Geavanceerde instellingen: hoe u een contract automatisch kunt invullen met gegevens die via een formulier in een Prospect-workflow zijn ingediend.

Het komt regelmatig voor dat bepaalde klantgegevens die nodig zijn voor een contract (zoals adres, geboortedatum, enz.) niet beschikbaar zijn wanneer de workflow naar de klant wordt verzonden.

Een optie is om simpelweg verplichte gegevensvelden aan het contract toe te voegen en de klant te vragen deze in te vullen. Als u de klant echter ook een vragenlijst laat invullen, is het wellicht eenvoudiger om de gegevens daar te verzamelen en automatisch in het contract te importeren.

De manier om dit te doen is eenvoudig:

1. Configureer het formulier

Ga naar uw formuliersjabloon (Portalen/Portaalgroep/Formuliersjablonen).

Zoek je formulier op en klik op de knop 'bewerken'.

Voeg in je formulier een variabelenaam toe aan de data-widget in het formulier (bijv. "Geboortedatum"). Als de widget is ingesloten in een sectie-widget, voeg dan ook een variabelenaam toe aan de sectie.

Sla je wijzigingen op

Wijs vervolgens de naam van de formuliervariabele toe via de versnellingsbakinstellingen.

2. Configureer het document

Voeg tot slot de stap 'een handtekening aanvragen' toe aan de workflow (deze moet NA de formulierstap komen, maar hoeft niet direct erna te staan). Voeg uw documentsjabloon toe. Voeg bij het definiëren van de handtekeningvelden het variabele pad toe aan de standaardwaarde van het tekstvak, tussen accolades (bijv. {{Form1.DateOfBirth}}). Als u niet wilt dat de klant dit veld kan bewerken, schakelt u de vlag 'alleen-lezen' in.

Bewaar alles

3. Verstuur de workflow.

Je bent nu klaar om de workflow te verzenden. Ga naar het betreffende portaal, vervolgens naar Workflows en verzend de workflow naar de gebruiker (indien zichtbaar) of kloon deze vanuit de sjabloon met de + knop.

Wanneer je de workflow naar de klant/medewerker stuurt, gebeurt het volgende:

In de eerste stap vult de klant het formulier in en verstuurt het.

Wanneer de gebruiker vervolgens bij de stap 'ondertekenen' aankomt, is het veld al vooraf ingevuld:

Houd er rekening mee dat deze functie werkt in Prospect-workflows en Portal-workflows.