5. Add your Contacts
5. Agrega tus contactos
Nuestra función Contactos es un mini CRM que le permite gestionar información importante sobre sus clientes potenciales, clientes o personal. Cada contacto cuenta con una hoja de datos personalizable según sus necesidades, que le permite consultar los portales a los que tiene acceso y los grupos a los que pertenece. También puede establecer vínculos entre contactos para realizar un seguimiento de relaciones complejas.
La función de contactos MyDocSafe le permite realizar un seguimiento de la información del cliente, las relaciones entre los contactos y los portales a los que tienen acceso, lo que le permite administrar fácilmente incluso los acuerdos más complejos.
Puede agregar contactos uno por uno o en masa a través de un importador de archivos CSV.
Disponemos de 2 tipos de contactos, Contactos individuales (personas físicas) y Contactos organizativos.
Contactos individuales
Cada contacto individual en MyDocSafe debe tener una dirección de correo electrónico única. El nombre y los apellidos también son obligatorios. Los demás campos son opcionales.
Características principales:
Tarjeta de contacto
La primera pestaña de un contacto es una tarjeta de contacto que contiene información básica sobre el contacto. Además de la información básica y el estado del contacto, puede configurar dos campos opcionales:
1. Contraseña predeterminada para firmar documentos: si esta es su medida de seguridad preferida
2. Carpeta vinculada para almacenar documentos firmados: si desea almacenar todos los documentos firmados por este contacto en una carpeta específica
Campos personalizados
La segunda pestaña de un contacto contiene campos personalizados definidos por el usuario donde puede crear su propia lista de campos que desea recopilar y almacenar.
Campo de golf
Los enlaces le permiten crear relaciones entre contactos para facilitar el seguimiento de las complejas relaciones personales y organizacionales entre sus clientes. ¿Un contacto es accionista, empleado, director o socio de otro? La sección de enlaces le mostrará contactos relacionados para facilitar la navegación.
Portales
La sección de portales te mostrará todos los portales a los que está invitado un contacto.
Grupos de contacto
Agregue contactos a un grupo si distribuye documentos para su aprobación a una lista de usuarios con frecuencia (empleados, accionistas, directores, etc.) y no desea agregarlos individualmente cada vez que envíe un documento para su firma. Una vez configurado, puede usar el nombre del grupo en el campo "Firmante" al enviar un documento. Después de hacer clic en "Siguiente", importaremos todos los usuarios individuales que pertenecen a ese grupo para ahorrarle tiempo.
Tenga en cuenta que es posible que deba seleccionar la opción "Todos firman una copia separada del documento" en la configuración de diseño electrónico avanzada, si está distribuyendo documentos, en lugar de firmar el mismo documento de manera rotatoria.
Contactos organizacionales
Cada contacto organizacional en MyDocSafe debe tener un nombre único. Los demás campos son opcionales.
Características principales:
Tarjeta de contacto
La primera pestaña de un contacto es una tarjeta de contacto que contiene información básica sobre el contacto.
Campos personalizados
La segunda pestaña de un contacto contiene campos personalizados definidos por el usuario donde puede crear su propia lista de campos que desea recopilar y almacenar.
Campo de golf
Los enlaces le permiten crear relaciones entre contactos para facilitar el seguimiento de las complejas relaciones personales y organizacionales entre sus clientes. ¿Un contacto es accionista, empleado, director o socio de otro? La sección de enlaces le mostrará contactos relacionados para facilitar la navegación.
Portales
La sección de portales le mostrará todos los portales que tienen el mismo nombre que el nombre del contacto organizacional.
Ahora, vaya al siguiente paso.
6. Crea tu primer flujo de trabajo
O bien, pasar al paso anterior