Automatyzacja przepływu dokumentów przy użyciu MyDocSafe
Automatyzacja przepływu dokumentów
W tym artykule chciałbym wyjaśnić, w jaki sposób MyDocSafe pomaga automatyzować obieg dokumentów.
Definicje
Zacznijmy od definicji, ponieważ używamy tutaj wielu terminów, które mogą nie wydawać się oczywiste.
Przepływy pracy.
Przepływy pracy mogą oznaczać różne rzeczy dla różnych osób. Zdefiniuję przepływ pracy jako „szereg działań, które firma może chcieć, aby jej klienci wykonali w z góry określonej kolejności” w celu nawiązania relacji biznesowej lub prowadzenia działalności. Może to obejmować proste czynności, takie jak złożenie podpisu cyfrowego i dokonanie płatności, lub złożony, wielowątkowy przepływ pracy. Ten ostatni może obejmować wiele działów, wiele osób i kilkanaście lub więcej kroków, w tym wybór produktu, a następnie kontrole AML, podpisanie umowy i wypełnienie formularza. Na koniec zapoznaj się z naszą stroną produktu , która jest poświęcona wdrażaniu klientów.
Podpisy cyfrowe.
Zajrzyj do sekcji prawnej na naszej stronie internetowej, aby dowiedzieć się, czym jest podpis elektroniczny i dlaczego nasz legalny podpis elektroniczny jest akceptowany na całym świecie. Sprawdź również naszą stronę produktu , aby dowiedzieć się, jak działa nasz podpis cyfrowy. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, odwiedź Wikipedię .
Kontrole AML.
Kontrole AML i kontrole mające na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy oznaczają narzędzia weryfikacji tożsamości cyfrowej i przeszłości, które przyjmują dane, dokumenty i obrazy jako dane wejściowe i generują raporty jako dane wyjściowe, które zazwyczaj zapewniają ocenę związaną z wiarygodnością i weryfikowalnością danych ze źródeł publicznych.
Proces wdrażania do firmy nowego pracownika
Każda firma z działem compliance lub wiedzą specjalistyczną prawdopodobnie zna ten termin. Dla tych, którzy go nie znają, zdefiniujmy onboarding jako „kroki wymagane do legalnego nawiązania relacji z klientem”. W niektórych branżach kroki te obejmują weryfikację tożsamości, która często poprzedza podpisanie umowy. W innych onboarding to raczej kwestia sprawnego doświadczenia sprzedażowego niż compliance. Można jednak argumentować, że jest to kwestia współpracy zarówno działu sprzedaży, jak i działu compliance, aby zapewnić bezproblemowe wdrożenie.
Rozpoczęcie lub odnowienie relacji biznesowej
Oferujemy trzy narzędzia, które można łączyć i dopasowywać do konkretnych wymagań klienta, aby ułatwić Ci wdrażanie klientów:
1. Klient: jedna lub dwie osoby fizyczne lub dyrektorzy spółek
- Nazwa produktu: MyDocSafe Przepływy pracy
- Przykłady zastosowań: Idealne dla małych firm świadczących usługi profesjonalne, takich jak biura rachunkowe, kancelarie prawne, księgowi, agencje nieruchomości, doradcy finansowi, firmy konsultingowe
- Dostępne kroki:
- Podpisywanie dokumentów
- Wypełnianie formularzy
- Kontrole AML
- Pobieranie opłat od klientów
- Zalety
- Bardzo łatwy i szybki w konfiguracji
- Dowolna kolejność kroków
- Wady
- Przepływy pracy są wysyłane w formie łącza, które wymaga od klienta przejścia przez wszystkie kroki „na jednej sesji”, bez możliwości zapisania pracy i wylogowania się
- Obejrzyj film
2. Klient: osoba fizyczna lub dyrektor spółki
- Nazwa produktu: MyDocSafe Propozycje
- Idealne dla małych firm świadczących usługi profesjonalne, takich jak biura rachunkowe, kancelarie prawne, księgowi, agencje nieruchomości, doradcy finansowi, firmy konsultingowe
- Dostępne kroki:
- Broszura marketingowa
- Film marketingowy
- Akceptacja usług
- Akceptacja harmonogramu cenowego
- Konfiguracja mechanizmu płatności
- Podpisywanie dokumentów (1 lub więcej dokumentów)
- Kontrole AML (weryfikacja tożsamości i sprawdzanie dokumentów)
- Formularz należytej staranności lub ustalenia faktów (1 lub więcej)
- Zalety
- Zestaw samoobsługowy
- Możliwość masowego odnawiania relacji poprzez importowanie pojedynczego pliku CSV
- Gotowy do użycia panel
- API przepływu pracy
- Integracje z aplikacjami innych firm (Xero, Zapier)
- Wady
- Brak przepływów pracy w zapleczu wykraczających poza powiadomienia
- Zdefiniowana wcześniej kolejność kroków, której nie można zamienić
- Obejrzyj film przeglądowy
- Obejrzyj samouczek
3. Klient: osoba fizyczna lub wiele osób fizycznych reprezentujących rodzinę lub firmę
- Nazwa produktu: MyDocSafe Portale
- Idealne dla zarządzających majątkiem, właścicieli nieruchomości komercyjnych, funduszy inwestycyjnych, banków prywatnych i dużych firm księgowych
- Dostępne kroki: Cokolwiek przyjdzie Ci do głowy i w dowolnej kolejności:
- Materiały marketingowe
- Formularze do wyszukiwania faktów
- Podpisywanie cyfrowe lub „zatwierdzenie” dokumentu
- Kontrole AML (w tym selfie i skanowanie dokumentów tożsamości)
- Konfiguracja płatności
- Wstrzymanie procesu w celu umożliwienia działowi administracyjnemu oceny wyników i podjęcia decyzji o kontynuowaniu/nie kontynuowaniu/powtórzeniu
- Przepływy pracy można skonfigurować tak, aby można je było na bieżąco dostosowywać do wyborów klienta lub firmy.
- Zalety
- Pełna elastyczność w procesie
- 100% biała etykieta
- Kontrole AML z wykorzystaniem wielu dostawców
- Konfigurowalne powiadomienia
- Zaawansowany panel zarządzania
- API przepływu pracy
- Dostępna jest integracja z rozwiązaniami innych firm
- Wady
- Wymaga opłaty za konfigurację/instalację
Co się dzieje później: portale klientów
Po nawiązaniu relacji, nasze zaawansowane API zapewnia przepływ odpowiednich danych i dokumentów do systemów zewnętrznych, uruchamiając przepływy pracy w zapleczu. Następnie klientowi może zostać udostępniony portal klienta, do którego można uzyskać dostęp za pomocą tego samego loginu, który został użyty w procesie wdrażania. Portal klienta może służyć do:
- Rozmawiaj na czacie, uruchamiaj przypomnienia lub publikuj ogłoszenia
- Żądaj, udostępniaj lub podpisuj dokumenty
- Wypełnij i podpisz formularze
- Przeprowadzanie złożonych transakcji, takich jak transakcje na rynku nieruchomości, fuzje i przejęcia firm lub inwestycje prywatne
W przypadku zadań związanych z przepływami pracy w zapleczu prosimy o kontakt z naszymi partnerami integracyjnymi, którzy się w tym specjalizują.
Streszczenie
Możesz zautomatyzować obieg dokumentów, korzystając z naszych narzędzi, na wiele sposobów. Należy wziąć pod uwagę czas i koszt konfiguracji, doświadczenie klienta, częstotliwość użytkowania oraz łatwość wprowadzania zmian. Narzędzia MyDocSafe do zarządzania obiegiem dokumentów są łatwe w obsłudze po skonfigurowaniu, co pozwala na rozpoczęcie pracy bez konieczności kontaktowania się z działem wsparcia. Jeśli brzmi to interesująco, wypróbuj nasze bezpłatne konto przez miesiąc, a jeśli Twoje wymagania są skomplikowane, skontaktuj się z nami pod adresem sales@mydocsafehq.com już dziś.