Перестаньте надсилати конфіденційні документи поштою

Багато бухгалтерських фірм досі використовують електронну пошту для збору паспортів, банківських виписок, підписаних форм і податкових документів. Безпечний клієнтський портал пропонує більш організовану, професійну та ефективну альтернативу.

5 хв читання · Для бухгалтерських фірм

Дізнатися більше про клієнтські портали

Електронна пошта залишається типовим способом збору клієнтських документів у багатьох фірмах, тому що вона звична та проста у користуванні. Більшість клієнтів уже користуються нею щодня, і не потрібно впроваджувати новий інструмент. Проте, коли фірми щоденно опрацьовують конфіденційну інформацію клієнтів, електронна пошта швидко стає хаотичною, неефективною та складною в управлінні.

Типові документи, які фірми збирають щодня, включають:

• паспорти та документи, що посвідчують особу
• банківські виписки
• фінансову звітність компаній
• підписані форми та договори про надання послуг
• дані для нарахування заробітної плати
• податкові документи

У чому проблема використання електронної пошти

Електронна пошта не була створена як інструмент управління документами. Це засіб комунікації, який лише принагідно дозволяє передавати вкладення. Для бухгалтерських фірм ця різниця має значення. Використання електронної пошти як основного каналу збору документів часто призводить до розпорошених вкладень, втрачених файлів, постійного нагадування клієнтам і менш якісного клієнтського досвіду.

Кращий спосіб управління клієнтськими документами

Клієнтські портали MyDocSafe надають бухгалтерським фірмам єдине централізоване місце для запиту, отримання, обміну та управління клієнтськими документами. Замість того щоб покладатися на окремі поштові ланцюжки, фірми можуть перенести весь процес роботи з документами у структурований брендований робочий простір, на який можуть розраховувати як команда, так і клієнт.

• Чіткіші запити документів — надсилайте структуровані запити, щоб клієнти точно знали, що саме треба надати.
• Менше розпорошених вкладень — зберігайте всі документи клієнта акуратно в одному місці.
• Простіший обмін файлами — надсилайте документи клієнтам без довгих поштових ланцюжків.
• Більш структурований шлях клієнта — послідовно супроводжуйте клієнтів через адаптацію та наступні етапи співпраці.
• Безпечна передача великих файлів — працюйте з обʼємними файлами, для яких електронна пошта просто не призначена.
• Більш професійний цифровий досвід — надайте клієнтам сучасний брендований простір замість ще одного поштового ланцюжка.

Чому це важливо для невеликих бухгалтерських фірм

Невеликі фірми не завжди мають великі адміністративні команди. Власник практики, кілька партнерів і один-два адміністратори часто одночасно опрацьовують клієнтську роботу, дедлайни та внутрішні завдання. Зменшення кількості непотрібних нагадувань щодо документів може суттєво вплинути на те, як команда проводить свій робочий день.

Клієнтський портал допомагає, зокрема:

• Зменшити кількість нагадувань клієнтам
• Зберігати документи в одному місці
• Підтримувати безпечний обмін файлами
• Простіше працювати з великими файлами
• Покращити прозорість щодо клієнтських запитів
• Підтримувати бренд через клієнтський портал з вашим логотипом
• Створювати більш приємний клієнтський досвід

Менше нагадувань. Більше контролю.

Відмова від збору документів через електронну пошту — це не лише питання безпеки. Це також про створення більш ефективного та професійного робочого процесу як для фірми, так і для клієнта. Коли запити чіткі, файли легко знайти, а прогрес видно, уся практика витрачає менше часу на адміністративні завдання і більше — на роботу, що дійсно має значення.