Digitale handtekeningen en identiteit – wat kunnen we verwachten vanaf 2021?

We hopen allemaal dat de lockdowns snel voorbij zijn en dat het leven tegen de zomer weer normaal is. We zullen de isolatie en de gesloten cafés niet missen, maar misschien gaan we wel weer terug naar sommige tools die ons professionele leven mogelijk hebben gemaakt. Digitale handtekeningen zijn daar een voorbeeld van. Ze zijn in 2020 enorm populair geworden en die populariteit zal waarschijnlijk blijven groeien als de kantoren weer opengaan. Laten we eens kijken wat we dit jaar kunnen verwachten op het gebied van nieuwe ideeën rondom digitale handtekeningen. We beginnen met een kort overzicht van de verschillende soorten handtekeningen die we kennen en sluiten af met speculaties over innovatie en de convergentie van digitale handtekeningen en identiteit.

1. De basisprincipes

Er bestaan verschillende soorten digitale handtekeningen. eIDAS, een Europese verordening die nog steeds van toepassing is in het Verenigd Koninkrijk, definieerde drie soorten handtekeningen op basis van betrouwbaarheidsniveaus :

• Eenvoudige elektronische handtekening (SES)
• Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
• Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Met betrouwbaarheidsniveaus bedoelen we dat elk van deze handtekeningen een verschillende mate van verificatie van de identiteit van de ondertekenaar kent.

Een eenvoudige elektronische handtekening wordt doorgaans meer gebruikt bij processen met een lagere waarde, omdat er geen 'waterdichte manier' is om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen.

Een geavanceerde elektronische handtekening koppelt de identiteit van de ondertekenaar aan zijn handtekening door middel van elektronische middelen die onder controle van de ondertekenaar staan en uniek aan het document zijn verbonden.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature, QES) koppelt de identiteit van de ondertekenaar aan zijn handtekening op de 'meest veilige manier'. QES doet dit door middel van een persoonlijk, gekwalificeerd certificaat, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (Qualified Trust Service Provider, QTSP), waardoor de identiteit van de ondertekenaar zo goed mogelijk wordt gewaarborgd.

2. Trends in innovatie

Gevorderd of gekwalificeerd?

We verwachten dat geavanceerde elektronische handtekeningen en gekwalificeerde elektronische handtekeningen qua technologische verfijning geleidelijk naar elkaar toe zullen groeien. Zo zullen biometrische authenticatietechnologieën waarschijnlijk aan populariteit winnen, waarbij digitale handtekeningen de verifieerbaarheid van de ondertekenaar vergroten. Multifactorauthenticatie beperkte identiteitsverificatie tot 'dingen die de ondertekenaar weet' of 'dingen die de ondertekenaar heeft'. Met biometrie betreden we het domein van 'dingen die de ondertekenaar is', wat de hoogste mate van zekerheid biedt.

Wat betreft functionaliteit verwachten we dat bedrijven blijven innoveren met toegevoegde waarde-functies die vóór en na het ondertekenen van documenten plaatsvinden. Dit kan minimaal één extra stap zijn. Het kan ook meerdere stappen omvatten, waardoor complete bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. Hieronder vindt u enkele van de functies die wij aanbieden:

• Formulieren invullen en contracten opstellen
• Het innen van een betaling vóór of na de ondertekening van een document.
• Het uitvoeren van identiteitsverificatiecontroles
• Zelfservice-onboarding – het opnieuw configureren van de workflow op basis van gebruikerskeuzes met betrekking tot het product (bijvoorbeeld het toevoegen van een extra ondertekenaar aan een contract met een vermogensbeheerder als de klant kiest voor een gezamenlijke in plaats van een individuele rekening).

Formulieren invullen en dynamische contractcreatie

Met de formulierenfunctie kunnen gebruikers formulieren in hun ondertekeningsproces opnemen om meer informatie te verzamelen. Een vermogensbeheerder die bijvoorbeeld documenten moet ondertekenen om een nieuwe klant te verwelkomen, kan een formulier invoegen in het ondertekeningsproces waarin de nieuwe klant zijn of haar beleggingservaring, voorkeuren met betrekking tot meldingen of bankgegevens moet specificeren. De waarden worden automatisch in het ondertekende document opgenomen, wat zorgt voor een snellere en efficiëntere documentautomatisering.

Bovendien, hoewel de gegevens in het ondertekende document als pdf-bestand zijn opgeslagen, kunnen de via een formulier ingediende gegevens worden geëxporteerd naar een CRM-systeem, wat de administratieve tijd verkort.

Het innen van een betaling vóór of na de ondertekening van een document.

De mogelijkheid om betalingen te innen vóór of na het ondertekenen van een document kan handig zijn om een voorschot te vragen of om vooraf kosten in rekening te brengen voor een dienst. In sommige gevallen kunnen professionele dienstverleners een betaling vereisen om toegang te krijgen tot een ander document, zoals een belastingaangifte of een definitieve versie van een contract.

Identiteitsverificatiecontroles

Geautomatiseerde identiteitsverificatieservices worden steeds populairder voor het op afstand onboarden van klanten of om bijvoorbeeld het recht op werk van een nieuwe werknemer te verifiëren. Er gelden complexe regels voor wat software, in plaats van een mens, mag doen om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Gezien de pandemie hebben diverse toezichthouders het gebruik van elektronische diensten aangemoedigd om de economie draaiende te houden. MyDocSafe werkt samen met verschillende AML/KYC-aanbieders en biedt een groeiend aantal testtypen aan.

Zelfservice onboarding

We definiëren selfservice onboarding als de mogelijkheid voor een klant om het volledige onboardingproces zelf uit te voeren. Dit kan het volgende omvatten:

• de mogelijkheid om het proces te starten door op een knop op een website te klikken.
• keuzes maken met betrekking tot de selectie van producten of diensten.
• persoonlijke omstandigheden specificeren

Al deze factoren kunnen van invloed zijn op het vereiste compliance-traject voor die klant. Het onboardingproces kan zichzelf zo configureren dat relevante vragen worden gesteld of handtekeningen op aanvullende formulieren of documenten worden gevraagd. Het kan in specifieke gevallen ook een melding naar backofficemedewerkers sturen. Zelfservice-onboarding is tegenwoordig een populaire manier om nieuwe bankrekeningen te openen. We verwachten dat kleinere bedrijven zoals accountants, financieel adviseurs en makelaars deze technologie als volgende zullen omarmen.

3. Evolutie van juridische kaders

Juridische kaders lopen doorgaans achter op technologische ontwikkelingen. De wereld van digitale handtekeningen is daarop geen uitzondering. eIDAS was zelf een reactie op de toenemende invloed van software en de constatering dat gekwalificeerde digitale handtekeningen (waarvoor destijds een fysiek apparaat nodig was om encryptiesleutels op te slaan) duur waren en niet breed geaccepteerd werden door gebruikers.

We verwachten dat de autoriteiten nieuwe aankondigingen zullen doen over het gebruik van digitale identiteiten voor het ondertekenen van documenten, evenals over de ontwikkeling van wetgeving met betrekking tot eigendomsakten. Elektronische eigendomsakten zijn in het Verenigd Koninkrijk nog steeds niet mogelijk. Het is echter wel mogelijk om een handtekening met inkt te laten bekrachtigen via een videosessie. In dat geval is het raadzaam om de videosessie als bewijs van bekrachtiging op te slaan.

4. Geverifieerde identiteiten

Geverifieerde identiteit is een concept dat de acceptatie van digitale handtekeningen aanzienlijk kan versnellen. Verschillende Europese landen hebben het concept al omarmd (bijvoorbeeld Frankrijk met de FranceConnect-dienst, België met Mobile ID, Polen en Estland) door een door de overheid of de industrie ondersteunde oplossing aan te bieden waarmee gebruikers documenten kunnen ondertekenen nadat hun identiteit is geverifieerd via een externe dienstverlener, meestal een bank of telecombedrijf.

Hiermee kunt u eenvoudig inloggen bij overheidsinstellingen of documenten digitaal ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. En het beste van alles: u hebt geen externe apparaten zoals een kaartlezer meer nodig, alleen uw mobiele apparaat. Digitale handtekeningen en identiteit beginnen eindelijk hand in hand te gaan.

5. De kwestie van opzet

Digitale manieren om zaken te doen verbeteren snel en de acceptatie ervan neemt toe, niet in de laatste plaats door Covid-19. Het is echter belangrijk om te onthouden dat technologie slechts een hulpmiddel is. Neem bijvoorbeeld het concept van intentie. Zelfs de meest veilige manier om documenten te ondertekenen bewijst niet automatisch de intentie, oftewel of de persoon überhaupt iets wilde ondertekenen. Of dat hij document "A" wilde ondertekenen, maar niet "DIT" document. Het is belangrijk om contextuele gegevens, zoals correspondentie, die de intentie aangeven, te bewaren. Deze gegevens kunnen van pas komen in het onwaarschijnlijke geval van een geschil. Bij MyDocSafe registreren we contextuele gegevens die onze gebruikers meesturen met verzoeken om digitale handtekeningen, zodat ze zich die context kunnen herinneren.

Digitale handtekeningen en identiteit komen steeds meer samen. Het Verenigd Koninkrijk loopt misschien nog niet voorop in deze trend, maar als we relevant nieuws van de Britse overheid horen, zullen we dat in onze blog behandelen.

Wilt u zelf ervaren hoe eenvoudig het is om MyDocSafe digitale handtekeningen te gebruiken? Start dan vandaag nog een proefperiode . Heeft u complexere eisen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.