Equilíbrio delicado no sistema de gestão de dados contábeis: acesso versus segurança nos dados do cliente.
Como contabilistas e escriturários, vocês caminham na corda bamba. Diariamente, lidam com cartas de contratação, relatórios anuais, recibos de pagamento, folhas de pagamento e muito mais. Por um lado, querem dar aos seus clientes acesso fácil aos seus dados, de forma clara e sob demanda. Por outro, têm a obrigação de tratar esses dados de forma segura e em conformidade com as normas.
Como conciliar os requisitos de acesso com os altos níveis de segurança e processos exigidos por essas informações confidenciais? Quais são algumas das melhores práticas a serem observadas nesse contexto?
Atendimento ao cliente excepcional: acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, é fundamental.
Quando se trata de documentação e dados, transparência e acesso instantâneo são expectativas básicas para os clientes de hoje. A quarta revolução industrial, impulsionada pela rápida aceleração e evolução da tecnologia, representou a verdadeira transformação digital da sociedade.
Combine essa mudança social profunda com a influência da pandemia global, que deu uma forte (e duradoura) ênfase às práticas de trabalho remoto, e fica fácil entender por que a colaboração digital perfeita e o acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, se tornaram um componente tão importante da experiência moderna do cliente na área de contabilidade.
Agilidade e fluidez nos processos são de suma importância quando se trata de interações online. Os clientes esperam cada vez mais poder agir de forma independente, acessando informações e concluindo tarefas quando lhes for mais conveniente. Obter respostas para perguntas não deveria exigir uma série de e-mails trabalhosos e anexos volumosos. Em vez disso, há uma expectativa crescente de que o processo seja simples, descomplicado e de "autoatendimento".
A contabilidade e a gestão financeira estão se adaptando para enfrentar esse desafio. Cada vez mais, empresas em processo de transformação digital estão utilizando soluções que facilitam essas novas formas de trabalho eficientes. A automação de tarefas administrativas repetitivas, por exemplo, representa uma enorme oportunidade para o setor. Além de ajudar a evitar erros humanos, ela também agiliza os fluxos de trabalho, resultando em clientes mais satisfeitos e menor tempo de retorno do investimento.
Em uma pesquisa com 200 contadores do Reino Unido , descobriu-se que, para 81% deles, a automação de tarefas simples poderia economizar cerca de 2 horas por dia. Para os contadores escoceses, esse número foi ainda maior, com uma economia de cerca de 3 a 4 horas diárias – o que equivale a £ 120.000 em receita não aproveitada por ano.
Gerenciando múltiplas fontes de dados
A contabilidade moderna exige a capacidade de lidar com dados (de forma segura e em conformidade com as normas) provenientes de uma gama mais ampla de fontes – financeiras e não financeiras. Há uma necessidade premente de poder aceitar e proteger esses dados recebidos, independentemente do formato ou da apresentação.
Os benefícios de poder receber, coletar e interpretar uma gama mais ampla de dados vão além do aspecto puramente prático. Quanto maior a variedade de fontes que lançam luz sobre um cliente e sua situação específica, mais insights podem ser obtidos. Essa inteligência aprimorada pode levar a recomendações mais bem fundamentadas, relatórios mais precisos e auditorias mais acuradas.
Qual a melhor maneira de garantir acesso confiável à mais ampla gama de dados? Cada vez mais, as integrações com terceiros estão abrindo caminho para o bom funcionamento desse processamento. Ao escolher cuidadosamente parceiros com um ecossistema de integrações consolidado, os contadores e escritórios de contabilidade podem garantir que seus sistemas estejam totalmente otimizados nesse aspecto.
A integração do Zapier com a MyDocSafe é um ótimo exemplo de como funcionalidades podem ser adicionadas ao seu sistema dessa maneira. Ela permite a exportação perfeita de dados de formulários web (facilmente enviados aos clientes através da MyDocSafe) para qualquer sistema que se comunique com o Zapier.
Com múltiplas fontes de dados envolvidas, é importante garantir a permanência da sua interface principal. Seus requisitos técnicos podem mudar, mas os clientes ainda desejam familiaridade e segurança. Além de garantir que eles tenham fácil acesso às respostas que procuram, um sistema de gestão contábil como o MyDocSafe significa que, mesmo que você altere seus sistemas internos, os clientes ainda encontrarão tudo o que precisam no mesmo lugar.
Construindo confiança na contabilidade
Ter um método confiável para compartilhar dados com os clientes vai além da simples conveniência. Representa também uma valiosa oportunidade para construir confiança e fortalecer o relacionamento. Um compartilhamento de dados mais ágil e profissional promove a transparência, que é a base de qualquer relacionamento sólido com o cliente.
Como isso pode ser alcançado e aprimorado? Um processo de integração tranquilo oferece uma oportunidade real de causar uma boa impressão e definir o tom de como seu relacionamento profissional se desenvolverá ao longo do tempo. Trabalhar com um sistema de gestão contábil (DMS) como o MyDocSafe significa que toda a experiência de integração pode ser personalizada, automatizada e adaptada para atender perfeitamente às necessidades e expectativas de seus novos clientes. Seus clientes são capacitados a trabalhar de forma independente, por meio de um fluxo cuidadosamente elaborado, fornecendo todas as informações necessárias da maneira mais eficiente e segura possível.
Além disso, assinaturas digitais podem ser solicitadas e capturadas como parte de um fluxo simples e automatizado. Sem necessidade de responder a e-mails, sem atrasos para que os negócios autorizados avancem. Notificações e lembretes automáticos garantem que o processo seja rápido e profissional. A primeira impressão é a que fica, e a MyDocSafe garante uma ótima experiência.
Após o processo de integração, a MyDocSafe oferece aos seus clientes um portal personalizado, garantindo que as interações subsequentes sejam profissionais, seguras e familiares. Em vez de terem que navegar por uma série de interfaces de software desconhecidas de terceiros (levando-os a questionar com quem estão realmente interagindo!), eles permanecerão em um ambiente familiar e confiável o tempo todo.
Melhores práticas para o futuro
Para concluir, aqui estão 4 práticas essenciais a serem implementadas para atender às expectativas dos clientes em relação à segurança, acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana e atendimento ao cliente exemplar.
- Direitos de acesso granulares
Dentro da sua equipe, você pode ocultar dados de clientes de outros membros para criar "muros da China virtuais" que aumentam a confidencialidade. Isso é especialmente importante se sua empresa trabalha para clientes que podem ser concorrentes diretos entre si.
- Portais do cliente
Se você busca oferecer aos seus clientes um serviço verdadeiramente personalizado e demonstrar atendimento ao cliente, funcionalidade e segurança de alto nível, o uso de portais de clientes personalizados é fundamental. Ao fornecer a cada cliente seu próprio ponto de acesso exclusivo, o gerenciamento de contas se torna muito mais eficiente internamente.
- Criptografia
É evidente que você deve trabalhar com um sistema de gestão contábil (DMS) que ofereça criptografia para garantir a segurança total dos dados de seus clientes. Para determinados clientes que necessitem ou solicitem camadas adicionais de segurança, o acesso a chaves de criptografia privadas pode proporcionar uma tranquilidade extra.
- Trabalhar com formulários da Web
Seus métodos de coleta de dados devem ser tão seguros quanto seus métodos de armazenamento e apresentação de dados. Procure um sistema de gestão contábil (DMS) que ofereça funcionalidade de formulários online, permitindo a coleta segura de dados diretamente de seus clientes.
Um sistema de gestão contábil com segurança e acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, como pilares fundamentais.
MyDocSafe é um sistema de gestão contábil (DMS) construído com base no equilíbrio entre acesso instantâneo e sob demanda e segurança total. Desde um processo de integração automatizado e eficiente até portais de clientes totalmente personalizados, criptografia de ponta, formulários web funcionais e direitos de acesso granulares, surpreenda, encante e tranquilize seus clientes a cada interação.
DMS = Sistema de Gestão de Documentos