5. Додайте свої контакти
5. Додайте свої контакти
Наша функція «Контакти» — це міні-CRM, яка дозволяє вам зберігати важливу інформацію про ваших потенційних клієнтів, клієнтів або співробітників. Кожен контакт має таблицю даних, яку можна налаштувати відповідно до ваших потреб, і вона дозволяє вам переглядати портали, до яких контакт має доступ, та групи, до яких він належить. Ви також можете налаштувати посилання між контактами для відстеження складних взаємовідносин.
Функція «Контакти» дозволяє відстежувати інформацію про клієнтів, зв’язки між контактами та портали, до яких вони мають доступ, що спрощує керування навіть найскладнішими домовленостями.
Ви можете додавати контакти по одному або масово за допомогою імпортера CSV-файлів.
У нас є 2 типи контактів: індивідуальні контакти (фізичні особи) та контакти організацій.
Індивідуальні контакти
Кожен окремий контакт у MyDocSafe повинен мати унікальну адресу електронної пошти. Ім’я та прізвище також обов’язкові. Усі інші поля необов’язкові.
Ключові характеристики:
Картка контакту
Перша вкладка в контакті – це Картка контакту, яка містить основну інформацію про контакт. Окрім основної контактної інформації та статусу контакту, ви можете налаштувати два додаткові поля:
1. Пароль за замовчуванням для підписання документів – якщо це ваш бажаний захід безпеки
2. Пов’язана папка для зберігання підписаних документів – якщо ви хочете зберігати всі документи, підписані цим контактом, у певній папці
Налаштовувані поля
Друга вкладка в контакті містить користувацькі поля, де ви можете створити власний список полів, які хочете збирати та зберігати.
Посилання
Посилання дозволяють створювати зв’язки між контактами, щоб вам було легше відстежувати складні особисті та організаційні відносини між вашими клієнтами. Чи є контакт акціонером, співробітником, директором чи партнером іншої особи? У розділі посилань відображатимуться пов’язані контакти для зручної навігації.
Портали
У розділі порталів буде показано всі портали, на які запрошено контакт.
Групи контактів
Додайте контакти до групи, якщо ви часто надсилаєте документи на затвердження списку користувачів (співробітників, акціонерів, директорів тощо) і не хочете додавати цих користувачів окремо щоразу, коли надсилаєте документ на підпис. Після налаштування ви можете використовувати назву групи в полі «підписант» під час надсилання документа. Після натискання кнопки «Далі» ми імпортуємо всіх окремих користувачів, які належать до цієї групи, щоб заощадити ваш час.
Зверніть увагу, що вам може знадобитися вибрати опцію «Усі підписують окрему копію документа» в розширених налаштуваннях esign, якщо ви розповсюджуєте документи, а не підписувати один і той самий документ по колу.
Контакти організації
Кожен контакт в організації в MyDocSafe повинен мати унікальне ім’я. Усі інші поля необов’язкові.
Ключові характеристики:
Картка контакту
Перша вкладка в контакті – це Картка контакту, яка містить основну інформацію про контакт.
Налаштовувані поля
Друга вкладка в контакті містить користувацькі поля, де ви можете створити власний список полів, які хочете збирати та зберігати.
Посилання
Посилання дозволяють створювати зв’язки між контактами, щоб вам було легше відстежувати складні особисті та організаційні відносини між вашими клієнтами. Чи є контакт акціонером, співробітником, директором чи партнером іншої особи? У розділі посилань відображатимуться пов’язані контакти для зручної навігації.
Портали
У розділі порталів буде показано всі портали, назва яких збігається з ім’ям контактної особи організації.
Тепер перейдіть до наступного кроку
6. Створіть свій перший робочий процес
Або перейдіть до попереднього кроку