Document Workflowautomatisering

In dit artikel wil ik uitleggen hoe MyDocSafe helpt bij het automatiseren van documentworkflows.

Definities

Laten we beginnen met definities, aangezien we hier een aantal termen gebruiken die misschien niet meteen duidelijk zijn.

Werkprocessen.

Werkstromen kunnen voor verschillende mensen verschillende betekenissen hebben. Ik definieer een werkstroom als "een reeks acties die een bedrijf van zijn klanten verwacht in een vooraf gedefinieerde volgorde" om een zakelijke relatie aan te gaan of zaken te doen. Dit kan gaan om eenvoudige acties zoals het aanmaken van een digitale handtekening en het verrichten van een betaling, of om een complexe, meerlagige werkstroom. Een dergelijke complexe werkstroom kan meerdere afdelingen, meerdere personen en tientallen stappen of meer omvatten, waaronder productselectie, gevolgd door AML-controles, contractondertekening en het invullen van formulieren. Bekijk tot slot onze productpagina die specifiek over klantonboarding gaat.

Digitale handtekeningen.

Raadpleeg het juridische gedeelte van onze website om te ontdekken wat een elektronische handtekening is en lees waarom onze wettelijk erkende e-handtekening wereldwijd wordt geaccepteerd. Bekijk ook onze productpagina om te zien hoe onze digitale handtekening werkt. Voor een meer algemeen overzicht kunt u Wikipedia raadplegen.

AML-controles.

AML-controles , oftewel anti-witwascontroles, zijn digitale identiteits- en achtergrondverificatietools die gegevens, documenten en afbeeldingen als input gebruiken en rapporten als output genereren. Deze rapporten geven meestal een score weer die de betrouwbaarheid en verifieerbaarheid van gegevens uit openbare bronnen aangeeft.

Inwerken

Elk bedrijf met een compliance-afdeling of expertise op dit gebied is waarschijnlijk wel bekend met de term. Voor degenen die er niet bekend mee zijn, definiëren we onboarding als "de stappen die nodig zijn om op legale wijze een relatie met een klant aan te gaan". In sommige sectoren omvatten deze stappen identiteitsverificatie, die vaak voorafgaat aan het ondertekenen van een contract. In andere sectoren draait onboarding meer om een vlotte verkoopervaring dan om compliance. Het is echter van essentieel belang dat zowel de verkoop- als de compliance-afdeling hand in hand werken om een probleemloze onboarding-ervaring te bieden.

Het aangaan of vernieuwen van een zakelijke relatie.

We bieden drie tools die naar wens gecombineerd kunnen worden om aan de specifieke behoeften van uw klanten te voldoen en u te helpen bij het onboarden van uw klanten:

1. Cliënt: één of twee personen of directeuren van een bedrijf

1. Productnaam: MyDocSafe Workflows
2. Toepassingsvoorbeelden: Ideaal voor kleine professionele dienstverlenende bedrijven zoals accountantskantoren, advocatenkantoren, boekhouders, makelaarskantoren, financiële adviseurs en adviesbureaus.
3. Beschikbare stappen:
  - Documentondertekening
  - Formulier invullen
  - AML-controles
  - Klanten kosten in rekening brengen
4. Voordelen
  1. Zeer eenvoudig en snel te installeren.
  2. Elke volgorde van stappen is toegestaan.
5. Nadelen
  1. De workflows worden als een link verzonden, waardoor de klant alle stappen 'in één keer' moet doorlopen zonder de mogelijkheid om werk op te slaan en uit te loggen.
6. Bekijk de video

2. Cliënt: een particulier of een directeur van een bedrijf

1. Productnaam: MyDocSafe Voorstellen
2. Ideaal voor kleine professionele dienstverlenende bedrijven zoals accountantskantoren, advocatenkantoren, boekhoudkantoren, makelaarskantoren, financiële adviseurs en adviesbureaus.
3. Beschikbare stappen:
  - Marketingbrochure
  - Marketingvideo
  - Acceptatie van diensten
  - Goedkeuring van het prijsplan
  - Het opzetten van een betalingsmechanisme
  - Ondertekening van documenten (1 of meer documenten)
  - AML-controles (identiteitsverificatie en documentcontrole)
  - Due diligence- of feitenonderzoekformulier (1 of meer)
4. Voordelen
  1. Een zelfbedieningsopstelling
  2. Mogelijkheid om relaties批量 te vernieuwen door één CSV-bestand te importeren.
  3. Standaard dashboard
  4. Workflow API
  5. Integraties met externe partijen (Xero, Zapier)
5. Nadelen
  1. Geen backoffice-workflows behalve meldingen.
  2. Vooraf gedefinieerde volgorde van stappen die niet kan worden omgewisseld.
6. Bekijk de overzichtsvideo.
7. Bekijk de tutorial

3. Cliënt: een individu of meerdere individuen die een gezin of een bedrijf vertegenwoordigen.

1. 1. Productnaam: MyDocSafe Portalen
  2. Ideaal voor vermogensbeheerders, eigenaren van commercieel vastgoed, beleggingsfondsen, private banken en grote accountantskantoren.
  3. Mogelijke stappen: Alles wat je maar kunt bedenken en in elke gewenste volgorde:
    - Marketingmateriaal
    - Feitenoverzichtformulieren
    - Digitale ondertekening of document 'goedkeuring'
    - AML-controles (inclusief selfies en ID-scans)
    - Betalingsinstellingen
    - Het proces wordt gepauzeerd zodat de backoffice de tijd krijgt om de resultaten te evalueren en beslissingen te nemen over doorgaan/niet doorgaan/opnieuw doen.
    - De workflows kunnen zo worden geconfigureerd dat ze zich automatisch aanpassen aan de keuzes van de klant of het bedrijf.
  4. Voordelen
    1. Volledige flexibiliteit gedurende het proces.
    2. 100% white label
    3. AML-controles met behulp van meerdere aanbieders
    4. Configureerbare melding
    5. Geavanceerd beheerdashboard
    6. Workflow API
    7. Is er integratie met derden beschikbaar?
  5. Nadelen
    1. Vereist installatie-/configuratiekosten.

MyDocSafe voorbeeld van workflowautomatisering voor documenten

Wat gebeurt er daarna: klantportalen

Zodra de relatie is aangegaan, zorgt onze krachtige API ervoor dat relevante gegevens en documenten naar systemen van derden kunnen worden doorgestuurd om backoffice-workflows te activeren. Vervolgens kan de klant een klantportaal aangeboden krijgen dat toegankelijk is met dezelfde inloggegevens als die voor het onboardingproces zijn aangemaakt. Het klantportaal kan worden gebruikt om:

Chatten, herinneringen instellen of aankondigingen publiceren
Documenten aanvragen, delen of ondertekenen
Formulieren invullen en ondertekenen
Voer complexe transacties uit, zoals vastgoedtransacties, fusies en overnames van bedrijven of particuliere investeringen.

Voor taakgerichte backoffice-workflows verwijzen wij u naar onze integratiepartners die daarin gespecialiseerd zijn.

Samenvatting

U kunt documentworkflowautomatisering op verschillende manieren realiseren met onze tools. Hierbij moet u rekening houden met de installatietijd en -kosten, de klantervaring, de gebruiksfrequentie en het gemak waarmee wijzigingen kunnen worden aangebracht. De workflowtools van MyDocSafe zijn na installatie eenvoudig te onderhouden, zodat u direct aan de slag kunt zonder contact op te hoeven nemen met de supportafdeling. Als dit u aanspreekt, probeer dan een maand lang een gratis account. Heeft u complexere eisen, neem dan vandaag nog contact op met sales@mydocsafehq.com.

Documentworkflowautomatisering met behulp van MyDocSafe