L'onboarding dei clienti in tempo di pandemia
Il Coronavirus ha costretto molte società di servizi professionali a ripensare il modo in cui acquisiscono i propri clienti. A causa delle norme di distanziamento sociale, le interazioni faccia a faccia non sono più il modo preferito per condurre controlli KYC, rinnovare contratti o vendere. Questi processi devono migrare online affinché un'azienda possa continuare a crescere e fidelizzare la propria base clienti. La trasformazione digitale è ormai una questione di sopravvivenza.
Le regole KYC erano già state inserite nella legislazione prima del Covid, come reazione all'ultima crisi finanziaria.
Molti governi sono desiderosi di facilitare la digitalizzazione dei processi di onboarding dei clienti per prevenire un collasso economico. Alcune autorità hanno pubblicato nuove linee guida, altre hanno introdotto modifiche alla legislazione AML/KYC.
Esempio FCA
Ad esempio, la FCA ha pubblicato delle linee guida rassicurando le aziende sulla possibilità di ritardare o posticipare alcune attività di due diligence con i clienti per prevenire interruzioni. In linea generale, tuttavia, la FCA ha avvertito le aziende di non allentare il proprio atteggiamento nei confronti del rischio normativo per far fronte alle attuali difficoltà.
Ecco un estratto dall'articolo che riassume la raccomandazione della FCA sui metodi AML/KYC digitali:
"Le aziende possono già utilizzare una combinazione dei seguenti elementi (ove appropriato):
- accettare la documentazione scansionata inviata via e-mail, preferibilmente in formato PDF
- richiedere la verifica dell'identità da parte di terzi per corroborare quella fornita dal cliente, ad esempio dal suo avvocato o commercialista
- chiedere ai clienti di inviare foto o video digitali per confrontarli con altre forme di identificazione raccolte come parte del processo di onboarding
- fare affidamento sulla due diligence svolta da altri, come il principale fornitore del conto bancario del cliente, laddove siano in vigore accordi appropriati per fornire l'accesso ai dati
- utilizzare fornitori commerciali che triangolano le fonti di dati per verificare la documentazione fornita
- utilizzare soluzioni di identità digitale per identificare i clienti quando un'azienda ritiene che la soluzione fornisca un livello adeguato di garanzia circa l'identità di una persona
- raccogliere e analizzare dati aggiuntivi per triangolare le prove fornite dal cliente, come geolocalizzazione, indirizzi IP, numeri di telefono verificabili
- verificare numeri di telefono, e-mail e/o indirizzi fisici inviando codici all'indirizzo del cliente per convalidare l'accesso agli account e
- richiedere ulteriori verifiche una volta che le restrizioni alla circolazione saranno revocate per il gruppo di clienti in questione"
In altre parole, manteniamo un atteggiamento pratico, compiamo ragionevoli sforzi per verificare l'identità e, in alcuni casi, ricontrollarla quando le restrizioni vengono revocate. Una corretta tenuta dei registri è quindi fondamentale per tenere traccia delle attività in ritardo.
Approccio MyDocSafe
Noi di MyDocSafe aiutiamo le aziende a portare online l'intero processo di onboarding dei clienti. Grazie allo sviluppo di una tecnologia di prototipazione estremamente potente, siamo in grado di mostrare l'intero processo end-to-end in pochi giorni. Nello specifico, il processo può includere tutti i passaggi necessari e può comprendere:
- Un percorso del cliente che include tutti i passaggi necessari che si riadattano automaticamente al volo in base alle scelte del cliente in termini di prodotti o circostanze
- Un flusso di lavoro amministrativo per la valutazione dei rischi, le notifiche e le approvazioni interne
- Migrazione automatica dei dati verso sistemi di terze parti
Inoltre, la piattaforma di onboarding MyDocSafe è in grado di offrire un white labeling completo che include:
- Dominio di accesso al portale
- Dominio di invio e-mail
- App mobile con marchio
- Modelli e formulazione dei messaggi
- Schema colori, loghi e caratteri
In questo modo i nostri clienti aziendali possono garantire che i loro clienti siano esposti a un'esperienza digitale coerente, migliorando la fiducia, la soddisfazione e la fidelizzazione.