Ustawa o bilansowaniu DMS w księgowości: dostęp a bezpieczeństwo danych klientów

Jako księgowi i księgowi, balansujecie na granicy ryzyka. Codziennie macie do czynienia z listami intencyjnymi, raportami rocznymi, paskami wypłat, raportami płacowymi i wieloma innymi. Z jednej strony chcecie zapewnić swoim klientom łatwy dostęp do danych, w przejrzysty i dostępny „na żądanie”. Z drugiej strony, musicie przetwarzać te dane w sposób zgodny z przepisami i bezpieczny.

Jak można zrównoważyć wymagania dostępu z wysokim poziomem bezpieczeństwa i procedur, jakich wymagają te poufne informacje? Jakich najlepszych praktyk należy przestrzegać w tym zakresie?

Wygrywająca obsługa klienta: całodobowy dostęp to podstawa

Jeśli chodzi o dokumentację i dane, przejrzystość i natychmiastowy dostęp to podstawowe oczekiwania dzisiejszych klientów. Czwarta rewolucja przemysłowa, zapoczątkowana gwałtownym przyspieszeniem i ewolucją technologii, oznacza prawdziwą cyfrową transformację społeczeństwa.

Połącz tę sejsmiczną zmianę społeczną z wpływem globalnej pandemii, która wywarła silny (i długotrwały) nacisk na pracę zdalną, a łatwo zrozumieć, dlaczego płynna współpraca cyfrowa i dostęp 24/7 stały się tak ważnym elementem nowoczesnego doświadczenia klienta w branży księgowej.

Bezpośredniość i płynność procesu mają kluczowe znaczenie w przypadku interakcji online. Klienci coraz częściej oczekują możliwości samodzielnego działania, dostępu do informacji i realizacji zadań w dogodnym dla siebie czasie. Uzyskanie odpowiedzi na pytania nie powinno wiązać się z pracochłonną korespondencją e-mail i przesyłaniem obszernych załączników. Zamiast tego, rośnie oczekiwanie, że proces będzie przebiegał sprawnie, bezproblemowo i „samoobsługowo”.

Księgowość i rachunkowość stają na wysokości zadania, aby sprostać temu wyzwaniu. Coraz więcej firm przechodzących transformację cyfrową korzysta z rozwiązań, które mogą ułatwić te nowe, efektywne metody pracy. Automatyzacja powtarzalnych zadań administracyjnych, na przykład, stanowi ogromną szansę dla branży. Nie tylko pomaga ona chronić przed błędami ludzkimi, ale także przyspiesza przepływy pracy, co przekłada się na zadowolenie klientów i krótszy czas generowania przychodów.

Ankieta przeprowadzona wśród 200 brytyjskich księgowych wykazała, że automatyzacja prostych zadań pozwoliłaby 81% z nich zaoszczędzić około 2 godzin dziennie. W przypadku księgowych w Szkocji liczba ta była jeszcze wyższa i wynosiła około 3-4 godzin dziennie – co przekłada się na 120 000 funtów niewykorzystanego przychodu rocznie.

Zarządzanie wieloma źródłami danych

Współczesna księgowość wymaga możliwości przetwarzania danych (bezpiecznie i zgodnie z przepisami) z szerszego zakresu źródeł danych – finansowych i niefinansowych. Istnieje pilna potrzeba zarówno akceptacji, jak i ochrony tych danych przychodzących, niezależnie od formatu i prezentacji.

Korzyści płynące z możliwości otrzymywania, gromadzenia i interpretowania szerszego zakresu danych mają charakter nie tylko praktyczny. Im szerszy zakres źródeł rzucających światło na klienta i jego unikalną sytuację, tym głębszy wgląd można uzyskać. Ta rozszerzona wiedza może prowadzić do bardziej trafnych rekomendacji, lepszego raportowania i dokładniejszego audytu.

Jaki jest najlepszy sposób na zapewnienie niezawodnego dostępu do jak najszerszego zakresu danych? Coraz częściej integracje z rozwiązaniami innych firm torują drogę do płynnego przebiegu tego procesu. Starannie dobierając partnerów z ugruntowanym ekosystemem integracji, księgowi i księgowi mogą zapewnić pełną optymalizację swoich systemów pod tym względem.

Integracja MyDocSafe z Zapier to doskonały przykład tego, jak można w ten sposób dodać funkcjonalność do systemu. Umożliwia ona bezproblemowy eksport danych z formularzy internetowych (łatwo przesyłanych klientom przez MyDocSafe) do dowolnego systemu obsługującego Zapier.

W przypadku wielu źródeł danych ważne jest zapewnienie trwałości okna „front-of-house”. Twoje wymagania techniczne mogą się zmieniać, ale klienci nadal chcą mieć pewność i pewność. Oprócz zapewnienia im łatwego dostępu do poszukiwanych odpowiedzi, system DMS dla księgowości, taki jak MyDocSafe, oznacza, że nawet po zmianie systemów zaplecza, klienci nadal znajdą wszystko, czego potrzebują, w tym samym miejscu.

Budowanie zaufania do księgowości

Niezawodna metoda udostępniania danych klientom to coś więcej niż tylko wygoda. To również cenna okazja do budowania zaufania i poprawy relacji. Płynniejsze i bardziej profesjonalne udostępnianie danych sprzyja przejrzystości, która stanowi fundament wszystkich solidnych relacji z klientami.

Jak to osiągnąć i udoskonalić? Sprawny proces wdrożenia daje realną szansę na zrobienie wrażenia i nadanie tonu długofalowej relacji zawodowej. Współpraca z systemem DMS dla księgowości, takim jak MyDocSafe, oznacza, że cały proces wdrożenia może być obrandowany, zautomatyzowany i dostosowany do indywidualnych potrzeb i oczekiwań nowych klientów. Twoi klienci mają możliwość samodzielnej pracy w ramach starannie opracowanego procesu, dostarczając Ci wszystkich niezbędnych informacji w możliwie najefektywniejszy i najbezpieczniejszy sposób.

Dodatkowo, podpisy cyfrowe można zamawiać i rejestrować w ramach prostego, zautomatyzowanego procesu. Koniec z ciągłym wysyłaniem e-maili i opóźnieniami w realizacji zamówień. Automatyczne powiadomienia i przypomnienia zapewniają szybki i profesjonalny przebieg prac. Pierwsze wrażenie jest najważniejsze, a MyDocSafe gwarantuje doskonałe doświadczenia.

Po wdrożeniu MyDocSafe oferuje klientom firmowy portal, dzięki czemu bieżąca interakcja jest profesjonalna, bezpieczna i znajoma. Zamiast konieczności poruszania się po szeregu nieznanych interfejsów oprogramowania firm trzecich (co sprawia, że klienci zastanawiają się, z kim tak naprawdę współpracują!), pozostaną na znanym, godnym zaufania terytorium przez cały czas.

Najlepsze praktyki na przyszłość

Podsumowując, przedstawiamy 4 podstawowe praktyki, które należy wdrożyć, aby sprostać oczekiwaniom klientów w zakresie bezpieczeństwa, całodobowego dostępu i wzorowej obsługi klienta.

1. Szczegółowe prawa dostępu

W swoim zespole możesz ukryć dane klientów przed pozostałymi członkami, tworząc „wirtualne mury chińskie” zwiększające poufność. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja firma pracuje dla klientów, którzy mogą ze sobą bezpośrednio konkurować.

2. Portale klientów

Jeśli chcesz zapewnić swoim klientom prawdziwie spersonalizowaną obsługę i zademonstrować obsługę klienta na najwyższym poziomie, funkcjonalność i bezpieczeństwo, kluczowe jest wykorzystanie spersonalizowanych portali klienta. Zapewniając każdemu klientowi własny, unikalny punkt dostępu, zarządzanie kontem staje się znacznie płynniejsze.

3. Szyfrowanie

Nie trzeba dodawać, że warto korzystać z systemu DMS dla księgowości, który oferuje szyfrowanie, aby zapewnić całkowite bezpieczeństwo danych klientów. W przypadku niektórych klientów, którzy mogą potrzebować lub żądać dodatkowych poziomów zabezpieczeń, dostęp do prywatnych kluczy szyfrujących może zapewnić dodatkową ochronę.

4. Praca z formularzami internetowymi

Twoje metody gromadzenia danych powinny być tak bezpieczne, jak metody ich przechowywania i prezentacji. Poszukaj systemu DMS do obsługi księgowości, który oferuje funkcjonalność formularzy internetowych, umożliwiając bezpieczne gromadzenie danych bezpośrednio od klientów.

System DMS do księgowości z zabezpieczeniami i całodobowym dostępem w centrum uwagi

MyDocSafe to system DMS dla księgowości, który łączy w sobie zasady natychmiastowego dostępu na żądanie i całkowitego bezpieczeństwa. Od sprawnego, zautomatyzowanego procesu rejestracji, przez w pełni firmowe portale klienckie, szyfrowanie na najwyższym poziomie, po funkcjonalne formularze internetowe i szczegółowe prawa dostępu – zaskakuj, zachwycaj i uspokajaj swoich klientów przy każdej interakcji.

DMS = System Zarządzania Dokumentami