Serienbrieffunktion – Versenden individuell gestalteter Dokumente an eine große Gruppe von Empfängern zur elektronischen Signatur (Premium-Service)

Sehen Sie sich dieses Tutorial an:

Sie können eine Dokumentvorlage mithilfe unserer Serienbrieffunktion an eine große Gruppe von Personen senden. Das Dokument kann von einem oder zwei Unterzeichnern signiert werden. Für die korrekte Durchführung des Vorgangs benötigen Sie eine CSV-Datei, die entsprechenden Variablennamen in Ihrer Dokumentvorlage, den Vorlagennamen und Ihre Begrüßungsnachricht.

Das Grundprinzip des Serienbriefversands ist einfach: Eine Datenzeile aus einer CSV-Datei wird gelesen, die entsprechenden Variablen in der Dokumentvorlage und der E-Mail-Nachricht werden gesucht, durch Werte ersetzt, ein Dokument erstellt und dieses zur Signatur an die entsprechenden E-Mail-Adressen unter Anwendung der globalen Einstellungen für elektronische Signaturen gesendet. Anschließend wird die nächste Zeile der CSV-Datei gelesen und der Vorgang wiederholt, bis das Ende der Datei erreicht ist.

Hier die einzelnen Schritte:

1. Dokumentvorlage konfigurieren

Sie können dem Dokumentvorlagennamen und dem Dokumenttext individuelle Variablennamen hinzufügen. Beispielsweise könnte eine Dokumentvorlagenvorlage „Verlobungsschreiben für {Vorname} {Nachname}“ heißen, sodass nach dem Seriendruck alle signierten Versionen des Dokuments leicht identifiziert werden können. Ein Beispiel finden Sie hier:

Es gibt zwei Arten von Variablen:

a. Variablen in geschweiften Klammern {} werden durch Daten aus der CSV-Datei ersetzt. Verwenden Sie diese, um das Dokument mit individuellen Namen, Adressen usw. anzupassen.

b. Variablen in eckigen Klammern [] werden durch Felder für die elektronische Signatur ersetzt und dem Unterzeichner zum Ausfüllen angezeigt. Es sind nur wenige Variablen dieses Typs zulässig: [#signature.1#], [#date.1#], [#text.1#] für den ersten Unterzeichner und [#signature.2#], [#date.2#], [#text.2#] für den zweiten Unterzeichner.

Falls in Ihrer CSV-Datei Informationen fehlen und Sie möchten, dass ein relevanter Unterzeichner diese stattdessen bereitstellt, müssen Sie in der Dokumentvorlage einen entsprechenden Variablennamen mit folgendem Code hinzufügen:

{^Variable_name}[#text.1#] {/Variable_name} für den ersten Unterzeichner und {^Variable_name}[#text.2#] {/Variable_name} für den zweiten Unterzeichner.

Wenn die Variable beispielsweise „Geburtsort“ heißt und der erste Unterzeichner diese angeben soll, falls sie in der CSV-Datei fehlt, suchen Sie in Ihrer Vorlage nach {Geburtsort} und fügen Sie {^Geburtsort}[#text.1#]{/Geburtsort} hinzu. Falls Sie stattdessen das Geburtsdatum benötigen, verwenden Sie [#Datum.1#] oder [#Datum.2#].

Sie sagen hier einfach: „Suchen Sie in der CSV-Datei nach einer Variable namens {X} und ersetzen Sie diese, falls Sie sie finden, in der Dokumentvorlage durch ihren Wert. Falls Sie sie nicht finden, bitten Sie Unterzeichner 1 oder Unterzeichner 2, den Wert als Text oder Datum anzugeben.“

Hier ist eine Beispieltabelle, die mit Variablen aus der CSV-Datei gefüllt und von zwei Personen vervollständigt und unterschrieben werden muss:

2. Konfigurieren Sie die CSV-Datei

Sie können in Microsoft Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen eine CSV-Datei erstellen. CSV steht für „Comma Separated Values“ (Kommagetrennte Werte) und ist ein einfaches Textformat.

Jede Spalte in der CSV-Datei muss eine Überschrift haben, die dem Variablennamen im Dokument entspricht (jede Variable muss in der Dokumentvorlage in geschweiften Klammern stehen, benötigt aber in der CSV-Datei keine Klammern).

Wie bereits erwähnt, sind maximal zwei Unterzeichner zulässig. Die Spaltenüberschrift für den ersten Unterzeichner muss „E-Mail“ lauten. Die Spaltenüberschrift für den zweiten Unterzeichner muss „E-Mail2“ lauten.

3. Begrüßungsnachricht konfigurieren

Sie können geschweifte Klammern {} in der Begrüßungsnachricht verwenden, um die Anrede oder die E-Mail-Überschrift anzupassen. Wenn beispielsweise eine Nachricht „Sehr geehrte/r {Vorname}“ lautet und die CSV-Datei eine Spalte namens „Vorname“ enthält, ersetzen wir die Variable durch den tatsächlichen Namen.

4. E-Mail senden

Nachdem Sie die CSV-Datei hochgeladen, die Begrüßungs- und Dankesnachrichten ausgefüllt und auf die Schaltfläche „Zum Signieren per Serienbrief senden“ geklickt haben, beginnen wir mit dem Einlesen der Datei, ersetzen Variablen durch Werte, erstellen Dokumente anhand von Vorlagen und senden Anfragen zur elektronischen Signatur an die entsprechenden E-Mail-Adressen.

Die Schaltfläche „Per Serienbrief zur Unterschrift senden“ finden Sie an zwei Stellen: rechts neben dem Namen der Dokumentvorlage und, sobald Sie die Dokumentvorlage geöffnet haben, oben im Bedienfeld, wie unten dargestellt:

Im Dashboard „MySignatures“ können Sie den Fortschritt und den Status aller ausstehenden Transaktionen einsehen.

Bitte beachten Sie, dass wir unterschriebene Dokumente standardmäßig neben dem Original ablegen. Wenn Sie die unterschriebene Version an einem anderen Ort ablegen möchten, müssen Sie (1) einen Kontakt anlegen, (2) einen Ordner/ein Portal für die Ablage erstellen und (3) diesen Ordner/dieses Portal dem Kontakt zuordnen.

Preisgestaltung

A. Abonnementkunden

Mailermail ist ein Premium-Service.

Wir berechnen Ihnen 0,25 £ oder den entsprechenden Gegenwert pro Zeile in der CSV-Datei.

Wenn die Datei beispielsweise 50 Zeilen enthält, berechnen wir 12,50 £ zzgl. MwSt. (falls zutreffend). Um Ihnen das Testen des Services zu ermöglichen, berechnen wir Ihnen nichts, wenn die CSV-Datei weniger als 4 Zeilen enthält.

B. AppSumo-Kunden

Mailermail ist ein Premium-Service.

Wir berechnen Ihnen 1,00 £ oder den entsprechenden Gegenwert pro Zeile in der CSV-Datei.

Wenn die Datei beispielsweise 50 Zeilen enthält, berechnen wir 50 £ zzgl. MwSt. (falls zutreffend). Um Ihnen das Testen des Services zu ermöglichen, berechnen wir Ihnen keine Gebühren, wenn die CSV-Datei weniger als 4 Zeilen enthält.