Automazione della conformità AML/KYC

Introduzione alla conformità AML/KYC

Importanza delle normative AML/KYC

Semplificare la conformità AML/KYC è fondamentale per contabili, avvocati, gestori patrimoniali, consulenti finanziari e altre "professioni regolamentate", perché sono costose ma obbligatorie per legge. Inizialmente sono state concepite per prevenire reati finanziari come il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e le frodi. Svolgono un ruolo sempre più importante nella lotta allo spionaggio e alla guerra ibrida e, a causa del calo dei prezzi, vengono adottate da aziende più piccole in diversi settori. Queste normative impongono alle aziende di verificare l'identità dei propri clienti, valutare il rischio di potenziali attività di riciclaggio di denaro e segnalare eventuali transazioni sospette alle autorità. Non elencheremo qui specifiche normative, poiché presumiamo che i professionisti regolamentati siano coperti da tali normative. Descriveremo invece perché AML/KYC è importante per la società nel suo complesso e come MyDocSafe può contribuire ad automatizzare e salvaguardare il processo.

Una delle principali sfide affrontate dai professionisti nei settori regolamentati è la natura manuale dei controlli di conformità AML/KYC. Con il crescente volume di transazioni e la complessità delle normative, condurre controlli approfonditi può richiedere molto tempo e risorse. È qui che l'automazione dei controlli di conformità AML/KYC con MyDocSafe può offrire vantaggi significativi. MyDocSafe è una piattaforma sicura che semplifica il processo di verifica, semplificando per i professionisti il rispetto delle normative e la protezione delle proprie attività dai reati finanziari.

Automatizzando i controlli di conformità AML/KYC con MyDocSafe, commercialisti, avvocati e consulenti finanziari possono ridurre il rischio di non conformità e di potenziali sanzioni. La piattaforma utilizza la tecnologia avanzata fornita da Yoti per verificare l'identità dei clienti, valutare il rischio di attività di riciclaggio di denaro e segnalare eventuali transazioni sospette. Ciò non solo consente di risparmiare tempo e risorse, ma migliora anche l'accuratezza e l'efficacia dei controlli di conformità.

Oltre a migliorare l'efficienza, l'automazione dei controlli di conformità AML/KYC con MyDocSafe può anche aiutare i professionisti a rimanere al passo con le modifiche normative. La piattaforma Yoti viene costantemente aggiornata per riflettere le più recenti normative AML/KYC, garantendo che le aziende rimangano sempre conformi. Questo approccio proattivo può offrire ai professionisti un vantaggio competitivo nei loro settori e creare fiducia con i loro clienti.

I limiti della tecnologia

Attenzione: l'automazione ha i suoi limiti. Un recente articolo della BBC ha rivelato che potenze straniere si stanno infiltrando nelle università del Regno Unito spacciandosi per aziende britanniche o europee, cercando di coinvolgere gli accademici in progetti di ricerca apparentemente innocui. In realtà, queste aziende erano di proprietà di entità con sede in paesi ostili che potrebbero utilizzare queste ricerche per scopi militari. Chiaramente, capire con chi si ha a che fare richiede più di una semplice verifica dell'identità. Potrebbe richiedere un processo di due diligence che include domande incalzanti e talvolta scomode sui beneficiari finali e sulle vere motivazioni.

È qui che entrano in gioco scorecard ben progettate e un processo umano, che potrebbe rivelarsi utile, in quanto potrebbe semplicemente segnalare le controparti sospette. MyDocSafe può essere d'aiuto anche in questo caso, offrendo un servizio di progettazione o digitalizzazione di scorecard di valutazione del rischio personalizzate. Grazie a queste soluzioni, un'azienda può automatizzare ciò che è facile da automatizzare, ma può anche integrare processi di due diligence "umana" nei propri flussi di lavoro KYC.

In conclusione, le normative AML/KYC sono qui per proteggerci tutti. Storicamente, erano applicate solo da una manciata di "settori regolamentati" ed erano piuttosto costose. Tuttavia, in parte a causa del calo dei costi dei test di identità, le tecnologie e gli strumenti utilizzati da queste professioni iniziano ad attrarre sempre più aziende di ogni tipo che vogliono semplicemente sapere con chi hanno a che fare, dagli istituti scolastici alle startup tecnologiche.

A livello di singola azienda, l'automazione dei controlli di conformità con MyDocSafe può semplificare il processo di verifica, ridurre il rischio di non conformità e aiutare i professionisti a rimanere al passo con i cambiamenti normativi. A livello aggregato, i professionisti della conformità hanno un ruolo più importante da svolgere: contribuire a impedire che le società vengano infiltrate da agenti stranieri desiderosi di minare il processo democratico o coinvolti in una guerra ibrida .

Sfide affrontate da contabili, avvocati e consulenti ipotecari nel semplificare la conformità AML/KYC

In qualità di professionisti del settore finanziario, commercialisti, avvocati e consulenti finanziari svolgono un ruolo cruciale nel garantire la conformità alle normative antiriciclaggio (AML) e Know Your Customer (KYC). Tuttavia, spesso si trovano ad affrontare numerose sfide per soddisfare questi requisiti, il che può essere lungo e complesso.

• L'enorme quantità di normative e linee guida a cui devono attenersi. Il panorama normativo è in continua evoluzione, con nuove leggi e requisiti introdotti regolarmente. Ciò può rendere difficile per commercialisti, avvocati e consulenti finanziari rimanere aggiornati e garantire la piena conformità a tutte le normative pertinenti. L'automazione dei controlli di conformità AML/KYC con MyDocSafe può contribuire a semplificare questo processo (in una certa misura), confrontando automaticamente le informazioni dei clienti con i database normativi e segnalando eventuali problemi.
• È necessario raccogliere e verificare grandi quantità di informazioni sui clienti. Questo può essere un processo lungo e laborioso, soprattutto quando si ha a che fare con più clienti o si tratta di transazioni finanziarie complesse. Utilizzando soluzioni automatizzate come MyDocSafe, commercialisti, avvocati e consulenti finanziari possono semplificare questo processo raccogliendo, archiviando e verificando in modo sicuro le informazioni dei clienti su una piattaforma digitale centralizzata.
• Rischio di errore umano. I processi manuali sono intrinsecamente soggetti a errori, che possono avere gravi conseguenze sia per il singolo professionista che per i suoi clienti. Automatizzando i controlli di conformità AML/KYC con MyDocSafe, commercialisti, avvocati e consulenti ipotecari possono ridurre il rischio di errori e garantire il rispetto di tutti i requisiti normativi in modo accurato ed efficiente. Nulla sostituirà una "SOP" o "Procedura Operativa Standard" adeguatamente strutturata. Si tratta di un processo AML/KYC documentato che funge da tutorial e da promemoria, rivisto e aggiornato regolarmente. MyDocSafe non può essere d'aiuto in questo, poiché ogni settore necessita di una propria SOP. Siamo, tuttavia, in grado di prendere la vostra SOP e digitalizzarne e automatizzarne gran parte.
• Bilanciare i requisiti normativi con l'esigenza di fornire un servizio fluido ed efficiente ai propri clienti. I clienti si aspettano che i loro consulenti professionisti siano in grado di verificare rapidamente e accuratamente la loro identità e le loro informazioni finanziarie, senza causare inutili ritardi o disagi. Utilizzando soluzioni automatizzate come MyDocSafe, commercialisti, avvocati e consulenti finanziari possono soddisfare queste aspettative semplificando il processo di conformità AML/KYC e offrendo ai propri clienti un'esperienza più efficiente e intuitiva.

Offriamo le seguenti soluzioni a queste sfide:

• Servizio di verifica dell'identità e dell'indirizzo
• Possibilità di integrare tale servizio nei flussi di lavoro pre-vendita, post-vendita o complessi del portale clienti
• Pagamento a consumo senza commissioni di impegno

Controlli di conformità AML/KYC manuali vs. automatizzati

I controlli manuali di conformità AML/KYC comportano la revisione dei documenti, la verifica delle identità e l'esecuzione di controlli dei precedenti a mano. Un tempo era così: si andava in strada durante la pausa pranzo, si entrava nell'ufficio del proprio commercialista/avvocato/gestore patrimoniale e si mostrava il passaporto con la ricevuta della tassa comunale. O almeno questo è ciò che immagino fosse. Oggi, con il lavoro da remoto e i consulenti che si trovano in un'altra contea o città, i controlli di persona sono sempre meno pratici.

Chiaramente, i controlli automatizzati di conformità AML/KYC tramite strumenti come MyDocSafe offrono una soluzione più efficiente e accurata. Grazie all'automazione, i documenti possono essere caricati, verificati ed elaborati in una frazione del tempo necessario manualmente. Questo non solo consente di risparmiare tempo e risorse, ma riduce anche la probabilità di errori e migliora la conformità complessiva.

I risultati di un test automatizzato devono comunque essere esaminati e approvati da un responsabile della conformità. Se si utilizza un punteggio manuale, il responsabile della conformità dovrà esaminare le risposte alle domande "rilevanti il rischio" e prendere una decisione. A volte la decisione non è immediata e deve essere inoltrata. Nella maggior parte dei casi, le decisioni possono essere prese rapidamente direttamente dall'ufficio competente. E chi ha fatto tutto il lavoro di routine? È stato il cliente, a suo piacimento. I vantaggi sono quindi evidenti:

• Risparmiare tempo e risorse. Automatizzando questi processi, i professionisti possono eliminare la necessità di inserimento e verifica manuale dei dati, potendo così concentrarsi su attività più strategiche e trasferire parte dei risparmi ai clienti.
• maggiore accuratezza e coerenza dei risultati.
• accesso a funzionalità di monitoraggio e reporting in tempo reale.

Semplificazione della conformità AML/KYC con MyDocSafe

Tipi di assegni disponibili:

Verifica dell'identità

Il principio di base dei controlli di verifica dell'identità eseguiti da Yoti tramite MyDocSafe è che è il tuo cliente a svolgere il lavoro preliminare. L'esperienza si presenta così:

• caricare un documento di identità
• eseguire un test di liveness tramite la telecamera (se il computer non ha una telecamera, il test può essere eseguito su un telefono cellulare: il flusso di lavoro passa senza soluzione di continuità dal computer al telefono cellulare e viceversa)
• invia tutti i dati con un clic
• il sistema sarà
  • estrarre i dati dal documento e confrontarli con i dati disponibili nei registri pubblici
  • verificare l'autenticità del documento
  • confronta l'immagine nel documento con l'immagine scattata tramite la fotocamera
• I risultati saranno segnalati tramite un sistema semaforico di tipo "superato/non superato/considerato"

I risultati della verifica dei dati non vengono mostrati al cliente.

Verifiche della prova di indirizzo

Se è richiesto anche un test di verifica dell'indirizzo, il sistema richiederà un documento appropriato come primo passaggio del flusso di lavoro di verifica dell'identità. Una volta caricato, il sistema eseguirà controlli simili a quelli sopra descritti, estraendo i dati e confrontandoli con quelli dei registri pubblici.

Integrazione di AML/KYC nei flussi di lavoro pre-vendita

È molto semplice implementare i controlli sopra descritti in un flusso di lavoro che può essere inviato a un potenziale cliente via e-mail. Il destinatario non dovrà configurare un account di accesso, tutte le azioni possono essere eseguite tramite un link in un'e-mail. Per abilitare i test ID, vai su Portali e seleziona uno dei gruppi di potenziali clienti. Quindi crea una nuova proposta e aggiungi il widget "verifica identità" al tuo modello di flusso di lavoro o a un flusso di lavoro una tantum.

Puoi anche inviare notifiche via e-mail ai membri del tuo team per avvisarli quando il test di identificazione è iniziato o una volta completato.

Il destinatario riceverà un'e-mail con un link al flusso di lavoro. È possibile modificare il logo, la combinazione di colori, il messaggio di benvenuto e persino l'etichetta sul pulsante che conduce al flusso di lavoro online.

Il flusso di lavoro verrà caricato automaticamente nel browser predefinito dopo che il destinatario avrà cliccato sul pulsante nel messaggio di invito:

Il destinatario potrà quindi caricare documenti, scattare un selfie, effettuare un test di "liveness" tramite la fotocamera o trasferire il processo su un telefono cellulare, se necessario. Chiaramente, il flusso di lavoro non deve necessariamente concludersi qui: il processo di prevendita può includere la visualizzazione di materiali di marketing e video, la firma del contratto , l'approvazione di un preventivo, l'elaborazione di un pagamento tramite Stripe e la compilazione di questionari.

Integrazione di AML/KYC nei flussi di lavoro post-vendita

In alcune circostanze è più appropriato limitare il flusso di lavoro pre-vendita alla raccolta dati di base e all'approvazione del preventivo. Il processo completo di onboarding del cliente potrebbe richiedere un portale di accesso sicuro per essere completato. MyDocSafe consente di fare proprio questo: è possibile assemblare il flusso di lavoro di onboarding e pubblicarlo in un portale. Il processo è molto simile a quello descritto sopra. L'esperienza del cliente è simile, ma viene preceduta da un invito al portale che richiede al destinatario di impostare i propri dati di accesso e potenzialmente di impostare un meccanismo di autenticazione a due fattori.

Semplificazione della conformità AML/KYC nei portali multiutente: sale per le transazioni M&A, portali di insolvenza, transazioni immobiliari

Alcuni dei nostri clienti utilizzano portali per transazioni multilaterali, che si tratti di fusioni o acquisizioni aziendali, procedure concorsuali o transazioni immobiliari. L'accesso a tali portali è talvolta condiviso con amministratori o soci aziendali, a seconda dei casi. Tuttavia, ogni persona coinvolta deve sottoporsi alla procedura AML/KYC. Potrebbe essere poco pratico per il professionista sollecitare ogni singolo individuo coinvolto a presentare la documentazione richiesta. Potrebbe invece essere più appropriato designare un dirigente aziendale, come il segretario aziendale o un amministratore non esecutivo, per coordinare il processo di invito al portale delle persone appropriate. Il professionista invita una sola persona al portale. Quella persona invita tutti gli altri.

Ogni persona con accesso al portale clienti potrà quindi eseguire i propri test AML/KYC. Per abilitare questa funzionalità, è sufficiente attivare l'impostazione nel modello di flusso di lavoro:

Si noti che in questo caso tutti gli utenti con accesso a un determinato portale potranno vedere i dati di verifica dell'identità inviati da tutti gli altri (ma non i risultati dei test).

Tendenze future nella conformità AML/KYC e MyDocSafe

Tecnologie emergenti per la conformità AML/KYC

Tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale e il machine learning hanno già fatto il loro ingresso nel mondo degli strumenti AML/KYC. Il loro obiettivo è verificare determinati attributi di un individuo, come l'identità, l'indirizzo di residenza, il diritto al lavoro, l'esposizione politica o la presenza di precedenti penali. Non verificano alcune dichiarazioni che la persona potrebbe fare, come la sua storia professionale, le sue qualifiche, i suoi successi, ecc. Verificarli è ancora un processo molto costoso, laborioso e soggetto a errori. Non sorprende che assistiamo a innovazioni in questo settore, che è anche un'area di interesse di MyDocSafe. Quindi... tenete d'occhio questo spazio.

Considerazioni finali sull'utilizzo di MyDocSafe per controlli AML/KYC efficienti

Riteniamo che l'utilizzo di MyDocSafe per semplificare la conformità AML/KYC comporti una serie di vantaggi interessanti, che vorremmo riassumere qui:

• flessibilità della piattaforma che consente di aggiungere i test ai flussi di lavoro di prevendita o ai portali dei clienti e abilitare flussi di lavoro di verifica dell'ID multiparte
• Modello tariffario pay-as-you-go in cui ti viene addebitato SOLO ciò che hai utilizzato, con pagamenti mensili posticipati. Quindi niente "acquisto di crediti in scadenza".
• Capacità di mantenere l'esperienza del cliente in un unico luogo: AML/KYC è solo un elemento di una rete molto più complessa di interazioni con i clienti. Chiedere ai nuovi clienti di passare da una piattaforma all'altra aumenta il rischio di interruzione delle transazioni. Ecco perché puntiamo a integrare strumenti di terze parti come Yoti nei nostri flussi di lavoro per un'esperienza fluida.

Siete pronti a semplificare la conformità AML/KYC con MyDocSafe? Provatelo gratuitamente per 30 giorni per scoprire come può essere la vostra esperienza (per ovvi motivi, non sono inclusi test di identificazione gratuiti).