Firmas e identidad digitales: qué esperar en 2021

Todos esperamos que los confinamientos terminen pronto y que la vida vuelva a la normalidad para el verano. No echaremos de menos el aislamiento ni los bares cerrados, pero podríamos enamorarnos de algunas de las herramientas que hicieron posible nuestra vida profesional. Las firmas digitales son un ejemplo de este tipo de herramientas, que han ganado popularidad en 2020 y es probable que sigan creciendo si las oficinas vuelven a abrir. Analicemos qué podemos esperar este año en cuanto a nuevas ideas en torno a las firmas digitales. Empecemos con un breve resumen de los tipos de firmas disponibles y terminemos especulando sobre la innovación y la convergencia de las firmas digitales y la identidad.

1. Lo básico

Existen diferentes tipos de firmas digitales. eIDAS, un reglamento europeo que todavía se aplica en el Reino Unido, define tres tipos de firmas en función de los niveles de fiabilidad :

• Firma Electrónica Básica o Simple (FES)
• Firma electrónica avanzada (AES)
• Firma Electrónica Cualificada (FCC)

Por niveles de fiabilidad entendemos que cada una de estas firmas tiene un grado diferente de verificación de la identidad del firmante.

Una firma electrónica básica suele usarse más en procesos de menor valor porque no existe una "forma infalible" de confirmar la identidad del firmante.

Una Firma Electrónica Avanzada, vincula la identidad del firmante a su firma por medio de medios electrónicos que están bajo el control del firmante y se adjuntan de forma única al documento.

Una Firma Electrónica Cualificada, por otro lado, vincula la identidad del firmante a su firma de la forma más segura. QES lo hace mediante un certificado personal y cualificado, emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (PSCQ), lo que garantiza la identidad del firmante con el máximo grado de seguridad.

2. Tendencias en innovación

¿Avanzado o calificado?

Prevemos que las firmas electrónicas avanzadas y las firmas electrónicas cualificadas converjan gradualmente en cuanto a su sofisticación tecnológica. Por ejemplo, es probable que las tecnologías de autenticación biométrica se popularicen, ya que las firmas digitales aumentan la verificabilidad del firmante. La autenticación multifactor limitó la verificación de identidad a "lo que el firmante sabe" o "lo que el firmante posee". Con la biometría, nos adentramos en el ámbito de "lo que el firmante es", que ofrece el mayor grado de seguridad.

En cuanto a la funcionalidad, esperamos que las empresas sigan innovando con funciones de valor añadido que se implementan antes y después de la firma de documentos. Como mínimo, esto podría incluir un solo paso adicional. También puede incluir varios pasos, automatizando así procesos empresariales completos. Estas son algunas de las funciones que ofrecemos:

• Relleno de formularios y creación de contratos
• Recibir un pago antes o después de la firma de un documento
• Realización de comprobaciones de verificación de identidad
• Incorporación de autoservicio: reconfiguración del flujo de trabajo en función de las elecciones del usuario sobre el producto (por ejemplo, agregar un firmante adicional a un contrato con un administrador de patrimonio si el cliente elige una cuenta conjunta en lugar de una individual)

Relleno de formularios y creación dinámica de contratos

La función Formularios permite a nuestros usuarios configurar formularios durante su proceso de firma para recopilar más información. Por ejemplo, un gestor de patrimonio que necesita documentos firmados para dar de alta a un nuevo cliente puede insertar un formulario durante el proceso de firma donde el nuevo cliente debe especificar su experiencia de inversión, preferencias de notificaciones o sus datos bancarios. Los valores se incluyen automáticamente en el documento firmado, lo que permite una automatización de documentos más rápida y eficiente.

Es más, aunque los datos del documento firmado estén "congelados" como documento PDF, los datos enviados en un formulario se pueden exportar a un CRM, lo que reduce el tiempo de administración.

Recibir un pago antes o después de la firma de un documento

La posibilidad de aceptar pagos antes o después de la firma de un documento puede ser útil para establecer un anticipo o cobrar por adelantado un servicio. En algunos casos, los proveedores de servicios profesionales pueden exigir un pago para acceder a otro documento, como un informe fiscal o la versión final de un contrato.

Comprobaciones de verificación de identidad

Los servicios automatizados de verificación de identidad son cada vez más populares para la incorporación remota de clientes o para verificar, por ejemplo, el derecho a trabajar de un nuevo empleado. Existen normas complejas que rigen lo que el software, en lugar de un humano, puede hacer para cumplir con las obligaciones legales. Dada la pandemia, varios reguladores fomentaron el uso de servicios electrónicos para impulsar la economía. MyDocSafe trabaja con varios proveedores de AML/KYC y ofrece una gama cada vez mayor de tipos de pruebas.

Incorporación de autoservicio

Definimos la incorporación autoservicio como la posibilidad de que un cliente realice todo el proceso de incorporación por sí mismo. Esto puede incluir:

• la capacidad de activar el proceso haciendo clic en un botón incrustado en un sitio web,
• tomar decisiones sobre la selección de productos o servicios
• especificar circunstancias personales

Todo esto puede afectar la vía de cumplimiento requerida para ese cliente. El proceso de incorporación puede configurarse automáticamente para presentar preguntas relevantes o solicitar firmas en formularios o documentos adicionales. También puede activar notificaciones al personal administrativo en circunstancias específicas. La incorporación por autoservicio es ahora una forma popular de abrir nuevas cuentas bancarias. Esperamos que las pequeñas empresas, como contadores, planificadores financieros y agentes inmobiliarios, adopten esta tecnología próximamente.

3. Evolución de los marcos jurídicos

Los marcos legales suelen ir a la zaga de los avances tecnológicos. El mundo de las firmas digitales no es la excepción. El eIDAS fue en sí mismo una reacción al creciente poder del software y a la observación de que las firmas digitales cualificadas (que entonces requerían un dispositivo físico para almacenar las claves de cifrado) eran caras y no gozaban de una amplia aceptación por parte de los usuarios.

Esperamos nuevos pronunciamientos de las autoridades sobre el uso de identidades digitales para firmar documentos, así como la evolución de la legislación en materia de escrituras. Las escrituras electrónicas aún no son posibles en el Reino Unido. Sin embargo, es posible atestiguar una firma realizada con tinta húmeda mediante una sesión de vídeo. En ese caso, se recomienda guardar la sesión de vídeo como prueba de la atestiguación.

4. Identidades verificadas

La identidad verificada es un concepto que promete acelerar significativamente la adopción y aceptación de las firmas digitales. Varios países europeos ya lo han adoptado (por ejemplo, Francia con el servicio FranceConnect, Bélgica con Mobile ID, Polonia o Estonia) ofreciendo una solución respaldada por el gobierno o la industria que permite a los usuarios firmar documentos tras verificar su identidad a través de servicios externos, generalmente un banco o una empresa de telecomunicaciones.

Esto le permite iniciar sesión fácilmente en instituciones gubernamentales o firmar documentos digitalmente con una firma electrónica cualificada. Y lo mejor de todo, ya no necesita dispositivos externos como un lector de tarjetas; solo necesita su dispositivo móvil. Las firmas digitales y la identidad finalmente están empezando a funcionar juntas.

5. La cuestión de la intención

Las formas digitales de hacer negocios están mejorando rápidamente y su adopción está creciendo, sobre todo debido a la COVID-19. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la tecnología es solo una herramienta. Tomemos como ejemplo el concepto de intención. Incluso la forma más segura de firmar documentos no prueba automáticamente la intención, es decir, si la persona quería firmar algo o no. O si quería firmar "Un" documento, pero no "Este". Es importante conservar datos contextuales, como la correspondencia, que indican la intención. Esto puede resultar útil en el improbable caso de una disputa. En MyDocSafe, registramos los datos contextuales que nuestros usuarios envían con las solicitudes de firma digital para recordarles dicho contexto.

Las firmas digitales y la identidad están convergiendo. Puede que el Reino Unido aún no esté a la vanguardia de esta tendencia, pero si recibimos alguna noticia relevante del gobierno británico, la publicaremos en nuestro blog.

Si quiere comprobar lo fácil que es usar las firmas digitales MyDocSafe, pruebe hoy mismo . Si sus requisitos son complejos, contáctenos para obtener más información.