AI-automatisering: hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Al jaren is 'AI-automatisering' een modewoord dat veelvuldig wordt gebruikt op congressen en sociale media. Maar hoe ziet het er in de praktijk uit in de dagelijkse beroepspraktijk, met name voor accountants, belastingadviseurs, advocaten en financieel planners die afhankelijk zijn van cliënten die taken op tijd afronden?

Bij MyDocSafe hebben we het antwoord ontwikkeld.

AI-automatisering gaat niet alleen over het genereren van tekst of het bieden van chatbotondersteuning. In de professionele dienstverlening draait echte automatisering om ervoor te zorgen dat klanten het volledige onboardingtraject doorlopen , zelfs wanneer dit proces meerdere systemen, externe portals en overheidswebsites omvat. En dat is waar de klantportals van MyDocSafe, in combinatie met AI-assistenten van Ai4U.digital , een grote sprong voorwaarts maken.

De realiteit: onboarding vereist dat klanten tussen verschillende systemen schakelen.

Denk aan een typisch onboarding- of complianceproces:
Zelfs de meest eenvoudige opdracht omvat vaak meerdere stappen die uw klanten moeten voltooien en waar u geen directe controle over heeft.

Voorbeelden zijn:

• Identiteitsverificatie voltooien op een overheidswebsite
• Belastingdocumenten genereren of downloaden
• Aanvragen van agentautorisatiecodes
• Toegang tot online bankieren of salarisadministratieportalen
• Bestanden uploaden vanuit software van derden
• Informatie die verspreid over verschillende e-mails staat, bekijken.

Elke stap kan een eigen login, pincode, beveiligingsvraag of tweefactorauthenticatie vereisen. En elke stap is een potentieel zwak punt.

Dit is waar het traditioneel misgaat:

• Klanten vergeten wat ze moeten doen.
• Taken "glippen door de mazen van het net"
• Je achtervolgt ze met e-mails en telefoontjes.
• Je controleert handmatig of ze elke stap hebben voltooid.
• Je besteedt tijd aan het oplossen van kleine problemen.

Het is traag, frustrerend en kostbaar.

Waar MyDocSafe het spel verandert

MyDocSafe Klantportalen brengen alle onboardingtaken samen in één uniforme, begeleide ervaring. Maar de echte transformatie vindt plaats wanneer het portaal een AI-assistent bevat die het klanttraject orkestreert over alle benodigde systemen, inclusief externe systemen waar u geen controle over heeft.

Zo ziet het er in de praktijk uit:

1. De portaluitnodiging die meer doet dan alleen "uitnodigen"

Wanneer u een klant uitnodigt voor een MyDocSafe-portaal, kunt u nu een door AI aangedreven gids toevoegen die direct begrijpt:

• Wie de klant is
• Welke activiteiten ze uitvoeren
• Welke informatie is vereist?
• Welke externe systemen moeten worden geraadpleegd?

In plaats van een lange instructiemail te sturen ("log eerst in bij HMRC… en download dan…"), wordt de AI-assistent een persoonlijke onboarding-concierge.

2. Door AI gestuurde taken die meerdere softwarepakketten omvatten

Binnen de portalworkflow kan de AI het volgende:

• Leg de klant precies uit wat hij of zij moet doen op een overheidswebsite.
• Leg uit waar je moet klikken , hoe je je moet authenticeren en welke referentienummers je moet opvragen.
• Voortgang vastleggen (“Cliënt heeft zijn HMRC-autorisatiecode ontvangen”)
• Verzoek om te uploaden ("Upload de PDF die u van de website van Companies House hebt gedownload").
• Stel verduidelijkende vragen om fouten te voorkomen.
• Bied realtime hulp als de klant vastloopt.

Dit maakt een einde aan het giswerk dat traditioneel nodig was bij telefoongesprekken, schermdelingssessies of lange e-mailconversaties.

3. Geautomatiseerde follow-ups en herinneringen

Omdat de AI-assistent weet welke stappen zijn voltooid en welke nog niet, doet hij automatisch het volgende:

• Verstuurt herinneringen
• Markeer achterstallige taken
• Waarschuwt het bedrijf wanneer er knelpunten ontstaan.
• Bepaalde stappen worden alleen indien nodig verdergezet.

In plaats van handmatig achter klanten aan te gaan voor ontbrekende documenten, doet de workflow dat automatisch .

4. Een volledig overzicht van de voortgang van de klant, zonder in te loggen op meerdere systemen.

Uw team ziet:

• Een duidelijke takenlijst
• Welke stappen heeft de klant voltooid?
• Wat moet er nog gebeuren?
• Of er nog lopende acties van derden zijn.

Nooit meer e-mails doorzoeken, wachten op een reactie van klanten of inloggen op externe portals om de voortgang te controleren.

Wat dit betekent voor uw praktijk

Wat je kunt verwachten:

• Snellere onboarding
• Hogere voltooiingspercentages
• Minder handmatige herinneringen
• Minder tijdverlies door verwarring of fouten.
• Een betere klantervaring – vanaf dag één.
• Betere naleving dankzij duidelijke controlemogelijkheden

Klanten waarderen het om stap voor stap begeleid te worden bij taken die ze vaak verwarrend vinden. Uw team profiteert van de tijdsbesparing. En uw bedrijf oogt professioneler, georganiseerder en moderner.

AI-automatisering is niet de toekomst – het is er al.

Voor veel bedrijven is het onboarden van nieuwe klanten het meest tijdrovende onderdeel van de klantreis. Het is echter ook het onderdeel dat het gemakkelijkst te verbeteren is.

Met de klantportalen van MyDocSafe en de AI-assistenten die ze aandrijven, kunt u een gefragmenteerd, foutgevoelig proces omzetten in een naadloze workflow waarin niets over het hoofd wordt gezien .

Als je klaar bent om de taken te automatiseren die voorheen veel tijd en geduld van je team kostten, begin dan vandaag nog met het verkennen van AI-gestuurde onboarding in MyDocSafe.

Er zijn twee opties:

1. Een doe-het-zelf-optie: bouw je agent en train hem met je eigen interne materialen. Implementeer hem vervolgens in het MyDocSafe klantenportaal. Vertel je klanten dat ze de assistent kunnen gebruiken als handleiding bij het aanmelden en later als ondersteuningsassistent. Lees hier meer: https://ai4u.digital/blog
   1. Pluspunten: Snel en goedkoop
   2. Nadelen: geen ondersteunende functies zoals begeleiding bij een complex proces.
   3. Procesoverzicht:
      1. Meld je aan voor een proefperiode op https://ai4u.digital
      2. maak je project aan
      3. Bouw je kennisbasis op
      4. Test je agent via de sandbox.
      5. implementeren op de MyDocSafe website
2. Werk samen met ons en het ai4u-team. Bij ons kunt u rekenen op een agent die alles automatiseert wat u wilt automatiseren.
   1. Pluspunten: een volwaardige AI-agent die uw klanten helpt bij het voltooien van complexe workflows die meerdere softwaresystemen omvatten.
   2. Nadelen: investering en tijdsinvestering
   3. Procesoverzicht:
      1. We beginnen met een verkennend gesprek over je workflow – hoe meer je al weet, hoe beter.
      2. Vervolgens stellen we een prijsvoorstel op voor een pilotproject.
      3. Zodra de voorwaarden zijn overeengekomen, bouwen en implementeren we uw assistent. U test deze vervolgens en geeft ons feedback.
      4. Na een (of twee) iteraties zou de agent klaar moeten zijn voor implementatie.
      5. Na de implementatie neemt u de controle over alle fijnafstellingen en het onderhoud van de agent.

Veelgestelde vragen

Wat is ai4u?

Het is een bedrijf dat losstaat van MyDocSafe, maar mede is opgericht door de managing director van MyDocSafe. Het werd opgericht in 2024.

Welke LLM's worden gebruikt?

Momenteel zijn er publiekelijk beschikbare oplossingen. Een on-premise oplossing met open source LLM's is beschikbaar voor zakelijke klanten.

En hoe zit het met de beveiliging en privacy?

Het proof-of-concept wordt zo snel en goedkoop mogelijk ontwikkeld om het investeringsrisico te minimaliseren. De meeste use cases vereisen geen verdere aanpassingen. We adviseren echter altijd een risicoanalyse uit te voeren om de kans op datalekken te onderzoeken. Op basis van die analyse zullen we vervolgens extra beveiligingsfuncties toevoegen.