Ein sicherer Link zum Hochladen von Dokumenten – was ist das und wie benutzt man ihn?

Sind Sie es leid, dass Kunden Ihnen ständig vertrauliche Informationen per unverschlüsselter E-Mail senden? Haben sich Ihre Kunden beschwert, dass Sie keine sichere Alternative anbieten?

Trotz Sicherheitsbedenken nutzen wir im Geschäftsleben weiterhin unverschlüsselte E-Mails. Verschlüsselte E-Mail-Dienste sind nach wie vor recht umständlich und, obwohl weit verbreitet, auf bestimmte, hochvertrauliche Prozesse wie Fusionen und Übernahmen oder Rechtsverhandlungen beschränkt. Unverschlüsselte E-Mails werden immer noch häufig für die Übermittlung vertraulicher und privater Informationen, Ausweisdokumente und Bankdaten verwendet, obwohl dies nicht angebracht ist. In diesem Fall hat Bequemlichkeit Vorrang vor Sicherheit. Aber ist die Wahl wirklich so einfach wie die zwischen unverschlüsselten und verschlüsselten E-Mail-Diensten?

Wir glauben, dass ein einfacher, benutzerfreundlicher Upload-Link ein guter Kompromiss ist. Um das Versenden von Anhängen über unverschlüsselte E-Mails zu vermeiden, kann man einen Link in die E-Mail-Signatur einbetten und die Empfänger bitten, diesen für den Dokumentenaustausch zu nutzen. Sollten sie den Link ignorieren, kann man zumindest nachweisen, dass man eine sichere Alternative angeboten hat, ohne dass sich jemand neu anmelden musste.

Mit MyDocSafe können Sie für jedes Portal separate, eindeutige Upload-Links erstellen und diese mit beliebigen Personen teilen. Diese Funktion bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da der Upload-Link jederzeit deaktiviert werden kann und somit nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben.

Das Hochladen von Dokumenten ist kinderleicht: Sie können sie einfach per Drag & Drop in ein Browserfenster ziehen. Komplexe Software oder Dateitransferprogramme sind somit überflüssig. Zudem kann der Absender die Inhalte des Portals nur einsehen, wenn er ausdrücklich dazu eingeladen wurde. Dies trägt maßgeblich zum Schutz der Vertraulichkeit und des Datenschutzes bei. Insgesamt ist die Nutzung eines sicheren Upload-Links wie dem von MyDocSafe angebotenen Dokumenten-Einwurfschacht eine effektive und effiziente Methode, Dokumente unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards zu teilen.

Wenn jemand über den Link ein Dokument hochlädt, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

So generieren Sie einen Link: Gehen Sie zu einem Portal Ihrer Wahl, klicken Sie auf „Dokumente anfordern“ und kopieren Sie den automatisch generierten Link.

Binden Sie es dann in Ihre Standard-E-Mail-Signatur ein.

Wir haben gesehen, dass solche Links von Anwälten, Beratern, Buchhaltern, Testamentsverfassern und M&A-Beratern genutzt werden.

Um es auszuprobieren, richten Sie eine Testversion ein und folgen Sie den obigen Anweisungen.