Pare de enviar documentos sensíveis por email: uma alternativa

Muitos escritórios de contabilidade continuam a recorrer ao email para recolher passaportes, extratos bancários, formulários assinados e documentos fiscais. Um portal seguro para clientes oferece uma alternativa mais organizada, profissional e eficiente.

5 min de leitura · Para escritórios de contabilidade

Conheça os portais para clientes

O email continua a ser a forma predefinida de muitos gabinetes recolherem documentos dos clientes, porque é familiar e fácil de utilizar. Quase todos os clientes já o utilizam diariamente e não é preciso introduzir nenhuma ferramenta nova. Contudo, quando os gabinetes lidam todos os dias com informação sensível dos clientes, o email transforma-se rapidamente num processo desorganizado, ineficiente e difícil de gerir.

Entre os documentos que os escritórios recolhem diariamente encontram-se:

• passaportes e comprovativos de identidade
• extratos bancários
• contas das empresas
• formulários assinados e cartas de compromisso
• informação de processamento salarial
• documentos fiscais

O problema de depender do email

O email não foi concebido para servir como processo de gestão documental. É uma ferramenta de comunicação que, por acaso, transporta anexos. Para os escritórios de contabilidade, essa distinção é importante. Utilizar o email como via principal para a recolha de documentos resulta frequentemente em anexos espalhados, ficheiros perdidos, reiteradas insistências e uma experiência menos cuidada para o cliente.

Uma forma melhor de gerir os documentos dos clientes

Os Portais para clientes MyDocSafe oferecem aos escritórios de contabilidade um local centralizado para solicitar, receber, partilhar e gerir os documentos dos clientes. Em vez de depender de cadeias de email individuais, os gabinetes podem transferir todo o percurso documental para um espaço de trabalho estruturado e com a sua marca, no qual tanto a equipa como o cliente podem confiar.

• Pedidos de documentos mais claros — Envie pedidos estruturados para que os clientes saibam exatamente o que devem fornecer.
• Menos anexos dispersos — Mantenha toda a documentação de cada cliente organizada num único local.
• Partilha de ficheiros simplificada — Devolva documentos aos clientes sem longas trocas de email.
• Um percurso de cliente mais estruturado — Acompanhe os clientes ao longo da integração e dos passos de seguimento de forma consistente.
• Transferências seguras de ficheiros grandes — Trate de ficheiros volumosos que o email simplesmente não consegue suportar.
• Uma experiência digital mais profissional — Ofereça aos clientes um espaço cuidado e com a sua marca, em vez de mais uma conversa de email.

Por que isto é importante para os escritórios de contabilidade mais pequenos

Os gabinetes mais pequenos nem sempre dispõem de equipas administrativas alargadas. O titular da prática, alguns sócios e um ou dois administrativos acumulam frequentemente trabalho de clientes, prazos e tarefas de retaguarda em simultâneo. Reduzir as insistências desnecessárias por documentos pode fazer uma diferença real na forma como a equipa gere o seu dia.

Um portal para clientes pode ajudar ao:

• Reduzir as insistências junto dos clientes
• Centralizar os documentos num único local
• Apoiar a troca segura de ficheiros
• Facilitar transferências de ficheiros grandes
• Melhorar a visibilidade sobre os pedidos aos clientes
• Manter a presença da marca através de um portal personalizado (white-label)
• Proporcionar uma experiência de cliente mais fluida

Menos insistências. Mais controlo.

Abandonar a recolha de documentos por email não é apenas uma questão de segurança. Trata-se também de criar um fluxo de trabalho mais eficiente e profissional, tanto para o gabinete como para o cliente. Quando os pedidos são claros, os ficheiros fáceis de localizar e o progresso é visível, todo o escritório dedica menos tempo à parte administrativa e mais tempo ao trabalho que realmente importa.