Firme digitali in uno scenario post-pandemico
Firme digitali in uno scenario post-pandemico
Le firme bagnate sono state un'altra vittima del COVID-19?
L'effetto accelerato che la pandemia globale ha avuto sulla trasformazione digitale (e, più in generale, sulle interazioni digitali con i clienti) è innegabile. Con l'avvento dei lockdown, le firme digitali sono diventate una necessità immediata per molte aziende, ma il loro utilizzo ha messo in luce questioni di legalità e validità.
In questo articolo esploreremo cosa è cambiato per quanto riguarda le firme digitali in seguito alla pandemia di Coronavirus e, soprattutto, cosa riserva il futuro a questo metodo di autenticazione digitale.
Una breve storia delle firme digitali
Sebbene la pandemia possa aver reso le firme digitali un argomento di grande attualità, il concetto esiste già dalla metà degli anni '70. Il documento di ricerca "New Directions in Cryptography ", scritto dai crittografi americani Whitfield Diffie e Martin Hellman, affronta concetti come la crittografia a chiave pubblica e le firme digitali.
Ci volle un altro anno per la prima applicazione pratica del concetto, poiché nel 1977 un sistema crittografico chiamato algoritmo RSA utilizzò numeri primi, operazioni modulo, firme digitali e molto altro per trasmettere dati in modo sicuro, vincendo il Premio Turing .
Con il concetto ormai consolidato, molti fornitori di software hanno iniziato a sviluppare soluzioni che hanno portato le firme digitali sul mercato. All'inizio del millennio, il presidente Bill Clinton ha approvato l' Electronic Signature in Global and National Commerce Act (ESIGN), che ha conferito alle firme digitali lo stesso valore legale di una firma tradizionale.
Oggi, la definizione esatta di firma elettronica varia a seconda della giurisdizione. In genere, una firma elettronica avanzata richiede che:
- Il firmatario può essere identificato in modo univoco e collegato alla firma
- Il firmatario deve avere il controllo esclusivo della chiave privata utilizzata per creare la firma elettronica
- La firma deve essere in grado di identificare se i dati che la accompagnano sono stati manomessi dopo che il messaggio è stato firmato
- Nel caso in cui i dati allegati siano stati modificati, la firma deve essere invalidata [7]
Una firma qualificata fa un ulteriore passo avanti: le chiavi devono essere distribuite tramite un fornitore qualificato e in passato era necessario un componente hardware per conservarle.
Quale futuro per le firme digitali? Qui a MyDocSafe, vorremmo azzardare un'ipotesi: con l'avvento della tecnologia biometrica , i giorni delle firme qualificate potrebbero essere contati, perché le firme avanzate dotate di autenticazione biometrica offriranno un'esperienza utente superiore e un livello di sicurezza equivalente.
Accettazione delle firme digitali: qual è stato l'impatto della pandemia?
La pandemia ha rappresentato una "funzione forzante" senza precedenti per quanto riguarda le firme digitali. L'accelerazione della trasformazione digitale è stata evidente in molti processi precedentemente analogici e, con le firme elettroniche "irrealizzabili", l'interesse per l'adozione delle firme digitali è calato.
Negli Stati Uniti, la modernizzazione della legislazione in materia di firme digitali è stata accelerata dalla pandemia. L' E-SIGN Modernization Act snellirà la procedura per i consumatori che ricevono documenti elettronici.
Nel Regno Unito, all'inizio di marzo 2020 (mentre il paese entrava in lockdown) è stata emessa una dichiarazione ministeriale del governo a sostegno della conclusione del rapporto della Law Commission "Esecuzione elettronica dei documenti" secondo cui "le firme elettroniche possono essere utilizzate per eseguire documenti a condizione che vi sia l'intenzione di autenticarli e che siano soddisfatte tutte le formalità di esecuzione".
Prima della pandemia, le firme virtuali seguivano i protocolli di firma Mercury. Questi protocolli erano in uso fin dal caso giudiziario Mercury Tax Group del 2008 ed erano ben consolidati. Tuttavia, si basavano ancora sull'invio tramite e-mail, sulla stampa e sulla firma con inchiostro liquido dei documenti da parte dei firmatari, con le pagine firmate che venivano nuovamente scansionate per la restituzione.
Durante il lockdown, è diventato subito evidente che non tutti avrebbero avuto accesso alla tecnologia di stampa e scansione nelle proprie case (e con le catene di fornitura bloccate, non c'era modo di procurarsene!). Di conseguenza, si è verificato un balzo in avanti nell'accettazione e nell'uso di piattaforme di firma elettronica affidabili, soluzioni di terze parti che digitalizzano (e convalidano) l'intero processo di firma.
Per avere un'idea della rapidità con cui questa tecnologia è stata adottata dopo il lockdown, basti pensare che il mercato delle firme digitali era valutato 1,20 miliardi di dollari nel 2019 , ma si prevede che raggiungerà i 3,97 miliardi di dollari entro il 2024.
Il futuro delle firme digitali dopo la pandemia
Quando si parla di firme digitali, il genio è ormai uscito dalla lampada. Un ritorno alle firme digitali sembra improbabile, poiché le firme digitali apportano vantaggi a tutte le parti coinvolte. Da una più rapida evoluzione delle transazioni a flussi di lavoro più efficienti, le firme digitali hanno portato numerosi vantaggi alle aziende e ai loro clienti.
Tuttavia, con la diffusione dell'adozione, possiamo ragionevolmente aspettarci un inasprimento della regolamentazione. Avendo intravisto un mondo in cui eravamo completamente dipendenti da un processo digitale (anche se solo per un breve periodo), sembra che seguiranno inevitabilmente protocolli e normative più rigorosi.
La pandemia ha anche evidenziato la necessità di una maggiore consapevolezza pubblica sulla legalità delle firme digitali. Esistono ancora alcune procedure di firma digitale che hanno faticato a diventare "a prova di pandemia", come il trasferimento di atti, che richiede ancora la presenza fisica di un testimone al momento della firma – una necessità che ovviamente ha rappresentato una sfida durante i rigidi lockdown domestici!
Tuttavia, la situazione sta iniziando a cambiare, anche qui. Nel 2020, la legislazione britannica in materia di testamenti e codicilli è stata modificata per adattarsi alle difficoltà presentate dal lockdown. Di conseguenza, i testamenti possono ora essere convalidati elettronicamente, tramite videochiamata.
Con la crescita del mercato e delle possibilità di applicazione delle firme digitali, aumenta anche la necessità di essere selettivi nella scelta della piattaforma con cui collaborare. MyDocSafe offre alcune delle tecnologie di firma digitale più semplici, sicure e veloci disponibili sul mercato odierno.
Suggerimenti per le migliori pratiche di firma digitale
Se si desidera adottare con successo i protocolli di firma digitale all'interno della propria azienda, ecco alcune buone pratiche che consigliamo di seguire.
Lavora con una piattaforma affidabile e riconosciuta
Ciò non solo aiuta a garantire un servizio affidabile e un servizio digitale, ma trarrai anche vantaggio dalla fiducia che il riconoscimento di un nome familiare crea nei tuoi clienti.
Formazione del cliente
Sebbene oggi le firme digitali siano molto più diffuse, è comunque buona norma rassicurare i clienti sulla legalità e validità del processo.
Automatizzare i flussi di autorizzazione
L'approvazione in più fasi può essere utile quando si desidera raccogliere un certo numero di firme interdipendenti da una catena di autorità. MyDocSafe semplifica la creazione di flussi di autorizzazione che inoltrano automaticamente i documenti al successivo firmatario pertinente.
Pratiche di sicurezza di alto livello
Inutile dire che la sicurezza deve essere di fondamentale importanza quando si lavora con le firme digitali. Per maggiore sicurezza, potresti voler aggiungere funzionalità di sicurezza aggiuntive al processo, come l'autenticazione a due fattori con codici SMS o il deposito di chiavi di crittografia private presso una terza parte affidabile (tutte disponibili da MyDocSafe).
Facilità di inclusione
Il bello delle firme digitali risiede nella loro praticità, quindi assicurati di utilizzare una soluzione che consenta di aggiungere facilmente la funzionalità di firma ai moduli elettronici personalizzabili .
Firme digitali: grandi opportunità, aspettative crescenti…
Anche prima dell'impatto del Covid, le firme digitali rappresentavano una reale opportunità per migliorare l'esperienza del cliente e l'efficienza operativa. L'impatto della pandemia ha solo aumentato le aspettative dei consumatori in termini di semplicità e praticità della firma digitale, e oggi spetta alle aziende migliorare il proprio approccio e soddisfare queste aspettative.
La combinazione di MyDocSafe tra la migliore sicurezza della categoria e gli elevati livelli di funzionalità personalizzabili può essere determinante nel fornire tutti i principali vantaggi offerti dalle firme digitali: un'esperienza migliore per i tuoi clienti e flussi di lavoro più efficienti per la tua azienda.
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