BTC-Integration und Einstellungen für elektronische Signaturen

MyDocSafe lässt sich direkt in BTCSoftware integrieren, eine preisgekrönte Steuer- und Praxismanagement-Suite für Steuerberater.

Stellen Sie eine Verbindung her

Melden Sie sich bei Ihrem BTCSoftware-Konto an.
Gehen Sie zu Administration -> Systeme -> Optionen und dann zu Dokumentenmanagementsystem-Optionen.
Wählen Sie MyDocSafe und speichern Sie die Einstellungen.
Fügen Sie einen Kundenbrief hinzu und klicken Sie auf „Zur Überprüfung an den Kunden senden“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche 'MyDocSafe'.
Wenn Sie bereits ein MyDocSafe-Konto besitzen, geben Sie Ihre Zugangsdaten an und erlauben Sie BTCSoftware den Zugriff auf Ihr Konto. Falls nicht, registrieren Sie sich bitte zuerst.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie Dokumente zur Genehmigung senden, indem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben, oder Dokumente in Kundenportalen veröffentlichen. Sie können die Verbindung sofort nutzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Standardeinstellungen möglicherweise nicht Ihren Wünschen entsprechen. Überprüfen Sie daher diese Einstellungen in Schritt 0.

Überprüfen und passen Sie die Einstellungen für die Dateiarchivierung an.

Standardmäßig werden Dokumente, die zur elektronischen Signatur gesendet werden, sowie deren signierte Versionen im Ordner „BTCSoftware“ in Ihrem Stammverzeichnis unter MyDocSafe gespeichert. Dokumente, die in Kundenportalen veröffentlicht werden, werden in einer automatisch erstellten Portalgruppe namens „BTCSoftware“ gespeichert. Das System erstellt ein Portal in dieser Gruppe und lädt Ihren Kunden dazu ein. Dies ist möglicherweise nicht erwünscht, wenn Sie andere Portalgruppen für die Kundenkommunikation verwenden. Um diese Einstellungen zu ändern, melden Sie sich bei MyDocSafe an, gehen Sie zu „Startseite/Einstellungen/Integrationen/BTCSoftware“ und wählen Sie „Konfiguration öffnen“, um die Einstellungen zu bearbeiten und den Speicherort für signierte und veröffentlichte Dokumente festzulegen.

Überprüfen und passen Sie die Einstellungen für die Optionen zur elektronischen Signatur an.

Bitte beachten Sie, dass Sie globale Einstellungen für die elektronische Signatur festlegen können, die von BTCSoftware angewendet werden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, gehen Sie zu „…“ -> „Unternehmenseinstellungen“ -> „Elektronische Signatur“.

Die Option „Benutzer müssen sich vor der Unterzeichnung anmelden“ ist standardmäßig deaktiviert. Ihre Kunden erhalten daher eine E-Mail mit einem Link, der direkt zum zu unterzeichnenden Dokument führt. Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Kunden vor der Unterzeichnung des/der Dokumente(s) bei MyDocSafe anmelden, wählen Sie bitte diese Option aus.

Weiterführende Überlegungen

Sie können Tags für E-Signaturfelder in Ihre Kunden- und Mandatsbriefe einbetten, die automatisch durch die entsprechenden E-Signaturfelder ersetzt werden (0). Fügen Sie einfach {#signature.1#} an den Stellen ein, an denen Ihr Kunde unterschreiben soll.

Um die Integration zu aktivieren, klicken Sie einfach in BTC auf die Schaltfläche MyDocSafe und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Anschließend können Sie Dokumente zur elektronischen Genehmigung an Ihre Kunden senden und Dokumente in Benutzerportalen veröffentlichen.