Digitale handtekeningen in een post-pandemisch tijdperk
Digitale handtekeningen in een post-pandemisch tijdperk
Zijn handtekeningen op papier nog een slachtoffer geworden van COVID-19?
Het versnellende effect dat de wereldwijde pandemie had op de digitale transformatie (en eigenlijk op digitale klantinteracties in het algemeen) is onmiskenbaar. Toen lockdowns zich begonnen te verspreiden, werden digitale handtekeningen voor veel bedrijven van de ene op de andere dag een noodzaak – maar het gebruik ervan bracht kwesties van legaliteit en geldigheid scherp in beeld.
In dit artikel onderzoeken we wat er is veranderd met betrekking tot digitale handtekeningen in de nasleep van de coronapandemie, en, belangrijker nog, wat de toekomst in petto heeft voor deze methode van digitale authenticatie.
Een korte geschiedenis van digitale handtekeningen
Hoewel de pandemie digitale handtekeningen wellicht weer actueel heeft gemaakt, bestaat het concept al sinds het midden van de jaren zeventig. Het onderzoeksartikel 'New Directions in Cryptography ', geschreven door de Amerikaanse cryptologen Whitfield Diffie en Martin Hellman, behandelt concepten zoals publieke-sleutelcryptografie en digitale handtekeningen.
Het duurde nog een jaar voordat het concept voor het eerst in de praktijk werd toegepast. In 1977 won een cryptosysteem genaamd het RSA-algoritme, dat gebruikmaakte van priemgetallen, modulo-bewerkingen, digitale handtekeningen en nog veel meer om gegevens veilig te verzenden, de Turingprijs .
Nadat het concept bewezen was, begonnen veel softwareleveranciers oplossingen te ontwikkelen die digitale handtekeningen op de markt brachten. Rond de eeuwwisseling ondertekende president Bill Clinton de Electronic Signature in Global and National Commerce Act (ESIGN), die digitale handtekeningen dezelfde juridische waarde gaf als een traditionele handtekening.
De exacte definitie van een elektronische handtekening verschilt tegenwoordig per rechtsgebied. Doorgaans vereist een geavanceerde elektronische handtekening het volgende:
- De ondertekenaar kan uniek worden geïdentificeerd en aan de handtekening worden gekoppeld.
- De ondertekenaar moet als enige de beschikking hebben over de privésleutel die is gebruikt om de elektronische handtekening te creëren.
- De handtekening moet kunnen vaststellen of de bijbehorende gegevens na het ondertekenen van het bericht zijn gemanipuleerd.
- Indien de bijbehorende gegevens zijn gewijzigd, moet de handtekening ongeldig worden verklaard [7]
Een gekwalificeerde handtekening gaat nog een stap verder: de sleutels moeten via een gekwalificeerde aanbieder worden gedistribueerd en vereisten van oudsher een stuk hardware om die sleutels op te slaan.
Wat is de toekomst van digitale handtekeningen? Hier bij MyDocSafe durven we de hypothese te stellen dat met de komst van biometrische technologie de dagen van gekwalificeerde handtekeningen wel eens geteld zouden kunnen zijn. Geavanceerde handtekeningen met biometrische authenticatie zullen immers een superieure gebruikerservaring en gelijkwaardige beveiliging bieden.
Acceptatie van digitale handtekeningen – Wat was de impact van de pandemie?
De pandemie zorgde voor een ongekende "dwangwerking" op het gebied van digitale handtekeningen. De versnelling van de digitale transformatie was merkbaar in veel voorheen analoge processen, en doordat handtekeningen op papier "onbruikbaar" werden, nam de belangstelling voor de invoering van digitale handtekeningen enorm toe.
In de VS werd de modernisering van de wetgeving rond digitale handtekeningen door de pandemie versneld. De E-SIGN Modernization Act zal zorgen voor een gestroomlijnder proces voor consumenten die elektronische documenten ontvangen.
In het Verenigd Koninkrijk werd begin maart 2020 (toen het land in lockdown ging) een ministeriële verklaring uitgegeven ter ondersteuning van de bevinding van het rapport 'Electronic Execution of Documents' van de Law Commission dat "elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt om documenten te ondertekenen, mits er een intentie tot authenticatie is en aan alle formaliteiten voor ondertekening is voldaan."
Vóór de pandemie volgden virtuele ondertekeningen de ondertekeningsprotocollen van Mercury. Deze protocollen waren al sinds de rechtszaak tegen Mercury Tax Group in 2008 in gebruik en waren goed ingeburgerd. Ze waren echter nog steeds afhankelijk van het e-mailen, printen en met inkt ondertekenen van documenten door de ondertekenaars, waarna de ondertekende pagina's opnieuw werden gescand voor de teruggave.
Tijdens de lockdown werd al snel duidelijk dat niet iedereen thuis toegang had tot print- en scanapparatuur (en met de stilgevallen toeleveringsketens was het helemaal onmogelijk om eraan te komen!). Hierdoor nam de acceptatie en het gebruik van betrouwbare e-signeerplatformen – oplossingen van derden die het volledige ondertekeningsproces digitaliseren (en valideren) – sterk toe.
Om een idee te krijgen van hoe snel deze technologie na de lockdown werd omarmd: de markt voor digitale handtekeningen had in 2019 een waarde van 1,2 miljard dollar , maar zal naar verwachting in 2024 3,97 miljard dollar bereiken.
De toekomst van digitale handtekeningen na de pandemie
Als het om digitale handtekeningen gaat, is de geest definitief uit de fles. Een terugkeer naar handtekeningen op papier lijkt onwaarschijnlijk, aangezien digitale handtekeningen alle betrokken partijen voordelen bieden. Van snellere dealafhandeling tot efficiëntere werkprocessen, digitale handtekeningen hebben bedrijven en hun klanten talloze voordelen gebracht.
Naarmate de adoptie zich echter uitbreidt, kunnen we redelijkerwijs verwachten dat de regelgeving strenger zal worden. Nu we een wereld hebben gezien waarin we (zij het slechts voor korte tijd) volledig afhankelijk waren van een digitaal proces, lijkt het erop dat strengere protocollen en wetgeving onvermijdelijk zullen volgen.
De pandemie heeft ook de noodzaak benadrukt van meer publieke bewustwording over de wettigheid van digitale handtekeningen. Er zijn nog steeds bepaalde digitale ondertekeningsprocedures die moeite hebben om "pandemiebestendig" te worden, zoals de overdracht van eigendomsakten, waarbij nog steeds een getuige fysiek aanwezig moet zijn op het moment van ondertekening – een vereiste die tijdens strenge lockdowns uiteraard een uitdaging vormde!
Er begint echter ook hier verandering in te komen. In 2020 werd de Britse wetgeving rond testamenten en codicillen aangepast om rekening te houden met de problemen die de lockdown met zich meebracht. Hierdoor kunnen testamenten nu elektronisch, via een videogesprek, worden bekrachtigd.
Naarmate de markt en de toepassingsmogelijkheden van digitale handtekeningen groeien, neemt ook de behoefte toe om selectief te zijn bij de keuze van een platform. MyDocSafe biedt een van de eenvoudigste, veiligste en snelste technologieën voor digitale handtekeningen die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn.
Tips voor een optimale digitale handtekening
Als u digitale handtekeningprotocollen succesvol wilt implementeren binnen uw eigen bedrijf, raden we u aan een aantal goede praktijken te volgen.
Werk met een betrouwbaar en erkend platform.
Dit draagt niet alleen bij aan een betrouwbare service en digitale dienstverlening, maar u profiteert ook van het vertrouwen dat een bekende naam bij uw klanten wekt.
Voorlichting aan de cliënt
Hoewel digitale handtekeningen tegenwoordig veel gebruikelijker zijn, is het nog steeds goede praktijk om cliënten gerust te stellen over de wettigheid en geldigheid van het proces.
Automatiseer toegangsworkflows
Goedkeuring in meerdere stappen kan handig zijn wanneer u een aantal handtekeningen wilt verzamelen die van elkaar afhankelijk zijn binnen een gezagsstructuur. MyDocSafe maakt het eenvoudig om machtigingsworkflows te creëren die documenten automatisch doorsturen naar de volgende relevante ondertekenaar.
Beveiligingspraktijken op het hoogste niveau
Het spreekt voor zich dat beveiliging van het grootste belang is bij het werken met digitale handtekeningen. Voor extra zekerheid kunt u extra beveiligingsfuncties toevoegen, zoals tweefactorauthenticatie met sms-codes of het in bewaring geven van privé-encryptiesleutels aan een gerenommeerde derde partij (allemaal verkrijgbaar bij MyDocSafe).
Gemakkelijke inclusie
Het mooie van digitale handtekeningen is het gebruiksgemak, dus zorg ervoor dat u werkt met een oplossing die het eenvoudig maakt om ondertekeningsfunctionaliteit toe te voegen aan aanpasbare e-formulieren .
Digitale handtekeningen: grote kansen, groeiende verwachtingen…
Zelfs vóór de impact van Covid boden digitale handtekeningen al een reële kans om de klantervaring en operationele efficiëntie te verbeteren. De pandemie heeft de verwachtingen van consumenten ten aanzien van het gemak en de gebruiksvriendelijkheid van digitale handtekeningen alleen maar verhoogd – en het is nu aan bedrijven om hun aanbod te verbeteren en aan deze verwachtingen te voldoen.
De combinatie van eersteklas beveiliging en uitgebreide aanpasbare functionaliteit van MyDocSafe kan een belangrijke rol spelen bij het bieden van alle belangrijke voordelen die digitale handtekeningen bieden: een betere ervaring voor uw klanten en efficiëntere workflows voor uw bedrijf.
Bied een veilige en probleemloze digitale handtekeningervaring – en nog veel meer.