das Vertrauen ihrer Kunden.

Die Grenzen der Technologie

Ein wichtiger Hinweis: Automatisierung hat ihre Grenzen. Ein kürzlich erschienener BBC-Artikel enthüllte, dass ausländische Mächte britische Universitäten infiltrieren, indem sie sich als britische oder europäische Unternehmen ausgeben und versuchen, mit Wissenschaftlern in Kontakt zu treten, um harmlos klingende Forschungsprojekte zu realisieren. Tatsächlich gehören diese Unternehmen Organisationen in feindseligen Staaten, die diese Forschungsergebnisse möglicherweise für militärische Zwecke nutzen. Um zu verstehen, mit wem man es zu tun hat, reicht es daher nicht aus, lediglich die Identität zu überprüfen. Es bedarf sorgfältiger Recherchen, die auch das Stellen von gezielten und mitunter unangenehmen Fragen nach den letztendlichen Nutznießern und den wahren Motiven beinhalten.

Hier erweisen sich gut konzipierte Risikobewertungs-Scorecards und ein menschlicher Prüfprozess als äußerst hilfreich, da sie verdächtige Geschäftspartner identifizieren können. MyDocSafe unterstützt Sie dabei mit der Entwicklung oder Digitalisierung maßgeschneiderter Risikobewertungs-Scorecards. Mit diesen Scorecards kann ein Unternehmen leicht zu automatisierende Prozesse optimieren und gleichzeitig seine KYC-Workflows um eine sorgfältige menschliche Due-Diligence-Prüfung ergänzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die AML/KYC-Vorschriften uns alle schützen sollen. Früher wurden sie nur von wenigen regulierten Branchen befolgt und waren recht kostspielig. Doch zunehmend, auch aufgrund sinkender Kosten für Identitätsprüfungen, werden die von diesen Berufsgruppen genutzten Technologien und Tools für alle Arten von Unternehmen attraktiv, die einfach wissen wollen, mit wem sie es zu tun haben – von Bildungseinrichtungen bis hin zu Technologie-Startups.

Auf Unternehmensebene kann die Automatisierung von Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe den Verifizierungsprozess optimieren, das Risiko von Verstößen verringern und Fachkräften helfen, regulatorischen Änderungen stets einen Schritt voraus zu sein. Auf gesamtgesellschaftlicher Ebene kommt Compliance-Experten eine noch wichtigere Rolle zu: Sie tragen dazu bei, die Unterwanderung von Gesellschaften durch ausländische Akteure zu verhindern, die den demokratischen Prozess untergraben oder hybride Kriegsführung betreiben wollen.

Herausforderungen für Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Hypothekenberater bei der Optimierung der Einhaltung der AML/KYC-Vorschriften

Als Fachleute im Finanzsektor spielen Buchhalter, Anwälte und Hypothekenberater eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) und zur Kundenidentifizierung (KYC). Allerdings stehen sie bei der Erfüllung dieser Anforderungen oft vor zahlreichen Herausforderungen, die zeitaufwändig und komplex sein können.

• Die schiere Menge an Vorschriften und Richtlinien, die eingehalten werden müssen, stellt eine Herausforderung dar. Die regulatorische Landschaft entwickelt sich ständig weiter, und regelmäßig werden neue Gesetze und Anforderungen eingeführt. Dies kann es Wirtschaftsprüfern, Anwälten und Hypothekenberatern erschweren, auf dem Laufenden zu bleiben und die vollständige Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherzustellen. Die Automatisierung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe kann diesen Prozess (bis zu einem gewissen Grad) optimieren, indem Kundeninformationen automatisch mit regulatorischen Datenbanken abgeglichen und potenzielle Probleme gekennzeichnet werden.
• Die Erfassung und Ãœberprüfung großer Mengen an Kundendaten kann zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein, insbesondere bei der Betreuung mehrerer Kunden oder komplexer Finanztransaktionen. Durch den Einsatz automatisierter Lösungen wie MyDocSafe können Steuerberater, Anwälte und Finanzberater diesen Prozess vereinfachen, indem sie Kundendaten sicher auf einer zentralen digitalen Plattform erfassen, speichern und überprüfen.
• Risiko menschlicher Fehler. Manuelle Prozesse sind naturgemäß fehleranfällig, was schwerwiegende Folgen für die einzelnen Fachkräfte und ihre Mandanten haben kann. Durch die Automatisierung von AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit MyDocSafe können Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Hypothekenberater das Fehlerrisiko reduzieren und sicherstellen, dass sie alle regulatorischen Anforderungen präzise und effizient erfüllen. Nichts ersetzt eine gut strukturierte Standardarbeitsanweisung (SOP). Dabei handelt es sich um einen dokumentierten AML/KYC-Prozess, der als Leitfaden und Kurzanleitung dient und regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. MyDocSafe kann Sie dabei nicht unterstützen, da jede Branche ihre eigene SOP benötigt. Wir sind jedoch in der Lage, Ihre bestehende SOP zu digitalisieren und einen Großteil davon zu automatisieren.
• Die Herausforderung besteht darin, regulatorische Anforderungen mit dem Bedürfnis nach einem reibungslosen und effizienten Kundenservice in Einklang zu bringen. Kunden erwarten von ihren professionellen Beratern, dass sie ihre Identität und Finanzinformationen schnell und präzise verifizieren können, ohne unnötige Verzögerungen oder Unannehmlichkeiten zu verursachen. Durch den Einsatz automatisierter Lösungen wie MyDocSafe können Steuerberater, Anwälte und Hypothekenberater diese Erwartungen erfüllen, indem sie den AML/KYC-Compliance-Prozess optimieren und ihren Kunden ein effizienteres und benutzerfreundlicheres Erlebnis bieten.

Wir bieten folgende Lösungen für diese Herausforderungen an:

• Identitäts- und Adressverifizierungsdienst
• Die Möglichkeit, diesen Service in Vorverkaufs-, Nachverkaufs- oder komplexe Kundenportal-Workflows einzubetten.
• Bezahlen Sie nach Verbrauch ohne Vertragsbindungsgebühren

Manuelle vs. automatisierte AML/KYC-Compliance-Prüfungen

Manuelle AML/KYC-Prüfungen umfassen die Überprüfung von Dokumenten, die Identitätsprüfung und die Durchführung von Hintergrundrecherchen. Früher lief das so ab: Man ging in der Mittagspause in die Stadt, schaute im Büro des Steuerberaters/Anwalts/Vermögensverwalters vorbei und zeigte seinen Reisepass und die Gemeindesteuerrechnung. So stelle ich es mir zumindest vor. Heutzutage, mit Homeoffice und Beratern in anderen Landkreisen oder Städten, sind persönliche Treffen immer weniger praktikabel.

Automatisierte AML/KYC-Compliance-Prüfungen mit Tools wie MyDocSafe bieten eindeutig eine effizientere und genauere Lösung. Durch die Automatisierung können Dokumente in einem Bruchteil der Zeit hochgeladen, verifiziert und verarbeitet werden, die manuell dafür benötigt würde. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern reduziert auch die Fehlerwahrscheinlichkeit und verbessert die Compliance insgesamt.

Die Ergebnisse eines automatisierten Tests müssen weiterhin von einem Compliance-Beauftragten geprüft und freigegeben werden. Bei manueller Auswertung muss der Compliance-Beauftragte die Antworten auf risikorelevante Fragen prüfen und eine Entscheidung treffen. Manchmal ist die Entscheidung nicht eindeutig und muss eskaliert werden. In den meisten Fällen können Entscheidungen jedoch schnell und direkt von der zuständigen Stelle getroffen werden. Und wer hat die ganze Arbeit erledigt? Der Kunde, ganz nach seinen Bedürfnissen. Die Vorteile liegen daher auf der Hand:

• Zeit und Ressourcen sparen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Fachleute die manuelle Dateneingabe und -prüfung überflüssig machen, sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren und einen Teil der Einsparungen an die Kunden weitergeben.
• verbesserte Genauigkeit und Konsistenz der Ergebnisse.
• Zugriff auf Echtzeit-Ãœberwachungs- und Berichtsfunktionen.

Optimierung der AML/KYC-Compliance mit MyDocSafe

Verfügbare Scheckarten:

Identitätsprüfung

Das Grundprinzip der ID-Verifizierungsprüfungen mit Yoti über MyDocSafe besteht darin, dass Ihr Client die Vorarbeit leistet. Der Ablauf sieht folgendermaßen aus:

• ein Ausweisdokument hochladen
• Führen Sie einen Lebendigkeitstest über die Kamera durch (falls der Computer keine Kamera besitzt, kann der Test mit einem Mobiltelefon durchgeführt werden – der Arbeitsablauf wechselt nahtlos zwischen Computer und Mobiltelefon hin und her).
• Alle Daten mit einem Klick übermitteln
• das System wird
  • Extrahieren Sie die Daten aus dem Dokument und vergleichen Sie sie mit den in öffentlichen Registern verfügbaren Daten.
  • Dokumentenechtheit prüfen
  • Vergleichen Sie das Bild im Dokument mit dem durch die Kamera aufgenommenen Bild.
• Die Ergebnisse werden über ein Ampelsystem (bestanden/nicht bestanden/zur Prüfung überdenken) gemeldet.

Die Ergebnisse der Datenverifizierung werden dem Kunden nicht angezeigt.

Adressnachweisprüfungen

Falls zusätzlich ein Adressnachweis erforderlich ist, fordert das System im ersten Schritt des Identitätsprüfungsprozesses ein entsprechendes Dokument an. Nach dem Hochladen führt das System ähnliche Prüfungen wie oben beschrieben durch, extrahiert die Daten und gleicht sie mit den Daten öffentlicher Register ab.

Integration von AML/KYC in die Vorverkaufsprozesse

Die oben genannten Prüfungen lassen sich ganz einfach in einen Workflow integrieren, der per E-Mail an Interessenten versendet werden kann. Der Empfänger benötigt kein Login; alle Aktionen können über einen Link in der E-Mail ausgeführt werden. Um Identitätsprüfungen zu aktivieren, gehen Sie zu „Portale“ und wählen Sie eine der Interessentengruppen aus. Erstellen Sie anschließend ein neues Angebot und fügen Sie das Widget „Identitätsprüfung“ in Ihre Workflow-Vorlage oder einen einmaligen Workflow ein.

Sie können Ihren Teammitgliedern auch E-Mail-Benachrichtigungen senden, um sie zu informieren, wenn der ID-Test begonnen hat oder abgeschlossen ist.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Workflow. Sie können das Logo, das Farbschema, die Begrüßungsnachricht und sogar die Beschriftung des Buttons, der zum Online-Workflow führt, anpassen.

Der Workflow wird automatisch im Standardbrowser geladen, nachdem der Empfänger auf die Schaltfläche in der Einladungsnachricht geklickt hat:

Der Empfänger kann anschließend Dokumente und ein Selfie hochladen, einen Lebendigkeitstest per Kamera durchführen oder den Vorgang bei Bedarf auf ein Mobiltelefon übertragen. Der Workflow muss damit natürlich nicht enden – der Vorverkaufsprozess kann die Präsentation von Marketingmaterialien und Videos, die Vertragsunterzeichnung , die Angebotsgenehmigung, die Zahlungsabwicklung über Stripe und das Ausfüllen von Fragebögen umfassen.

Integration von AML/KYC in die Nachverkaufs-Workflows

Es gibt Situationen, in denen es sinnvoller ist, den Pre-Sales-Workflow auf die grundlegende Datenerfassung und Angebotsfreigabe zu beschränken. Für den vollständigen Onboarding-Prozess kann ein sicheres Kundenportal erforderlich sein. MyDocSafe ermöglicht Ihnen genau das: Sie können den Onboarding-Workflow zusammenstellen und in einem Portal veröffentlichen. Der Vorgang ähnelt dem oben beschriebenen. Die Kundenerfahrung ist vergleichbar, jedoch wird dem Kunden eine Portal-Einladung zugesandt, nach der er seine Zugangsdaten einrichten und gegebenenfalls eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren muss.

Optimierung der AML/KYC-Compliance in Mehrbenutzerportalen – M&A-Transaktionsräume, Insolvenzportale, Immobilientransaktionen

Einige unserer Mandanten nutzen Portale für Transaktionen mit mehreren Parteien, sei es bei Unternehmensfusionen oder -übernahmen, Insolvenzverfahren oder Immobilientransaktionen. Der Zugang zu diesen Portalen wird gegebenenfalls mit Geschäftsführern oder Partnern geteilt. Dennoch muss jede beteiligte Person das AML/KYC-Verfahren durchlaufen. Es ist unter Umständen unpraktisch, wenn der Berater jede beteiligte Person einzeln zur Einreichung der erforderlichen Dokumente auffordert. Stattdessen kann es sinnvoller sein, einen Unternehmensvertreter, wie beispielsweise den Sekretär oder einen Aufsichtsratsvorsitzenden, mit der Koordination der Einladung der relevanten Personen zum Portal zu beauftragen. Der Berater lädt dann nur eine Person zum Portal ein. Diese Person lädt anschließend alle weiteren Personen ein.

Jede Person mit Zugriff auf das Kundenportal kann dann ihre eigenen AML/KYC-Tests durchführen. Um diese Funktionalität zu aktivieren, müssen Sie lediglich die entsprechende Einstellung in der Workflow-Vorlage aktivieren:

Beachten Sie, dass in diesem Fall alle Benutzer, die Zugriff auf ein bestimmtes Portal haben, die von allen anderen übermittelten ID-Verifizierungsdaten einsehen können (jedoch nicht die Testergebnisse).

Zukünftige Trends bei der Einhaltung der AML/KYC-Richtlinien und MyDocSafe

Neue Technologien für die Einhaltung der AML/KYC-Richtlinien

Neue Technologien wie KI und ML haben bereits Einzug in die Welt der AML/KYC-Tools gehalten. Ihr Ziel ist die Überprüfung bestimmter Merkmale einer Person, wie beispielsweise ihrer Identität, ihres Wohnsitzes, ihrer Arbeitserlaubnis, ihrer politischen Gesinnung oder ihres Strafregisters. Sie überprüfen jedoch nicht die Angaben der Person zu ihrem beruflichen Werdegang, ihren Qualifikationen, ihren Erfolgen usw. Deren Überprüfung ist nach wie vor ein sehr aufwendiger, arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess. Es überrascht daher nicht, dass in diesem Bereich Innovationen entstehen, der auch für MyDocSafe von Interesse ist. Seien Sie also gespannt.

Abschließende Gedanken zur Nutzung von MyDocSafe für effiziente AML/KYC-Prüfungen

Wir sind der Ansicht, dass die Verwendung von MyDocSafe zur Vereinfachung der AML/KYC-Compliance eine Reihe überzeugender Vorteile mit sich bringt, die wir hier zusammenfassen möchten:

• Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es Ihnen, die Tests in Pre-Sales-Workflows oder Kundenportale zu integrieren und Workflows zur Identitätsverifizierung mit mehreren Beteiligten zu aktivieren.
• Das Preismodell basiert auf dem Prinzip „Pay-as-you-go“, bei dem Sie NUR für Ihre tatsächliche Nutzung bezahlen, monatlich im Nachhinein. Es gibt also kein „Kauf von Guthaben, das verfällt“.
• Die Möglichkeit, das Kundenerlebnis an einem zentralen Ort zu halten – AML/KYC ist nur ein Element eines viel komplexeren Geflechts von Kundeninteraktionen. Wenn Sie Ihre Neukunden bitten, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, erhöht sich das Risiko eines Vertragsabbruchs. Deshalb integrieren wir Drittanbieter-Tools wie Yoti nahtlos in unsere Arbeitsabläufe.

Sind Sie bereit, Ihre AML/KYC-Compliance mit MyDocSafe zu optimieren? Testen Sie uns 30 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich selbst (kostenlose Identitätstests sind aus offensichtlichen Gründen nicht inbegriffen).