¿Por qué necesitas compartir documentos fácilmente?

El trabajo en equipo y la colaboración son la base de cualquier organización. La capacidad de compartir información de forma rápida y eficaz en toda la empresa puede ser clave en el mundo actual. Antes, esto solía ser un proceso laborioso y lento. Cualquier persona mayor de 40 años seguramente recordará hacer cola para usar la fotocopiadora y descubrir que el tóner se había agotado. Hoy en día, este problema se ha mitigado en gran medida gracias a la tecnología moderna. El correo electrónico, el intercambio de archivos, el almacenamiento en la nube y otras herramientas similares han facilitado que la información que tiene sea accesible al instante para todos los que la necesitan. Aplicaciones como MyDocSafe van un paso más allá, permitiéndole controlar fácilmente quién puede ver qué e incluso adjuntar acciones, firmas y flujos a su gestión de información.

Ahorro de costes gracias a una gestión adecuada

La gestión y el intercambio de archivos en línea permiten a las empresas reducir los costos administrativos. Los flujos de trabajo configurables y los portales de clientes personalizables son la nueva forma de garantizar mejores relaciones. Ya no es necesario invertir en portales personalizados, flujos de trabajo gestionados ni otra infraestructura relacionada. La ventaja de las nuevas tecnologías de autoservicio reside en la naturaleza misma de las nuevas plataformas. Decida rápidamente el orden, las acciones y los resultados necesarios en cualquier interacción con el cliente.

Una buena relación con los clientes y la reducción de gastos generales son beneficiosas para empresas de todos los tamaños. Las plataformas SaaS son la mejor manera de beneficiarse de las mejores prácticas compartidas y de garantizar que todos los aspectos estén en orden.

El poder de la colaboración fluida

La colaboración fluida es solo una de las ventajas de estas plataformas. La incorporación y gestión de clientes es otro beneficio. El almacenamiento y la recepción seguros de firmas aprovechan la excelente colaboración con sus equipos internos y la extienden a sus clientes.

La colaboración fluida y el intercambio de archivos son herramientas importantes para que las empresas colaboren eficientemente. Al poder acceder y compartir archivos de forma rápida y segura, los equipos pueden trabajar juntos de forma más eficaz. Las plataformas de colaboración fluida y de intercambio de archivos permiten a los usuarios acceder y almacenar sus datos en la nube, lo que les permite colaborar en tiempo real con otros usuarios.

Mediante herramientas de colaboración e intercambio de archivos, los usuarios pueden compartir documentos, fotos, vídeos y otros tipos de datos con varios compañeros y colaboradores externos. Estas herramientas también facilitan el intercambio de archivos grandes, lo cual resulta beneficioso para equipos que necesitan colaborar en proyectos complejos. Además, permiten realizar un seguimiento de las tareas y su progreso, garantizando que todas se completen a tiempo.

La colaboración antes, durante y después de las reuniones también está en plena evolución. G-Suite, Microsoft Teams y Zoom son herramientas potentes que también contribuyen al nuevo paradigma del trabajo. Herramientas nuevas como Hybryd parecen prometedoras para el seguimiento de acciones y entregables, así como para recordar a los usuarios que cuiden su salud mental en las agendas de sus reuniones.

Finalmente, las plataformas de colaboración fluida e intercambio de archivos ofrecen funciones de seguridad y privacidad para garantizar que los datos confidenciales y sensibles no se vean comprometidos. Estas funciones incluyen cifrado, protocolos de autenticación y controles de acceso para garantizar que solo las personas adecuadas accedan a los datos. Con este nivel de seguridad, las empresas pueden tener la seguridad de que sus datos están protegidos cuando se accede a ellos y se comparten.

Compartir y seguridad

Compartir archivos consiste en distribuir o proporcionar acceso a medios digitales, multimedia (audio, imágenes y video), documentos u otros activos electrónicos. Compartir archivos es seguro con servicios de almacenamiento en la nube. En términos de seguridad, compartir archivos puede ser arriesgado, pero las plataformas SaaS lo simplifican al elegir la adecuada para su negocio. Es importante tomar medidas para garantizar la seguridad de los datos compartidos y que usuarios no autorizados no puedan acceder a ellos.

A continuación le ofrecemos algunos consejos sobre cómo asegurarse de que sus archivos estén seguros con el proveedor elegido:

• Comprenda qué cifrado se utiliza. También es importante comprender bien los servicios de intercambio de archivos, como los protocolos y métodos de cifrado empleados. Para obtener más información sobre el método de cifrado MyDocSafe, haga clic aquí .
• Solicite una certificación de seguridad. Obtener una certificación de seguridad de datos de terceros es difícil. Obliga a las empresas a replantear y documentar sus procesos, a garantizar la identificación y gestión de riesgos, y a supervisar y mejorar constantemente la filosofía de seguridad general. Hemos pasado por este proceso y contamos con la certificación ISO 27001 como prueba .
• Encargar pruebas de penetración periódicas. Además, es importante garantizar que el servicio de intercambio de archivos se actualice periódicamente para protegerlo contra cualquier fallo de seguridad que pueda descubrirse. En cuanto a MyDocSafe, realizamos revisiones de seguridad periódicas de nuestro código, mientras que los clientes pueden encargar pruebas de penetración en nuestra plataforma si así lo desean. Existen muchas empresas de pruebas de penetración; hemos trabajado con algunas, como Penetration Testing Service .
• Gestione cuidadosamente las reglas de acceso. En general, compartir archivos es una herramienta útil para compartir datos entre empresas y sus clientes de forma rápida y segura. Sin embargo, es importante tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y que usuarios no autorizados no puedan acceder a ellos. Al establecer buenas reglas, puede asegurarse de que todos encuentren lo que necesitan y que quienes no tengan permiso no tengan acceso.

Conclusiones

Estos son solo algunos de los beneficios del intercambio de archivos, las firmas, los flujos de trabajo y la colaboración en línea. En definitiva, nivela las condiciones para grandes y pequeñas empresas y les permite ser más competitivas. MyDocSafe es la mejor solución para que las pequeñas y medianas empresas accedan a una mejor integración. Nuestra galardonada plataforma está diseñada con la última tecnología para brindarle una experiencia inigualable. Ya sea que necesite mejorar los flujos de trabajo, la gestión de firmas de documentos o la integración de clientes, los flujos de trabajo personalizables y los portales de clientes son las herramientas que necesita para impulsar su negocio al siguiente nivel.

Ahora, démosle una oportunidad:  

Regístrate para una prueba gratuita antes de Navidad, inicia cualquier suscripción antes de Año Nuevo y contáctanos para disfrutar de 2 meses gratis . Aplica a todos los usuarios, diseños electrónicos, portales y propuestas (se seguirán cobrando las pruebas de identidad y las firmas cualificadas). La oferta finaliza el 31 de diciembre.