Автоматизація документообігу

У цій статті я хотів би пояснити, як MyDocSafe допомагає автоматизувати робочі процеси з документами.

Визначення

Почнемо з визначень, оскільки тут ми використовуємо низку термінів, які можуть бути неочевидними.

Робочі процеси.

Робочі процеси можуть означати різні речі для різних людей. Я визначу робочий процес як «низку дій, які компанія може бажати, щоб її клієнти виконали у заздалегідь визначеній послідовності», щоб розпочати ділові відносини або вести бізнес. Це може включати прості дії, такі як створення цифрового підпису та здійснення платежу, або може включати складний багатопотоковий робочий процес. Останній може включати кілька відділів, кількох осіб та десятки кроків або більше, включаючи вибір продукту, а потім перевірки AML, підписання контракту та заповнення форм. Нарешті, перегляньте нашу сторінку продукту , що стосується безпосередньо адаптації клієнтів.

Цифрові підписи.

Перегляньте розділ юридичної інформації на нашому вебсайті, щоб дізнатися, що таке електронний підпис, і прочитати, чому наш юридичний електронний підпис прийнятий у всьому світі. Також перегляньте сторінку нашого продукту , щоб дізнатися, як працює наш цифровий підпис. Для більш детального ознайомлення відвідайте Вікіпедію .

Перевірки AML.

Перевірки AML або перевірки проти відмивання грошей означають інструменти цифрової ідентифікації та перевірки біографічних даних, які приймають дані, документи та зображення як вхідні дані та створюють звіти як вихідні дані, що зазвичай надають оцінку, пов'язану з надійністю та перевіреністю даних із загальнодоступних джерел.

Адаптація

Будь-яка компанія з відділом комплаєнсу або спеціалістом з комплаєнсу, ймовірно, знайома з цим терміном. Для тих, хто з ним не знайомий, визначимо адаптацію як «кроки, необхідні для юридичного початку відносин з клієнтом». У деяких галузях ці кроки повинні включати перевірку особи, яка часто має передувати підписанню будь-якого договору. В інших, адаптація — це радше питання бездоганного досвіду продажів, ніж дотримання вимог. Однак, можна стверджувати, що це питання, коли відділи продажів та комплаєнсу тісно співпрацюють, щоб забезпечити безпроблемний процес адаптації.

Початок або поновлення ділових відносин

Ми пропонуємо три інструменти, які можна комбінувати та підбирати відповідно до конкретних вимог клієнта, щоб допомогти вам залучити ваших клієнтів:

1. Клієнт: одна або дві фізичні особи або директори компанії

1. Назва продукту: MyDocSafe Робочі процеси
2. Варіанти використання: Ідеально підходить для невеликих фірм, що надають професійні послуги, таких як бухгалтерські фірми, юридичні фірми, бухгалтери, агентства нерухомості, фінансові консультанти, консалтингові компанії
3. Доступні кроки:
  - Підписання документів
  - Заповнення форми
  - Перевірки AML
  - Клієнти, що стягують плату
4. Плюси
  1. Дуже легко та швидко налаштувати
  2. Дозволено будь-який порядок кроків
5. Мінуси
  1. Робочі процеси надсилаються як посилання, що вимагає від клієнта пройти всі кроки «за один раз» без можливості зберігати роботу та виходити з системи.
6. Перегляньте відео

2. Клієнт: фізична особа або директор компанії

1. Назва продукту: MyDocSafe Пропозиції
2. Ідеально підходить для невеликих фірм, що надають професійні послуги, таких як бухгалтерські фірми, юридичні фірми, бухгалтери, агентства нерухомості, фінансові консультанти, консалтингові компанії
3. Доступні кроки:
  - Маркетингова брошура
  - Маркетингове відео
  - Прийняття послуг
  - Прийняття цінового графіка
  - Налаштування механізму оплати
  - Підписання документів (1 або більше документів)
  - Перевірки AML (перевірка особи та документів)
  - Форма комплексної перевірки або встановлення фактів (1 або більше)
4. Плюси
  1. Налаштування самообслуговування
  2. Можливість масового поновлення відносин шляхом імпорту одного CSV-файлу
  3. Інформаційна панель «з коробки»
  4. API робочого процесу
  5. Інтеграції зі сторонніми розробниками (Xero, Zapier)
5. Мінуси
  1. Жодних робочих процесів у бек-офісі, окрім сповіщень
  2. Попередньо визначений порядок кроків, який не можна міняти місцями
6. Перегляньте оглядове відео
7. Перегляньте навчальний посібник

3. Клієнт: особа або кілька осіб, що представляють сім'ю або компанію

1. 1. Назва продукту: MyDocSafe Портали
  2. Ідеально підходить для керуючих капіталом, орендодавців комерційної нерухомості, інвестиційних фондів, приватних банків та великих бухгалтерських фірм
  3. Доступні кроки: Все, що ви можете придумати, і в будь-якому порядку, який ви хочете:
    - Маркетингові матеріали
    - Форми для пошуку фактів
    - Цифровий підпис або «затвердження» документа
    - Перевірки AML (включаючи селфі та сканування посвідчень особи)
    - Налаштування платежів
    - Призупинення процесу, щоб дати бек-офісу час оцінити результати та прийняти рішення щодо його виконання/відсутності виконання/повторення
    - Робочі процеси можна налаштувати для миттєвого коригування на льоту, залежно від вибору клієнта або компанії.
  4. Плюси
    1. Повна гнучкість щодо процесу
    2. 100% біла етикетка
    3. Перевірки AML з використанням кількох постачальників
    4. Налаштовуване сповіщення
    5. Розширена панель керування
    6. API робочого процесу
    7. Доступна будь-яка інтеграція зі сторонніми розробниками
  5. Мінуси
    1. Потрібна вартість налаштування/конфігурації

Приклад автоматизації робочого процесу з документами MyDocSafe

Що відбувається після: клієнтські портали

Після початку взаємодії наш потужний API може забезпечити передачу відповідних даних і документів до сторонніх систем для запуску робочих процесів у бек-офісі. Потім клієнту може бути запропоновано клієнтський портал, доступ до якого можна отримати за допомогою того самого входу, що й для процесу адаптації. Портал клієнта можна використовувати для:

Чат, активація нагадувань або публікація оголошень
Запит, обмін або підпис документів
Заповнюйте та підписуйте форми
Проведення складних транзакцій, таких як операції з нерухомістю, злиття та поглинання компаній або приватні інвестиції

Щодо робочих процесів бек-офісу на основі завдань, зверніться до наших партнерів з інтеграції, які спеціалізуються на цьому.

Короткий зміст

Ви можете автоматизувати робочий процес документообігу за допомогою наших інструментів кількома способами. Потрібно враховувати час і вартість налаштування, досвід клієнтів, частоту використання та легкість внесення змін. Інструменти робочого процесу MyDocSafe легко обслуговувати після налаштування, що дозволяє вам продовжувати роботу, не звертаючись до служби підтримки. Якщо це цікаво, спробуйте наш безкоштовний обліковий запис протягом місяця, або, якщо ваші вимоги складні, зв’яжіться з нами сьогодні за адресою sales@mydocsafehq.com.

Автоматизація документообігу за допомогою MyDocSafe