Hoe verstuur je de algemene voorwaarden ter ondertekening naar al je klanten?

Hoe upload ik een document (bijvoorbeeld algemene voorwaarden) en verstuur ik het naar al mijn klanten ter elektronische ondertekening?

Als je al klantcontacten, groepen en mappen hebt aangemaakt, ga dan direct naar stap 4.

1. Ga naar Bedrijfscontacten ("..." -> bedrijfscontacten).

2. Maak een contactgroep aan (bijvoorbeeld 'Klanten' of 'Medewerkers').

3. Upload de lijst met uw contactpersonen naar de gekozen groep. Gebruik een CSV-bestand. Zorg ervoor dat u een kolom met een 'mapnaam' toevoegt aan het CSV-bestand. Deze map wordt gebruikt om documenten op te slaan die door elke klant zijn ondertekend. Bij het importeren van klanten kunt u bepalen waar deze map moet worden aangemaakt. Houd er rekening mee dat deze map niet in de klantportalen wordt aangemaakt, maar in uw bedrijfsomgeving (deze wordt dus niet gedeeld met klanten). U kunt voor elke klant een aparte map aanmaken.

4. Upload het document dat u wilt versturen, klik er met de rechtermuisknop op en kies vervolgens 'Verzenden voor ondertekening'.

5. Typ in het veld "E-mailadres of contactgroepnaam" de naam van de contactgroep die u in punt (2) hierboven hebt aangemaakt. Alle individuele contactpersonen worden automatisch geladen. Maak een welkomst- en bedankbericht aan (optioneel).

6. Klik op 'Geavanceerde opties weergeven'. Vink vervolgens het vakje 'Individuele kopieën naar alle leden verzenden' aan. Hiermee geeft u het systeem de opdracht om evenveel onafhankelijke e-handtekeningverzoeken te genereren als er contactpersonen zijn toegevoegd in de vorige stap.

7. U kunt er ook voor kiezen om het vakje 'Ondertekend document in elke contactmap plaatsen in plaats van in dezelfde map als het document' aan te vinken. Hierdoor worden ondertekende documenten opgeslagen in aparte mappen die u in stap (3) hierboven hebt aangemaakt.

8. Klik op Doorgaan. In de laatste stap plaatst u één set velden voor de elektronische handtekening op het document en klikt u op 'Verzenden voor ondertekening'.

Opmerking:

Beperk de import tot maximaal 200 contacten per keer.