Automatización del flujo de trabajo de documentos mediante MyDocSafe

Automatización del flujo de trabajo de documentos

En este artículo me gustaría explicar cómo MyDocSafe ayuda a automatizar los flujos de trabajo de documentos.

Definiciones

Comencemos con las definiciones, ya que aquí utilizamos una serie de términos que pueden no ser obvios.

Flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden tener distintos significados para cada persona. Definiré un flujo de trabajo como «una serie de acciones que una empresa puede querer que sus clientes realicen en una secuencia predefinida» para iniciar una relación comercial o realizar negocios. Esto puede implicar acciones sencillas, como la creación de una firma digital y la realización de un pago, o un flujo de trabajo complejo con múltiples subprocesos. Este último puede involucrar a varios departamentos, varias personas y docenas de pasos o más, incluyendo la selección del producto, seguida de las comprobaciones de prevención del blanqueo de capitales (AML), la firma del contrato y el llenado de formularios. Finalmente, consulte nuestra página de productos , dedicada específicamente a la incorporación de clientes.

Firmas digitales.

Consulta la sección legal de nuestro sitio web para descubrir qué es una firma electrónica y por qué nuestra firma electrónica legal se acepta en todo el mundo. También puedes consultar nuestra página de productos para ver cómo funciona nuestra firma digital. Para obtener información más detallada, visita Wikipedia .

Comprobaciones AML.

Las verificaciones AML o verificaciones contra el lavado de dinero, significan herramientas de verificación de identidad digital y antecedentes que toman datos, documentos e imágenes como entradas y producen informes como salidas que generalmente brindan un puntaje relacionado con la confiabilidad y verificabilidad de los datos de fuentes públicas.

Incorporación

Cualquier empresa con un departamento de cumplimiento normativo o experiencia en cumplimiento normativo probablemente esté familiarizada con el término. Para quienes no lo conozcan, definamos la incorporación como "los pasos necesarios para iniciar legalmente una relación con un cliente". En algunos sectores, estos pasos deben incluir la verificación de identidad, que a menudo es necesaria antes de la firma de cualquier contrato. En otros, la incorporación se centra más en una experiencia de ventas impecable que en el cumplimiento normativo. Sin embargo, se podría argumentar que es un asunto que los departamentos de ventas y cumplimiento normativo deben trabajar en conjunto para ofrecer una experiencia de incorporación sin complicaciones.

Iniciar o renovar una relación comercial

Ofrecemos tres herramientas que se pueden combinar y adaptar a los requisitos específicos del cliente para ayudarlo a incorporar a sus clientes:

1. Cliente: una o dos personas físicas o directivas de empresas

1. 1. Nombre del producto: MyDocSafe Flujos de trabajo
   2. Casos de uso: Ideal para pequeñas empresas de servicios profesionales, como firmas de contabilidad, bufetes de abogados, contables, agencias inmobiliarias, asesores financieros y consultorías.
   3. Pasos disponibles:
      • Firma de documentos
      • Relleno de formularios
      • Controles AML
      • Cobrar a los clientes
   4. Ventajas
      1. Muy fácil y rápido de configurar.
      2. Se permite cualquier orden de pasos
   5. Contras
      1. Los flujos de trabajo se envían como un enlace que requiere que el cliente realice todos los pasos "en una sola sesión" sin la posibilidad de guardar el trabajo y cerrar sesión.
   6. Mira el video

2. Cliente: persona física o jurídica.

1. 1. Nombre del producto: MyDocSafe Propuestas
   2. Ideal para pequeñas empresas de servicios profesionales como firmas de contabilidad, bufetes de abogados, contables, agencias inmobiliarias, asesores financieros, consultorías.
   3. Pasos disponibles:
      • Folleto de marketing
      • Vídeo de marketing
      • Aceptación de servicios
      • Aceptación de la lista de precios
      • Establecimiento de un mecanismo de pago
      • Firma de documentos (1 o más documentos)
      • Controles AML (verificación de identidad y verificación de documentos)
      • Formulario de diligencia debida o de investigación de hechos (1 o más)
   4. Ventajas
      1. Una configuración de autoservicio
      2. Capacidad de renovar relaciones de forma masiva importando un único archivo CSV
      3. Tablero de instrumentos listo para usar
      4. API de flujo de trabajo
      5. Integraciones de terceros (Xero, Zapier)
   5. Contras
      1. No hay flujos de trabajo administrativos más allá de las notificaciones
      2. Orden predefinido de pasos que no se pueden intercambiar
   6. Vea el vídeo de descripción general
   7. Mira el tutorial

3. Cliente: una persona o varias personas que representan a una familia o una empresa.

1. 1. 1. Nombre del producto: MyDocSafe Portales
      2. Ideal para administradores de patrimonio, propietarios de bienes raíces comerciales, fondos de inversión, bancos privados y grandes firmas de contabilidad.
      3. Pasos disponibles: Cualquiera que se te ocurra y en el orden que quieras:
         • Materiales de marketing
         • Formularios de investigación de hechos
         • Firma digital o 'aprobación' de documentos
         • Controles AML (incluidas selfies y escaneo de identificación)
         • Configuración de pago
         • Pausar el proceso para darle tiempo al back office para evaluar los resultados y tomar decisiones de seguir adelante, no seguir adelante o rehacer
         • Los flujos de trabajo se pueden configurar para reajustarse sobre la marcha según las elecciones del cliente o de la empresa.
      4. Ventajas
         1. Flexibilidad total sobre el proceso
         2. 100% marca blanca
         3. Comprobaciones AML utilizando múltiples proveedores
         4. Notificación configurable
         5. Panel de gestión avanzado
         6. API de flujo de trabajo
         7. Cualquier integración de terceros disponible
      5. Contras
         1. Requiere un costo de instalación/configuración

¿Qué sucede después?: portales de clientes

Una vez iniciada la relación, nuestra potente API garantiza que los datos y documentos relevantes se transmitan a sistemas externos para activar los flujos de trabajo administrativos. Posteriormente, se ofrece al cliente un portal al que se puede acceder con el mismo inicio de sesión que el configurado para el proceso de incorporación. El portal del cliente permite:

• Chatea, activa recordatorios o publica anuncios
• Solicitar, compartir o firmar documentos
• Rellenar y firmar formularios
• Realizar transacciones complejas como transacciones inmobiliarias, fusiones y adquisiciones de empresas o inversiones privadas.

Para flujos de trabajo de back-office basados en tareas, consulte a nuestros socios de integración que se especializan en ellos.

Resumen

Puede automatizar el flujo de trabajo de documentos con nuestras herramientas de diversas maneras. Debe considerar el tiempo y el costo de configuración, la experiencia del cliente, la frecuencia de uso y la facilidad para realizar cambios. Las herramientas de flujo de trabajo MyDocSafe son fáciles de mantener una vez configuradas, lo que le permite continuar con su trabajo sin tener que contactar con el soporte técnico. Si le interesa, pruebe nuestra cuenta gratuita durante un mes o, si sus requisitos son complejos, contáctenos hoy mismo en sales@mydocsafehq.com.