Automatizando a conformidade com AML/KYC

Introdução à conformidade com AML/KYC

Importância das regulamentações de AML/KYC

Simplificar a conformidade com as normas AML/KYC é crucial para contadores, advogados, gestores de patrimônio, consultores de crédito imobiliário e outras "profissões regulamentadas", pois, embora caras, essas normas são legalmente exigidas. Inicialmente, foram concebidas para prevenir crimes financeiros como lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e fraude. Cada vez mais, desempenham um papel importante no combate à espionagem e à guerra híbrida e, devido à queda dos preços, estão sendo adotadas por empresas menores em diversos setores. Essas regulamentações exigem que as empresas verifiquem a identidade de seus clientes, avaliem o risco de potenciais atividades de lavagem de dinheiro e reportem quaisquer transações suspeitas às autoridades. Não listaremos leis regulatórias específicas aqui, pois presumimos que os profissionais regulamentados já as conhecem. Em vez disso, descreveremos por que o AML/KYC é importante para a sociedade como um todo e como a MyDocSafe pode ajudar a automatizar e proteger o processo.

Um dos principais desafios enfrentados por profissionais em setores regulamentados é a natureza manual das verificações de conformidade com AML/KYC. Com o crescente volume de transações e a complexidade das regulamentações, realizar verificações minuciosas pode ser demorado e exigir muitos recursos. É aqui que a automatização das verificações de conformidade com AML/KYC com MyDocSafe pode proporcionar benefícios significativos. MyDocSafe é uma plataforma segura que simplifica o processo de verificação, facilitando o cumprimento das regulamentações por parte dos profissionais e protegendo seus negócios contra crimes financeiros.

Ao automatizar as verificações de conformidade com as normas AML/KYC com a plataforma MyDocSafe, contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário podem reduzir o risco de não conformidade e possíveis multas. A plataforma utiliza tecnologia avançada fornecida pela Yoti para verificar a identidade dos clientes, avaliar o risco de atividades de lavagem de dinheiro e sinalizar quaisquer transações suspeitas. Isso não só economiza tempo e recursos, como também aumenta a precisão e a eficácia das verificações de conformidade.

Além de aumentar a eficiência, a automatização das verificações de conformidade com AML/KYC com a plataforma Yoti também pode ajudar os profissionais a se manterem atualizados com as mudanças regulatórias. A plataforma Yoti é constantemente atualizada para refletir as regulamentações mais recentes de AML/KYC, garantindo que as empresas permaneçam em conformidade o tempo todo. Essa abordagem proativa pode proporcionar aos profissionais uma vantagem competitiva em seus setores e construir confiança com seus clientes.

Os limites da tecnologia

Uma nota de cautela: a automação tem seus limites. Um artigo recente da BBC revelou que potências estrangeiras estão se infiltrando em universidades do Reino Unido, fingindo ser empresas britânicas ou europeias, tentando se envolver com acadêmicos em projetos de pesquisa aparentemente inocentes. Na verdade, essas empresas pertenciam a entidades sediadas em países hostis, que poderiam usar essa pesquisa para fins militares. Claramente, entender com quem se está lidando exige mais do que apenas verificação de identidade. Pode exigir um processo de diligência que inclua questionamentos incisivos e, às vezes, desconfortáveis sobre os beneficiários finais e as verdadeiras motivações.

É aqui que uma estrutura de avaliação de risco bem elaborada e um processo humano se tornam úteis, pois podem ser suficientes para identificar contrapartes suspeitas. A MyDocSafe também pode ajudar nesse sentido, por meio de um serviço de design ou digitalização de estruturas de avaliação de risco personalizadas. Com essas ferramentas, uma empresa pode automatizar o que é fácil de automatizar, além de adicionar processos de due diligence "humana" adequados aos seus fluxos de trabalho de KYC (Conheça Seu Cliente).

Em conclusão, as regulamentações AML/KYC existem para nos proteger a todos. Historicamente, eram seguidas apenas por um pequeno número de "setores regulamentados" e eram bastante caras. No entanto, cada vez mais, em parte devido à queda nos custos dos testes de identidade, as tecnologias e ferramentas utilizadas por essas profissões começam a atrair todos os tipos de empresas que simplesmente querem saber com quem estão lidando, desde instituições de ensino até startups de tecnologia.

Em nível empresarial individual, a automatização das verificações de conformidade com MyDocSafe pode agilizar o processo de verificação, reduzir o risco de não conformidade e ajudar os profissionais a se manterem atualizados em relação às mudanças regulatórias. Em nível agregado, os profissionais de conformidade têm um papel ainda maior a desempenhar: ajudar a impedir que as sociedades sejam infiltradas por agentes estrangeiros ansiosos por minar o processo democrático ou envolvidos em guerra híbrida .

Desafios enfrentados por contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário na otimização da conformidade com as normas de AML/KYC (Antilavagem de Dinheiro/Conheça Seu Cliente).

Como profissionais do setor financeiro, contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário desempenham um papel crucial para garantir a conformidade com as normas de combate à lavagem de dinheiro (AML) e de conhecimento do cliente (KYC). No entanto, eles frequentemente enfrentam inúmeros desafios para atender a esses requisitos, que podem ser complexos e demorados.

• A enorme quantidade de regulamentações e diretrizes que devem ser seguidas é um grande problema. O cenário regulatório está em constante evolução, com novas leis e exigências sendo introduzidas regularmente. Isso pode dificultar que contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário se mantenham atualizados e garantam total conformidade com todas as regulamentações relevantes. A automatização das verificações de conformidade com AML/KYC com MyDocSafe pode ajudar a simplificar esse processo (até certo ponto), verificando automaticamente as informações do cliente em bancos de dados regulatórios e sinalizando quaisquer problemas potenciais.
• É necessário coletar e verificar grandes quantidades de informações de clientes. Esse processo pode ser demorado e trabalhoso, principalmente ao lidar com vários clientes ou transações financeiras complexas. Ao utilizar soluções automatizadas como MyDocSafe, contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário podem simplificar esse processo, coletando, armazenando e verificando informações de clientes com segurança em uma plataforma digital centralizada.
• Risco de erro humano. Processos manuais são inerentemente propensos a erros, que podem ter sérias consequências tanto para o profissional quanto para seus clientes. Ao automatizar as verificações de conformidade com AML/KYC com a MyDocSafe, contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário podem reduzir o risco de erros e garantir que estejam atendendo a todos os requisitos regulatórios com precisão e eficiência. Nada substitui um "POP" (Procedimento Operacional Padrão) bem estruturado. Trata-se de um processo AML/KYC documentado que serve como um tutorial e um guia prático, sendo revisado e atualizado regularmente. A MyDocSafe não pode ajudar com isso, pois cada setor precisa de seu próprio POP. No entanto, podemos pegar o seu POP e digitalizar e automatizar grande parte dele.
• Equilibrar os requisitos regulamentares com a necessidade de fornecer um serviço ágil e eficiente aos clientes. Os clientes esperam que seus profissionais sejam capazes de verificar sua identidade e informações financeiras de forma rápida e precisa, sem causar atrasos ou inconvenientes desnecessários. Ao utilizar soluções automatizadas como MyDocSafe, contadores, advogados e consultores de crédito imobiliário podem atender a essas expectativas, simplificando o processo de conformidade com as normas AML/KYC e proporcionando uma experiência mais eficiente e amigável para seus clientes.

Oferecemos as seguintes soluções para esses desafios:

• Serviço de verificação de identidade e endereço
• Capacidade de integrar esse serviço em fluxos de trabalho de pré-venda, pós-venda ou em portais de clientes complexos.
• Pagamento conforme o uso, sem taxas de fidelização.

Verificações manuais versus automatizadas de conformidade com AML/KYC

As verificações manuais de conformidade com as normas AML/KYC envolvem a revisão de documentos, a verificação de identidades e a realização de pesquisas de antecedentes manualmente. Antigamente, era assim: você ia até a rua principal durante o horário de almoço, dava uma passada no escritório do seu contador/advogado/gestor de patrimônio e mostrava seu passaporte com a conta do IPTU. Ou pelo menos é assim que eu imagino que era. Hoje, com o trabalho remoto e os consultores localizados em outra cidade ou região, as verificações presenciais são cada vez mais inviáveis.

Claramente, as verificações automatizadas de conformidade com AML/KYC usando ferramentas como MyDocSafe oferecem uma solução mais eficiente e precisa. Com a automação, os documentos podem ser carregados, verificados e processados em uma fração do tempo que levaria para fazê-lo manualmente. Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também reduz a probabilidade de erros e melhora a conformidade geral.

Os resultados de um teste automatizado ainda precisam ser revisados e aprovados por um responsável pela conformidade. Se a avaliação for manual, o responsável pela conformidade terá que revisar as respostas às perguntas relevantes para o risco e tomar uma decisão. Às vezes, a decisão não é simples e precisa ser encaminhada para instâncias superiores. Na maioria dos casos, as decisões podem ser tomadas rapidamente diretamente pelo departamento responsável. E quem fez todo o trabalho pesado? Foi o cliente, de acordo com sua conveniência. Os benefícios, portanto, são claros:

• Economize tempo e recursos. Ao automatizar esses processos, os profissionais podem eliminar a necessidade de entrada e verificação manual de dados, permitindo que se concentrem em tarefas mais estratégicas e repassem parte da economia aos clientes.
• Maior precisão e consistência dos resultados.
• Acesso a recursos de monitoramento e geração de relatórios em tempo real.

Simplificando a conformidade com AML/KYC com MyDocSafe

Tipos de cheques disponíveis:

Verificação de identidade

O princípio básico da execução de verificações de identidade pelo Yoti através de MyDocSafe é que é o seu cliente quem realiza o trabalho prévio. A experiência se dá da seguinte forma:

• Faça o upload de um documento de identidade.
• Faça um teste de vivacidade através da câmera (se o computador não tiver câmera, o teste pode ser feito em um celular – o fluxo de trabalho transita perfeitamente do computador para o celular e vice-versa).
• Envie todos os dados com um clique
• o sistema irá
  • Extrair os dados do documento e compará-los com os dados disponíveis em registros públicos.
  • verificar a autenticidade do documento
  • Compare a imagem no documento com a imagem capturada pela câmera.
• Os resultados serão comunicados através de um sistema de cores (aprovado/reprovado/considerado) com base em um semáforo.

Os resultados da verificação de dados não são mostrados ao cliente.

Verificação de comprovante de endereço

Caso também seja necessário um comprovante de endereço, o sistema solicitará um documento apropriado como primeiro passo no fluxo de trabalho de verificação de identidade. Após o envio, o sistema realizará verificações semelhantes às descritas acima, extraindo os dados e comparando-os com os registros públicos.

Incorporar AML/KYC nos fluxos de trabalho de pré-venda

É muito fácil implementar as verificações acima em um fluxo de trabalho que pode ser enviado a um potencial cliente por e-mail. O destinatário não precisará criar um login; todas as ações podem ser realizadas por meio de um link no e-mail. Para habilitar os testes de identidade, acesse Portais e selecione um dos Grupos de Potenciais Clientes. Em seguida, crie uma nova Proposta e adicione o widget de “verificação de identidade” ao seu modelo de fluxo de trabalho ou a um fluxo de trabalho específico.

Você também pode enviar notificações por e-mail aos membros da sua equipe para alertá-los quando o teste de identidade começar ou quando ele for concluído.

O destinatário receberá um e-mail com um link para o fluxo de trabalho. Você pode ajustar o logotipo, o esquema de cores, a mensagem de boas-vindas e até mesmo o rótulo do botão que leva ao fluxo de trabalho online.

O fluxo de trabalho será carregado automaticamente no navegador padrão depois que o destinatário clicar no botão da mensagem de convite:

O destinatário poderá então fazer o upload de documentos, uma selfie, realizar um teste de presença online pela câmera ou transferir o processo para um celular, se necessário. Obviamente, o fluxo de trabalho não precisa terminar aí – o processo de pré-venda pode incluir a exibição de materiais e vídeos de marketing, a assinatura de contratos , a aprovação de orçamentos, o processamento de pagamentos via Stripe e o preenchimento de questionários.

Incorporar as práticas de AML/KYC nos fluxos de trabalho pós-venda

Há circunstâncias em que é mais apropriado limitar o fluxo de trabalho de pré-venda à coleta básica de dados e à aprovação de orçamentos. O processo completo de integração do cliente pode exigir um portal de acesso seguro. O MyDocSafe permite que você faça exatamente isso: você pode montar o fluxo de trabalho de integração e publicá-lo em um portal. O processo é muito semelhante ao descrito acima. A experiência do cliente é similar, mas é iniciada com um convite para o portal, que exige que o destinatário configure seus dados de login e, potencialmente, configure um mecanismo de autenticação de dois fatores.

Simplificação da conformidade com as normas AML/KYC em portais multiusuário – salas de negociação de fusões e aquisições, portais de insolvência, transações imobiliárias

Alguns de nossos clientes utilizam portais para transações com múltiplas partes, sejam elas fusões ou aquisições de empresas, processos de insolvência ou transações imobiliárias. O acesso a esses portais é, por vezes, compartilhado com diretores ou sócios da empresa, conforme o caso. No entanto, cada pessoa envolvida precisa passar pelo processo de AML/KYC (Antilavagem de Dinheiro/Conheça Seu Cliente). Pode ser impraticável para o profissional solicitar a cada indivíduo envolvido o envio dos documentos necessários. Em vez disso, pode ser mais apropriado designar um funcionário da empresa, como o secretário da empresa ou um diretor não executivo, para coordenar o processo de convite das pessoas apropriadas para o portal. O profissional convida apenas uma pessoa para o portal. Essa pessoa convida todas as outras.

Cada pessoa com acesso ao portal do cliente poderá executar seus próprios testes AML/KYC. Para habilitar essa funcionalidade, basta ativar a configuração no modelo de fluxo de trabalho:

Note que, neste caso, todos os usuários com acesso a um determinado portal poderão ver os dados de verificação de identidade enviados por todos os outros (mas não os resultados dos testes).

Tendências futuras na conformidade com AML/KYC e MyDocSafe

Tecnologias emergentes para conformidade com AML/KYC

Tecnologias emergentes como IA e ML já entraram no mundo das ferramentas AML/KYC. Seu objetivo é verificar certos atributos de um indivíduo, como sua identidade, endereço residencial, direito de trabalhar, exposição política ou presença de antecedentes criminais. Elas não verificam certas alegações que a pessoa possa fazer, como histórico profissional, qualificações, conquistas etc. Verificar esses dados ainda é um processo muito caro, trabalhoso e sujeito a erros. Não é surpresa que vejamos inovações surgindo nessa área, que também é de interesse da MyDocSafe. Portanto… fiquem atentos.

Considerações finais sobre o uso de MyDocSafe para verificações AML/KYC eficientes

Acreditamos que a utilização de MyDocSafe para simplificar a conformidade com as normas AML/KYC traz consigo uma série de benefícios convincentes, que gostaríamos de resumir aqui:

• A flexibilidade da plataforma permite adicionar testes a fluxos de trabalho de pré-venda ou portais de clientes e habilitar fluxos de trabalho de verificação de identidade com múltiplas partes.
• Modelo de preços pré-pago, em que você paga APENAS pelo que usou, mensalmente e após o uso. Ou seja, não há compra de créditos que expiram.
• Capacidade de centralizar a experiência do cliente em um só lugar – AML/KYC é apenas um elemento de uma rede muito mais complexa de interações com o cliente. Pedir aos seus novos clientes que alternem entre plataformas aumenta o risco de cancelamento do negócio. É por isso que buscamos integrar ferramentas de terceiros, como o Yoti, em nossos fluxos de trabalho para uma experiência perfeita.

Está pronto para começar a simplificar a conformidade com as normas AML/KYC com a MyDocSafe? Experimente gratuitamente por 30 dias e veja como pode ser essa experiência (sem testes de identidade gratuitos, por razões óbvias).