Wie sende ich meinen Kunden die AGB zur Unterzeichnung?
Wie sende ich meinen Kunden die AGB zur Unterzeichnung?
Wie lade ich ein Dokument (z. B. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen) hoch und sende es zur elektronischen Unterzeichnung an alle Kunden?
Wenn Sie bereits Kundenkontakte, Gruppen und Ordner erstellt haben, fahren Sie direkt mit Schritt 4 fort.
1. Gehen Sie zu Firmenkontakte ("..." -> Firmenkontakte).
2. Erstellen Sie eine Kontaktgruppe (z. B. „Kunden“ oder „Mitarbeiter“).
3. Laden Sie Ihre Kontaktliste in die ausgewählte Gruppe hoch. Verwenden Sie dazu eine CSV-Datei. Fügen Sie der CSV-Datei unbedingt eine Spalte mit einem Ordnernamen hinzu. In diesem Ordner werden die von den einzelnen Kunden signierten Dokumente abgelegt. Beim Importieren von Kunden können Sie den Speicherort dieses Ordners festlegen. Bitte beachten Sie, dass dieser Ordner nicht in Kundenportalen, sondern in Ihrem Unternehmensbereich erstellt wird (er ist also nicht für Kunden sichtbar). Sie können für jeden Kunden einen separaten Ordner anlegen.
4. Laden Sie das Dokument hoch, das Sie versenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie dann „Zum Unterschreiben senden“.
5. Geben Sie im Feld „E-Mail-Adresse oder Name der Kontaktgruppe“ den Namen der Kontaktgruppe ein, die Sie in Punkt (2) erstellt haben. Alle einzelnen Kontakte werden automatisch geladen. Erstellen Sie optional eine Begrüßungs- und eine Dankesnachricht.
6. Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen anzeigen“. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen „Einzelkopien an alle Mitglieder senden“. Dadurch wird das System angewiesen, so viele unabhängige elektronische Signaturanfragen auszulösen, wie im vorherigen Schritt Kontakte hinzugefügt wurden.
7. Optional können Sie auch das Kontrollkästchen „Signiertes Dokument im jeweiligen Kontaktordner anstatt im selben Bereich wie das Dokument ablegen“ aktivieren. Dadurch werden signierte Dokumente in separaten Ordnern abgelegt, die Sie in Schritt (3) erstellt haben.
8. Klicken Sie auf „Weiter“. Im letzten Schritt fügen Sie einen einzelnen Satz von Feldern für die elektronische Signatur in das Dokument ein und klicken auf „Zum Signieren senden“.
Notiz:
Bitte beschränken Sie den Import auf maximal 200 Kontakte gleichzeitig.