Automatisation du flux de travail documentaire à l'aide de MyDocSafe
Automatisation des flux de travail documentaires
Dans cet article, je souhaite expliquer comment MyDocSafe contribue à automatiser les flux de travail documentaires.
Définitions
Commençons par les définitions, car nous utilisons ici un certain nombre de termes qui ne sont peut-être pas évidents.
Flux de travail.
Le terme « workflow » peut avoir différentes significations. Je le définirai comme « une série d'actions qu'une entreprise peut souhaiter que ses clients réalisent dans un ordre prédéfini » afin d'établir une relation commerciale ou de mener des affaires. Cela peut aller d'actions simples, comme la création d'une signature numérique et le paiement, à un workflow complexe et multi-voies. Ce dernier peut impliquer plusieurs services, plusieurs personnes et une douzaine d'étapes, voire plus, incluant la sélection du produit, les vérifications de conformité à la réglementation anti-blanchiment d'argent, la signature du contrat et le remplissage de formulaires. Enfin, consultez notre page produit dédiée à l'intégration des clients.
Signatures numériques.
Consultez la section juridique de notre site web pour découvrir ce qu'est une signature électronique et comprendre pourquoi notre signature électronique légale est reconnue dans le monde entier. Consultez également notre page produit pour voir comment fonctionne notre signature numérique. Pour une présentation plus générale, consultez Wikipédia .
Contrôles AML.
Les contrôles AML, ou contrôles anti-blanchiment d'argent, désignent des outils de vérification d'identité et d'antécédents numériques qui prennent en entrée des données, des documents et des images et produisent des rapports en sortie qui fournissent généralement un score relatif à la fiabilité et à la vérifiabilité des données provenant de sources publiques.
Intégration
Toute entreprise disposant d'un service de conformité ou d'une expertise en la matière connaît probablement le terme « onboarding ». Pour celles et ceux qui ne le connaissent pas, définissons l'onboarding comme « les étapes nécessaires pour établir légalement une relation avec un client ». Dans certains secteurs, ces étapes impliquent une vérification d'identité qui précède souvent la signature de tout contrat. Dans d'autres, l'onboarding relève davantage d'une expérience client fluide que de la conformité. Il est toutefois indéniable que les services commerciaux et de conformité doivent collaborer étroitement pour offrir une expérience d'onboarding sans accroc.
Débuter ou renouveler une relation d'affaires
Nous proposons trois outils qui peuvent être combinés et adaptés aux besoins spécifiques de chaque client pour faciliter leur intégration :
1. Client : une ou deux personnes physiques ou morales
- Nom du produit : MyDocSafe Workflows
- Cas d'utilisation : Idéal pour les petites entreprises de services professionnels telles que les cabinets comptables, les cabinets d'avocats, les experts-comptables, les agences immobilières, les conseillers financiers et les sociétés de conseil.
- Étapes disponibles :
- Signature de documents
- Remplissage de formulaire
- Contrôles AML
- Facturation des clients
- Avantages
- Installation très facile et rapide
- Tout ordre des étapes est autorisé
- Cons
- Les flux de travail sont envoyés sous forme de lien, obligeant le client à effectuer toutes les étapes « en une seule fois », sans possibilité d'enregistrer son travail ni de se déconnecter.
- Regardez la vidéo
2. Client : un particulier ou un dirigeant d'entreprise
- Nom du produit : MyDocSafe Propositions
- Idéal pour les petites entreprises de services professionnels telles que les cabinets comptables, les cabinets d'avocats, les comptables, les agences immobilières, les conseillers financiers et les sociétés de conseil.
- Étapes disponibles :
- Brochure marketing
- Vidéo marketing
- Acceptation des services
- Acceptation du barème de prix
- Mise en place d'un mécanisme de paiement
- Signature de documents (1 ou plusieurs documents)
- Contrôles LCB (vérification d'identité et contrôle des documents)
- Formulaire de vérification préalable ou d'enquête (1 ou plusieurs)
- Avantages
- Un système en libre-service
- Possibilité de renouveler les relations en masse en important un seul fichier CSV
- Tableau de bord prêt à l'emploi
- API de flux de travail
- Intégrations tierces (Xero, Zapier)
- Cons
- Aucun flux de travail administratif autre que les notifications
- Ordre prédéfini des étapes qui ne peuvent être interverties
- Regardez la vidéo de présentation
- Regardez le tutoriel
3. Client : une ou plusieurs personnes représentant une famille ou une entreprise
- Nom du produit : Portails MyDocSafe
- Idéal pour les gestionnaires de patrimoine, les propriétaires d'immeubles commerciaux, les fonds d'investissement, les banques privées et les grands cabinets comptables.
- Étapes possibles : Tout ce que vous pouvez imaginer et dans l’ordre que vous souhaitez :
- Matériel marketing
- Formulaires de collecte de renseignements
- Signature numérique ou « approbation » de document
- Contrôles AML (y compris les selfies et la numérisation des pièces d'identité)
- Configuration du paiement
- Suspendre le processus pour donner aux services administratifs le temps d'évaluer les résultats et de prendre des décisions de poursuite, d'abandon ou de reprise.
- Les flux de travail peuvent être configurés pour se réajuster à la volée en fonction des choix du client ou de l'entreprise.
- Avantages
- Flexibilité totale sur le processus
- Marque blanche à 100 %
- Contrôles AML utilisant plusieurs fournisseurs
- Notification configurable
- Tableau de bord de gestion avancé
- API de flux de travail
- Toute intégration tierce disponible
- Cons
- Nécessite des frais d'installation/de configuration
Que se passe-t-il ensuite : les portails clients
Une fois la relation établie, notre API performante garantit le transfert des données et documents pertinents vers des systèmes tiers afin de déclencher les processus administratifs. Le client bénéficie alors d'un portail client accessible avec les mêmes identifiants que ceux utilisés lors de son inscription. Ce portail client permet notamment de :
- Discuter, déclencher des rappels ou publier des annonces
- Demander, partager ou signer des documents
- Remplir et signer les formulaires
- Réaliser des transactions complexes telles que des transactions immobilières, des fusions-acquisitions d'entreprises ou des investissements privés
Pour les flux de travail administratifs basés sur les tâches, veuillez vous référer à nos partenaires d'intégration spécialisés dans ce domaine.
Résumé
Vous pouvez automatiser vos flux de travail documentaires de différentes manières grâce à nos outils. Il est important de prendre en compte le temps et le coût de la configuration, l'expérience utilisateur, la fréquence d'utilisation et la facilité de modification. Nos outils de gestion des flux de travail sont faciles à maintenir une fois configurés, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre travail sans avoir à contacter le support. Si cela vous intéresse, essayez notre compte gratuit pendant un mois. Pour des besoins plus complexes, contactez-nous dès aujourd'hui à l'adresse sales@mydocsafehq.com.