Automazione dell'intelligenza artificiale: come funziona in pratica

Per anni, "automazione tramite intelligenza artificiale" è stata una parola d'ordine ricorrente durante conferenze e sui social network. Ma come si traduce concretamente nella pratica professionale quotidiana, in particolare per commercialisti, consulenti fiscali, avvocati e pianificatori finanziari che contano sul completamento puntuale dei compiti da parte dei clienti?

Noi di MyDocSafe abbiamo elaborato la risposta.

L'automazione basata sull'intelligenza artificiale non si limita a generare testo o offrire supporto tramite chatbot. Nei servizi professionali, la vera automazione consiste nell'assicurare che i clienti completino l'intero percorso di onboarding , anche quando il processo coinvolge più sistemi, portali esterni e siti web governativi. Ed è qui che i portali client di MyDocSafe, combinati con gli assistenti AI di Ai4U.digital , rappresentano un importante passo avanti.

La realtà: l'onboarding richiede ai clienti di passare da un sistema all'altro

Pensa a un tipico processo di onboarding o di conformità:
Anche l'impegno più semplice spesso comporta molteplici passaggi che i tuoi clienti devono completare al di fuori del tuo controllo immediato.

Alcuni esempi:

• Completamento della verifica dell'identità su un sito web governativo
• Generazione o download di documenti fiscali
• Richiesta di codici di autorizzazione dell'agente
• Accedere ai portali bancari online o di pagamento delle paghe
• Caricamento di file da software di terze parti
• Revisione delle informazioni sparse nelle e-mail

Ogni passaggio potrebbe richiedere un proprio login, un PIN, una domanda di sicurezza o un'autenticazione a due fattori. E ogni passaggio rappresenta un potenziale punto di errore.

È qui che tradizionalmente le cose vanno in pezzi:

• I clienti dimenticano cosa devono fare
• I compiti “sfuggono”
• Li insegui con email e chiamate
• Controlli manualmente se hanno completato ogni passaggio
• Dedichi tempo alla risoluzione di piccoli problemi

È lento, frustrante e costoso.

Dove MyDocSafe cambia il gioco

I portali client MyDocSafe riuniscono tutte le attività di onboarding in un'unica esperienza unificata e guidata. Ma la vera trasformazione avviene quando il portale include un assistente AI che orchestra il percorso del cliente su tutti i sistemi necessari, compresi quelli esterni non controllati dall'utente.

Ecco come funziona in pratica:

1. L'invito al portale che fa più di un semplice "invito"

Quando inviti un cliente a un portale MyDocSafe, ora puoi includere una guida basata sull'intelligenza artificiale che comprende immediatamente:

• Chi è il cliente
• Quale impegno stanno completando
• Quali informazioni sono richieste
• A quali sistemi esterni bisogna accedere

Invece di inviare una lunga e-mail di istruzioni ("accedi a HMRC... quindi scarica..."), l'assistente AI diventa un concierge personale per l'onboarding.

2. Attività guidate dall'intelligenza artificiale che si estendono su più suite software

All'interno del flusso di lavoro del portale, l'IA può:

• Dire al cliente esattamente cosa fare su un sito governativo
• Spiega dove cliccare , come autenticarsi e quali numeri di riferimento recuperare
• Registrare i progressi ("Il cliente ha ottenuto il codice di autorizzazione HMRC")
• Richiedi caricamenti ("Carica il PDF scaricato dal sito web della Companies House")
• Fai domande chiarificatrici per evitare errori
• Offrire assistenza in tempo reale se il cliente rimane bloccato

In questo modo si eliminano le congetture che tradizionalmente richiedono telefonate, sessioni di condivisione dello schermo o lunghe catene di e-mail avanti e indietro.

3. Follow-up e promemoria automatici

Poiché l'assistente AI sa quali passaggi sono stati completati e quali no, automaticamente:

• Invia promemoria
• Segnala le attività scadute
• Avvisa l'azienda quando si verificano colli di bottiglia
• Esegue determinati passaggi solo quando necessario

Invece di cercare manualmente i clienti per i documenti mancanti, il flusso di lavoro li cerca automaticamente .

4. Una visione completa dei progressi del cliente, senza dover accedere a più sistemi

Il tuo team vede:

• Una chiara checklist delle attività
• Quali passaggi ha completato il cliente
• Cosa deve ancora accadere
• Se sono ancora in corso azioni di terze parti

Non dovrai più cercare tra le email, aspettare che i clienti ti "rispondano" o accedere a portali esterni solo per controllare i progressi.

Cosa significa questo per la tua pratica

Cosa aspettarsi:

• Onboarding più rapido
• Tassi di completamento più elevati
• Meno promemoria manuali
• Meno tempo sprecato a gestire confusione o errori
• Migliore esperienza del cliente, fin dal primo giorno
• Maggiore conformità attraverso chiari percorsi di controllo

I clienti apprezzano essere guidati passo dopo passo in attività che spesso trovano poco chiare. Il tuo team apprezza il tempo risparmiato. E la tua attività appare più professionale, organizzata e moderna.

L'automazione dell'intelligenza artificiale non è il futuro: è già qui

Per molte aziende, l'onboarding dei clienti è la fase più dispendiosa in termini di tempo del ciclo di vita del rapporto con i clienti. È anche la più facile da migliorare.

Con i portali client MyDocSafe e gli assistenti AI che li supportano, puoi trasformare un processo frammentato e soggetto a errori in un flusso di lavoro fluido in cui nulla sfugge .

Se sei pronto ad automatizzare le attività che prima ti facevano perdere tempo e la pazienza del tuo team, inizia subito a esplorare l'onboarding basato sull'intelligenza artificiale in MyDocSafe.

Ci sono due opzioni:

1. Un'opzione fai da te: crea il tuo agente e formalo utilizzando i tuoi materiali interni. Quindi distribuiscilo nel portale clienti MyDocSafe. Chiedi ai tuoi clienti di utilizzare l'assistente come guida durante la registrazione e in seguito come assistente di supporto. Scopri di più qui https://ai4u.digital/blog
   1. Pro: Veloce ed economico
   2. Contro: nessuna funzionalità Agentic come l'assistenza durante un processo complesso
   3. Schema del processo:
      1. registrati per una prova su https://ai4u.digital
      2. crea il tuo progetto
      3. costruisci la tua base di conoscenza
      4. testa il tuo agente tramite la sandbox
      5. distribuire sul sito web MyDocSafe
2. Lavora con noi e con il team di ai4u. Qui potrai contare su un agente che automatizza tutto ciò di cui hai bisogno.
   1. Pro: un agente di intelligenza artificiale completamente automatizzato che aiuta i tuoi clienti a completare flussi di lavoro complessi che abbracciano più sistemi software
   2. Contro: investimento e tempo
   3. Schema del processo:
      1. iniziamo con una chiacchierata esplorativa sul tuo flusso di lavoro: più ne sai, meglio è
      2. prepariamo quindi una proposta di prezzo per un pilota
      3. una volta concordati i termini, creeremo e implementeremo il tuo assistente, lo testerai e ci darai un feedback
      4. dopo un'iterazione (o due), l'agente dovrebbe essere pronto per la distribuzione
      5. una volta distribuito, prendi il controllo su qualsiasi messa a punto e manutenzione dell'agente

Domande frequenti

Che cos'è ai4u?

È una società separata da MyDocSafe, ma co-fondata dall'amministratore delegato di MyDocSafe. È stata fondata nel 2024.

Quali LLM vengono utilizzati?

Attualmente, quelli disponibili al pubblico. Per i clienti aziendali è disponibile una soluzione on-premise che utilizza LLM open source.

E per quanto riguarda la sicurezza e la privacy?

La proof-of-concept verrà realizzata nel modo più rapido ed economico possibile per ridurre al minimo il rischio di investimento. La maggior parte dei casi d'uso non richiederà ulteriori interventi. Tuttavia, consigliamo sempre di effettuare una valutazione del rischio per analizzare l'eventuale esposizione a potenziali perdite di dati. Successivamente, lavoreremo per aggiungere eventuali funzionalità di sicurezza aggiuntive sulla base di tale analisi.