Evenwichtsoefening in accountancy-DMS: Toegang versus beveiliging van klantgegevens
Als accountants en boekhouders balanceert u op een dunne lijn. U heeft dagelijks te maken met opdrachtbrieven, jaarverslagen, loonstroken, salarisadministratie en meer. Enerzijds wilt u uw klanten gemakkelijk en overzichtelijk toegang geven tot hun gegevens, op aanvraag. Anderzijds bent u verplicht deze gegevens op een conforme en veilige manier te verwerken.
Hoe kunnen toegangsvereisten in evenwicht worden gebracht met de hoge eisen aan beveiliging en processen die deze vertrouwelijke informatie stelt? Wat zijn enkele goede praktijken om hierbij te volgen?
Uitstekende klantenservice: 24/7 bereikbaarheid is alles.
Als het gaat om documentatie en data, zijn transparantie en directe toegang een basisvereiste voor de klanten van vandaag. De vierde industriële revolutie, teweeggebracht door de snelle versnelling en evolutie van technologie, heeft geleid tot een ware digitale transformatie van de samenleving.
Combineer deze ingrijpende maatschappelijke verandering met de invloed van de wereldwijde pandemie, die een sterke (en blijvende) nadruk heeft gelegd op werken op afstand, en het is gemakkelijk te begrijpen waarom naadloze digitale samenwerking en 24/7-bereikbaarheid zo'n belangrijk onderdeel zijn geworden van de moderne klantervaring in de accountancy.
Snelheid en een soepel verloop van processen zijn van het grootste belang bij online interacties. Klanten verwachten steeds vaker dat ze zelfstandig kunnen handelen, informatie kunnen inzien en taken kunnen voltooien wanneer het hen uitkomt. Het verkrijgen van antwoorden op vragen zou geen tijdrovende reeks e-mails en omvangrijke bijlagen moeten vereisen. In plaats daarvan groeit de verwachting dat het proces soepel, naadloos en 'zelfservice' verloopt.
De boekhoud- en accountancysector speelt in op deze uitdaging. Steeds meer bedrijven die een digitale transformatie doormaken, werken met oplossingen die deze efficiënte nieuwe manieren van werken mogelijk maken. Automatisering van repetitieve, administratieve taken biedt bijvoorbeeld een enorme kans voor de sector. Het helpt niet alleen om menselijke fouten te voorkomen, maar versnelt ook de workflows, wat leidt tot tevredener klanten en een snellere omzetgeneratie.
Uit een onderzoek onder 200 Britse accountants bleek dat 81% van hen door automatisering van eenvoudige taken zo'n 2 uur per dag kon besparen. Voor Schotse accountants lag dit percentage zelfs nog hoger, met een besparing van 3 tot 4 uur per dag – wat neerkomt op £120.000 aan gemiste inkomsten per jaar.
Het beheren van meerdere gegevensbronnen
Moderne accountancy vereist het vermogen om gegevens (veilig en conform de regelgeving) te verwerken uit een breed scala aan bronnen – zowel financiële als niet-financiële. Er is een dringende behoefte om deze binnenkomende gegevens te kunnen accepteren én beschermen, ongeacht het formaat of de presentatie ervan.
De voordelen van het kunnen ontvangen, verzamelen en interpreteren van een breder scala aan gegevens gaan verder dan alleen het praktische aspect. Hoe breder het scala aan bronnen dat inzicht geeft in een klant en diens unieke situatie, hoe meer inzicht er kan worden verkregen. Deze verbeterde informatie kan leiden tot beter onderbouwde aanbevelingen, betere rapportages en nauwkeurigere audits.
Wat is de beste manier om betrouwbare toegang tot een zo breed mogelijk scala aan gegevens te garanderen? Integraties met externe partijen maken dit proces steeds vaker mogelijk. Door zorgvuldig partners te kiezen met een gevestigd ecosysteem van integraties, kunnen boekhouders en accountants ervoor zorgen dat hun systemen in dit opzicht volledig geoptimaliseerd zijn.
De Zapier-integratie van MyDocSafe is een uitstekend voorbeeld van hoe functionaliteit op deze manier aan uw systeem kan worden toegevoegd. Het maakt een naadloze export mogelijk van gegevens uit webformulieren (die eenvoudig via MyDocSafe naar klanten kunnen worden verzonden) naar elk systeem dat met Zapier communiceert.
Met meerdere databronnen is het belangrijk om de continuïteit van uw 'front-of-house'-interface te waarborgen. Uw technische vereisten kunnen veranderen, maar klanten willen nog steeds vertrouwdheid en zekerheid. Een DMS voor accountants, zoals MyDocSafe, zorgt er niet alleen voor dat klanten gemakkelijk toegang hebben tot de antwoorden die ze zoeken, maar ook dat ze, zelfs als u uw back-endsystemen wijzigt, alles wat ze nodig hebben op dezelfde plek kunnen vinden.
Vertrouwen opbouwen in de accountancy
Een betrouwbare methode voor het delen van gegevens met klanten is meer dan alleen gemak. Het biedt ook een waardevolle kans om vertrouwen op te bouwen en de band met klanten te versterken. Een soepelere en professionelere uitwisseling van gegevens bevordert transparantie, wat de basis vormt voor elke solide klantrelatie.
Hoe kan dit bereikt en verbeterd worden? Een soepel onboardingproces biedt een uitstekende kans om indruk te maken en de toon te zetten voor de verdere ontwikkeling van uw professionele relatie. Door te werken met een DMS voor accountantskantoren zoals MyDocSafe kan de volledige onboardingervaring worden voorzien van uw eigen huisstijl, geautomatiseerd en aangepast aan de behoeften en verwachtingen van uw nieuwe klanten. Uw klanten kunnen zelfstandig werken via een zorgvuldig samengestelde workflow, waardoor u alle benodigde informatie op de meest efficiënte en veilige manier ontvangt.
Bovendien kunnen digitale handtekeningen worden aangevraagd en vastgelegd als onderdeel van een eenvoudig, geautomatiseerd proces. Geen gedoe meer met e-mails, geen vertragingen meer bij de afhandeling van geautoriseerde zaken. Automatische meldingen en herinneringen zorgen ervoor dat de voortgang snel en professioneel verloopt. De eerste indruk telt, en MyDocSafe garandeert een geweldige ervaring.
Na de onboarding biedt MyDocSafe uw klanten een portaal met uw eigen huisstijl, waardoor de interacties professioneel, veilig en vertrouwd aanvoelen. In plaats van te moeten navigeren door een reeks onbekende software-interfaces van derden (waardoor ze zich afvragen met wie ze nu eigenlijk te maken hebben!), blijven ze altijd in een vertrouwde omgeving.
Beste werkwijzen voor de toekomst
Tot slot volgen hier 4 essentiële werkwijzen die u kunt toepassen om te voldoen aan de verwachtingen van klanten op het gebied van beveiliging, 24/7-toegang en voorbeeldige klantenservice.
- Gedetailleerde toegangsrechten
Binnen je team kun je klantgegevens afschermen voor andere teamleden om zo 'virtuele Chinese muren' te creëren die de vertrouwelijkheid verbeteren. Dit is vooral belangrijk als je bedrijf werkt voor klanten die mogelijk rechtstreeks met elkaar concurreren.
- Klantenportalen
Als u uw klanten een echt persoonlijke service wilt bieden en wilt laten zien dat u kunt rekenen op uitstekende klantenservice, functionaliteit en beveiliging, dan is het gebruik van op maat gemaakte klantportalen essentieel. Door elke klant een eigen uniek toegangspunt te geven, wordt het accountbeheer intern veel soepeler.
- Versleuteling
Het spreekt voor zich dat u moet werken met een boekhoudkundig DMS dat encryptie biedt om de volledige beveiliging van de gegevens van uw klanten te garanderen. Voor bepaalde klanten die mogelijk extra beveiligingslagen nodig hebben of aanvragen, kan toegang tot privé-encryptiesleutels een extra zekerheid bieden.
- Werken met webformulieren
Uw methoden voor gegevensverzameling moeten net zo veilig zijn als uw methoden voor gegevensopslag en -presentatie. Zoek naar een boekhoudkundig DMS dat webformulierfunctionaliteit biedt, waarmee u veilig gegevens rechtstreeks van uw klanten kunt verzamelen.
Een boekhoud-DMS met beveiliging en 24/7-toegang als kern.
MyDocSafe is een DMS voor accountantskantoren, gebouwd op de evenwichtsprincipes van directe, on-demand toegang en totale beveiliging. Van soepele, geautomatiseerde onboarding tot volledig gepersonaliseerde klantportalen, van hoogwaardige encryptie tot functionele webformulieren en gedetailleerde toegangsrechten – verras, verheug en stel uw klanten gerust bij elke interactie.
DMS = Document Management System