Cosa sono i portali clienti?

Un portale clienti consente alle aziende di scambiare informazioni e interagire con i propri clienti in modo sicuro tramite un browser web. Solitamente, si presenta come un'area protetta nel cloud, accessibile tramite il sito web di un'azienda, dove un cliente può accedere e accedere a informazioni, documenti e dati, con cui può interagire. Ad esempio, un cliente può caricare, visualizzare e scaricare documenti, compilare moduli web, acquistare servizi aggiuntivi, visualizzare informazioni sui prodotti e materiali di marketing o chattare con un rappresentante del cliente. Un cliente potrebbe anche essere invitato a completare un flusso di lavoro specifico che consiste in diversi passaggi richiesti durante un processo di onboarding. Tali passaggi possono includere la firma digitale dei documenti, il superamento di controlli di identità e antiriciclaggio e la fornitura del consenso.

Nella maggior parte dei casi, per accedere al portale, il cliente necessita di un nome utente e di una password e, se è richiesta l'autenticazione a più fattori, di un codice monouso o di informazioni biometriche.

Inoltre, un'azienda può scegliere di offrire l'accesso ai portali tramite applicazioni mobili personalizzate con touch-ID attivato e funzionalità di notifiche push.

Se vuoi saperne di più sui portali, consulta questo articolo di Wikipedia .

Perché i portali?

La condivisione di documenti tramite e-mail o strumenti come Dropbox presenta una serie di problemi: dal rischio di fuga di dati o furto di identità a una traccia di controllo scadente e a un'esperienza utente generica. In altre parole, archiviare informazioni sensibili come i dettagli del conto bancario, copie di documenti di identità o informazioni fiscali in una casella di posta elettronica o in un sito web di condivisione file generico appare poco professionale e rischioso dal punto di vista della fidelizzazione dei clienti. Non sorprende che sia sempre più difficile convincere i clienti che un'azienda fa tutto il possibile per proteggere le informazioni dei clienti. Pertanto, solo un'esperienza di portale clienti ben progettata può creare la credibilità richiesta.

La maggior parte delle persone ha familiarità con un portale clienti fornito dalla propria banca, dal proprio fornitore di servizi di telefonia mobile o di servizi di pubblica utilità. Un numero sempre maggiore di studi professionali, come gestori patrimoniali, commercialisti, contabili, avvocati, nonché fornitori di servizi di ufficio commerciale e agenti immobiliari, sta iniziando ad adottare la tecnologia dei portali clienti. Inoltre, grazie alla loro flessibilità e configurabilità, le tecnologie dei portali possono ora soddisfare esigenze sempre più complesse, tra cui transazioni immobiliari, operazioni di fusione e acquisizione (M&A) e investimenti in private equity. In sintesi, i portali clienti sono sempre più utilizzati per:

servizi di pitch e vendita
clienti a bordo
scambiare documenti e dati in modo sicuro
firmare digitalmente i documenti
garantire la conformità e la sicurezza dei dati

Per questi motivi, i portali clienti stanno rapidamente diventando un elemento imprescindibile dell'infrastruttura IT di una moderna società di servizi professionali. Vediamo ora i vantaggi specifici.

Quali sono i vantaggi dei portali clienti?

I portali clienti sono vantaggiosi sia per i clienti che per le aziende. Inoltre, si potrebbe sostenere che i portali siano rispettosi dell'ambiente, poiché riducono il consumo di carta, la necessità di trasporto fisico dei documenti, i costi di archiviazione e i costi di smaltimento finale. Riducono anche la necessità di stampanti e materiali di consumo. Ecco un elenco dei principali vantaggi:

Vantaggi per il cliente:

Accesso ai dati 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Risparmio di tempo
Esperienza migliore

Vantaggi aziendali:

Maggiore qualità delle relazioni con i clienti
Migliore sicurezza informatica
Minore rischio di conformità
Inserimento clienti più rapido
Tempi di elaborazione più rapidi delle transazioni in corso
Riduzione dei costi infrastrutturali
Maggiore efficienza del personale

Prestazioni sociali

Minore impronta di carbonio

Quali sono le parti essenziali dei portali clienti?

Progettare l'esperienza desiderata per un portale clienti richiede alcune scelte. Nella sua forma più semplice, un portale è semplicemente un archivio sicuro per la condivisione di file. Nella sua forma più complessa, un portale può rappresentare l'esperienza di front-of-house di un'azienda, ovvero il metodo principale per l'onboarding, le transazioni e la collaborazione con i clienti. Di seguito abbiamo stilato un elenco di domande guida o compromessi per semplificare il processo.

Tipologia di transazioni consentite

Questo è l'elemento più importante del processo. Ecco alcune opzioni da considerare.

Carica/visualizza/scarica documenti
Firma moduli e documenti digitalmente
Compila i moduli
Chiacchierata
Flussi di lavoro di onboarding dei clienti end-to-end
Acquista servizi con carta di credito o imposta un mandato di addebito diretto
Prenota appuntamenti

Esperienza di registrazione del cliente

Self-service, solo su invito o entrambi
URL di accesso al portale personalizzato o generico (ad esempio, portals.your_company.com o your_company.mydocsafe.com o app.mydocsafe.com)
Indirizzo di invio e-mail proprio o del fornitore (ad esempio, mydocsafe@mydocsafe.com o portals@my_company.com)
La tua esperienza di branding ideale
- Logo (favicon e immagini per e-mail e sito web)
- Colori del marchio (palette disponibile o colori personalizzati)
- Schema del carattere (schema predefinito o proprio)

Struttura del portale

È probabile che i clienti abbiano bisogno di accedere a più portali?
I portali dovrebbero essere condivisi con più parti interessate?
Hai bisogno di una struttura più complessa, come sottoportali per i dipendenti per la distribuzione delle buste paga, o in generale, esiste una gerarchia di portali che ti serve per gestire transazioni complesse?
Qual è la struttura predefinita delle cartelle per tutti i portali?
Di quanti tipi di portali hai bisogno?
La chat dovrebbe essere abilitata?
L'autenticazione a due fattori dovrebbe essere abilitata per impostazione predefinita?

Considerazioni sull'accesso

Come gestirai l'accesso al portale per rispettare la regola "need to know"?
Dovrebbero esserci privilegi di accesso granulari per ogni singolo portale, ad esempio, con alcune aree accessibili a tutti o ad alcune parti interessate, mentre altre aree rimangono più riservate?

Contenuto del portale

Hai bisogno di creare e condividere una raccolta di documenti o materiali di marketing?
Quali moduli web dovrebbero essere accessibili in modalità self-service?
Ci sono flussi di lavoro personalizzati che devono essere creati, ad esempio per integrare un cliente in un nuovo servizio, per acquistare un servizio aggiuntivo o per rinnovare il suo impegno e le informazioni KYC?

Canali di comunicazione

Successivamente, pensa a come i tuoi clienti dovrebbero essere informati sulle attività del loro portale. La comunicazione ha due aspetti diversi. In primo luogo, come si invia la comunicazione. In secondo luogo, come i clienti la ricevono e la fruiscono.

Invio
- Messaggi di posta elettronica crittografati
- Trasmissione di e-mail
- Pubblicazione manuale degli annunci
- Promemoria automatici
Ricezione
- Notifiche push sul loro cellulare
- Notifiche e promemoria e-mail generiche
- Annunci personalizzati che compaiono dopo aver effettuato l'accesso al portale

Considerazioni sulla sicurezza e sulla conformità

In quale giurisdizione è necessario archiviare i dati?
Hai bisogno di una certificazione di sicurezza riconosciuta a livello internazionale?
Hai bisogno che i dati dei tuoi clienti vengano gestiti tramite un database completamente separato?
Gli utenti vengono disconnessi automaticamente dopo un periodo di inattività?

Integrazione dei portali nella tua infrastruttura digitale

In che modo i portali dovrebbero interagire con il resto del tuo stack IT?
Le informazioni dovrebbero spostarsi dai portali ai sistemi di terze parti, o viceversa, oppure dovrebbero fluire in entrambe le direzioni?

Quanto tempo ci vuole?

Dipende dalle esigenze. Iniziare rapidamente ha i suoi vantaggi. Tuttavia, potrebbe essere necessario pensare in modo più concreto se l'introduzione di un portale clienti richiede cambiamenti significativi nei processi aziendali reali.

Nella maggior parte dei casi è sufficiente progettare il caso d'uso più semplice e lanciarlo per primo. Con MyDocSafe, ad esempio, è possibile iniziare a invitare i clienti ai portali immediatamente. È possibile aggiungere il branding e ulteriori elementi di complessità in un secondo momento.

Per esigenze più personalizzate, come l'inserimento di inquilini commerciali, l'inserimento di personale nella gestione patrimoniale o persino l'inserimento di dipendenti (sì, i portali clienti possono essere utilizzati per gli stakeholder interni), ecc., si potrebbe iniziare con un modello preconfigurato specifico per l'esigenza, se disponibile, e perfezionarlo. MyDocSafe mette a disposizione modelli di questo tipo. In questo caso, il processo potrebbe richiedere alcune settimane.

Se le vostre esigenze sono davvero uniche, forse dettate dalla complessità della struttura aziendale, dovreste iniziare con uno schema dei flussi di lavoro richiesti e quindi configurare i portali di conseguenza. Questo scenario richiede molto tempo e investimenti, ma i risultati possono essere trasformativi per alcune funzioni aziendali come la conformità o le vendite.

In generale, MyDocSafe soddisfa tutti e tre i tipi di esigenze. In quest'ottica, se desideri scoprire come MyDocSafe può fornirti un portale clienti adatto alle esigenze della tua azienda, inizia subito una prova gratuita o prenota una demo compilando il modulo di contatto.

Una guida definitiva ai portali client