Signatures numériques et identité – à quoi s’attendre en 2021

Nous espérons tous que les confinements prendront bientôt fin et que la vie reprendra son cours normal d'ici l'été. L'isolement et les pubs fermés ne nous manqueront pas, mais nous pourrions bien apprécier certains des outils qui ont rendu notre vie professionnelle possible. La signature électronique, par exemple, a gagné en popularité en 2020 et devrait continuer sur sa lancée si les bureaux rouvrent. Voyons ce que nous pouvons attendre de cette année en matière de nouvelles idées autour de la signature électronique. Nous commencerons par un bref aperçu des différents types de signatures existants, puis nous évoquerons les innovations et la convergence entre signature électronique et identité numérique.

1. Les bases

Il existe différents types de signatures numériques. Le règlement européen eIDAS, toujours applicable au Royaume-Uni, définit trois types de signatures en fonction de leur niveau de fiabilité :

• Signature électronique de base ou simple (SES)
• Signature électronique avancée (AES)
• Signature électronique qualifiée (QES)

Par niveaux de fiabilité, nous entendons que chacune de ces signatures présente un degré différent de vérification de l'identité du signataire.

La signature électronique de base est généralement plus utilisée dans les processus de faible valeur car il n'existe aucun moyen infaillible de confirmer l'identité du signataire.

Une signature électronique avancée lie l'identité du signataire à sa signature au moyen de moyens électroniques contrôlés par le signataire et rattachés de manière unique au document.

En revanche, une signature électronique qualifiée lie l'identité du signataire à sa signature de la manière la plus sécurisée. La signature électronique qualifiée repose sur un certificat personnel qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSQC), garantissant ainsi l'identité du signataire au plus haut degré.

2. Tendances en matière d'innovation

Niveau avancé ou qualifié ?

Nous prévoyons une convergence progressive des signatures électroniques avancées et des signatures électroniques qualifiées en termes de sophistication technologique. Par exemple, les technologies d'authentification biométrique devraient se généraliser, les signatures numériques renforçant la vérifiabilité du signataire. L'authentification multifacteurs limitait la vérification d'identité aux connaissances et aux possessions du signataire. Avec la biométrie, nous entrons dans le domaine de l'identité intrinsèque du signataire, offrant ainsi le plus haut degré de garantie.

En matière de fonctionnalités, nous attendons des entreprises qu'elles continuent d'innover en proposant des options à valeur ajoutée, avant et après la signature des documents. Il peut s'agir au minimum d'une étape supplémentaire, ou de plusieurs, permettant ainsi d'automatiser des processus métier entiers. Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous proposons :

• Remplissage de formulaires et création de contrats
• Accepter un paiement avant ou après la signature d'un document
• Effectuer des contrôles de vérification d'identité
• Intégration en libre-service – reconfiguration du flux de travail en fonction des choix de l'utilisateur concernant le produit (par exemple, ajout d'un signataire supplémentaire à un contrat avec un gestionnaire de patrimoine si le client choisit un compte joint plutôt qu'un compte individuel).

Remplissage de formulaires et création de contrats dynamiques

La fonctionnalité Formulaires permet à nos utilisateurs d'intégrer des formulaires à leur processus de signature afin de recueillir davantage d'informations. Par exemple, un gestionnaire de patrimoine qui a besoin de documents signés pour l'accueil d'un nouveau client peut insérer un formulaire dans le processus de signature. Le nouveau client devra alors préciser son expérience en matière d'investissement, ses préférences concernant les notifications ou ses coordonnées bancaires. Ces informations sont automatiquement ajoutées au document signé, ce qui permet une automatisation plus rapide et plus efficace des documents.

De plus, même si les données du document signé sont « figées » sous forme de document PDF, les données soumises via un formulaire peuvent être exportées vers un CRM, ce qui permet de gagner du temps administratif.

Accepter un paiement avant ou après la signature d'un document

La possibilité d'accepter des paiements avant ou après la signature d'un document peut s'avérer utile pour fixer un contrat d'honoraires ou facturer un service à l'avance. Dans certains cas, les prestataires de services professionnels peuvent exiger un paiement pour donner accès à un autre document, tel qu'une déclaration fiscale ou la version finale d'un contrat.

Contrôles de vérification d'identité

Les services automatisés de vérification d'identité sont de plus en plus utilisés pour l'intégration de clients à distance ou pour vérifier, par exemple, le droit au travail d'un nouvel employé. Des règles complexes encadrent les actions qu'un logiciel peut entreprendre pour satisfaire aux obligations légales. Face à la pandémie, plusieurs autorités de régulation ont encouragé le recours aux services électroniques afin de maintenir l'activité économique. MyDocSafe collabore avec plusieurs fournisseurs de solutions de lutte contre le blanchiment d'argent et de connaissance du client (LCB-FT) et propose une gamme croissante de tests.

Intégration en libre-service

Nous définissons l'intégration en libre-service comme la capacité d'un client à mener l'intégralité du processus d'intégration de manière autonome. Cela peut inclure :

• la possibilité de déclencher le processus en cliquant sur un bouton intégré à un site web,
• faire des choix concernant la sélection de produits ou de services
• préciser les circonstances personnelles

Tous ces éléments peuvent avoir une incidence sur le parcours de conformité requis pour ce client. Le processus d'ouverture de compte peut se configurer automatiquement pour poser des questions pertinentes ou demander des signatures sur des formulaires ou documents supplémentaires. Il peut également déclencher des notifications auprès du personnel administratif dans certaines circonstances. L'ouverture de compte en libre-service est désormais une méthode courante pour ouvrir de nouveaux comptes bancaires. Nous prévoyons que les petites entreprises, telles que les cabinets comptables, les conseillers financiers et les agents immobiliers, adopteront bientôt cette technologie.

3. Évolution des cadres juridiques

Les cadres juridiques ont généralement du mal à suivre le rythme des progrès technologiques. Le monde des signatures numériques ne fait pas exception. eIDAS était lui-même une réponse à la puissance croissante des logiciels et au constat que les signatures numériques qualifiées (qui nécessitaient alors un support physique pour stocker les clés de chiffrement) étaient coûteuses et ne rencontraient pas un large succès auprès des utilisateurs.

Nous prévoyons de nouvelles déclarations des autorités concernant l'utilisation des identités numériques pour la signature de documents, ainsi que l'évolution de la législation relative aux actes notariés. Les actes notariés électroniques ne sont toujours pas possibles au Royaume-Uni. Il est toutefois possible d'assister à une signature manuscrite par visioconférence. Dans ce cas, il est conseillé de conserver l'enregistrement vidéo comme preuve.

4. Identités vérifiées

L'identité vérifiée est un concept prometteur qui devrait accélérer considérablement l'adoption et l'acceptation des signatures numériques. Plusieurs pays européens l'ont déjà approuvé (par exemple la France avec FranceConnect, la Belgique avec Mobile ID, la Pologne ou l'Estonie) en proposant une solution, soutenue par l'État ou le secteur privé, qui permet aux utilisateurs de signer des documents après avoir vérifié leur identité auprès d'un service tiers, généralement une banque ou un opérateur de télécommunications.

Cela vous permet de vous connecter facilement aux services gouvernementaux ou de signer électroniquement des documents avec une signature électronique valide. Mieux encore, plus besoin d'appareils externes comme un lecteur de cartes : votre appareil mobile suffit. Signatures numériques et identité commencent enfin à faire bon ménage.

5. La question de l'intention

Les moyens numériques de mener des affaires progressent rapidement et leur adoption s'accroît, notamment en raison de la Covid-19. Toutefois, il est essentiel de garder à l'esprit que la technologie n'est qu'un outil. Prenons l'exemple de la notion d'intention. Même la méthode de signature électronique la plus sécurisée ne prouve pas automatiquement l'intention, c'est-à-dire si la personne souhaitait signer un document en particulier, ou si elle souhaitait signer un document en particulier, mais pas celui-ci. Il est important de conserver les données contextuelles, telles que les échanges de courriels, qui permettent de discerner l'intention. Ces données peuvent s'avérer utiles en cas de litige, même si cela est peu probable. Chez MyDocSafe, nous enregistrons les données contextuelles que nos utilisateurs nous transmettent avec leurs demandes de signature électronique afin de leur rappeler ce contexte.

Les signatures numériques et l'identité convergent. Le Royaume-Uni n'est peut-être pas encore à l'avant-garde de cette tendance, mais si nous recevons des informations pertinentes du gouvernement britannique, nous les publierons sur notre blog.

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