Що таке клієнтські портали?

Клієнтський портал дозволяє компаніям безпечно обмінюватися інформацією та взаємодіяти зі своїми клієнтами через веб-браузер. Зазвичай він має форму захищеної області в хмарі, доступної через веб-сайт компанії, де клієнт може увійти в систему та отримати доступ до інформації, документів, даних і взаємодіяти з ними. Наприклад, клієнт може завантажувати, переглядати та вивантажувати документи, заповнювати веб-форми, купувати додаткові послуги, переглядати інформацію про продукти та маркетингові матеріали або спілкуватися в чаті з представником клієнта. Клієнту також може бути запропоновано виконати певний робочий процес, який складається з кількох кроків, необхідних під час процесу адаптації. Ці кроки можуть включати цифрове підписання документів, проходження перевірок ідентифікації та AML, а також надання згоди.

У більшості випадків для доступу до порталу клієнту потрібні ім'я користувача та пароль, а якщо потрібна багатофакторна автентифікація, одноразовий код або біометрична інформація.

Також компанія може вирішити пропонувати доступ до порталів через брендовані мобільні додатки з увімкненою функцією Touch ID та функцією push-сповіщень.

Якщо ви хочете дізнатися більше про портали, перегляньте цю статтю у Вікіпедії .

Чому портали?

Обмін документами електронною поштою або за допомогою таких інструментів, як Dropbox, має низку проблем: від ризику витоку даних або крадіжки особистих даних до поганого журналу аудиту та загального користувацького досвіду. Іншими словами, зберігання конфіденційної інформації, такої як банківські реквізити, копії документів, що посвідчують особу, або податкова інформація, у поштовій скриньці або на веб-сайті загального використання файлів виглядає непрофесійно та ризиковано з точки зору утримання клієнтів. Не дивно, що все важче переконати клієнтів, що компанія робить усе можливе для захисту їхньої інформації. Тому лише добре розроблений клієнтський портал може створити необхідну довіру.

Більшість людей знайомі з клієнтським порталом, який надає їхній банк, постачальник мобільного зв'язку або комунальних послуг. Все більша кількість фірм, що надають професійні послуги, таких як керуючі активами, бухгалтери, бухгалтери, юристи, а також постачальники комерційних офісів та агенти з нерухомості, починають використовувати технологію клієнтських порталів. Більше того, завдяки своїй гнучкості та налаштовуваності, портальні технології тепер можуть задовольняти дедалі складніші вимоги, включаючи операції з нерухомістю, угоди злиття та поглинання та приватні інвестиції. Підсумовуючи, клієнтські портали все частіше використовуються для:

послуги з презентації та продажу
клієнтів на борту
безпечний обмін документами та даними
цифровий підпис документів
забезпечити відповідність вимогам та безпеку даних

З цих причин клієнтські портали швидко стають обов'язковим елементом ІТ-інфраструктури сучасної фірми, що надає професійні послуги. Давайте тепер розглянемо конкретні переваги.

Які переваги клієнтських порталів?

Клієнтські портали вигідні як для клієнтів, так і для компаній. Більше того, можна стверджувати, що портали корисні для навколишнього середовища, оскільки вони скорочують витрати паперу, зменшують потребу у фізичному транспортуванні документів, витрати на їх зберігання та остаточні витрати на утилізацію. Вони також зменшують потребу в принтерах та витратних матеріалах для друку. Ось список основних переваг:

Переваги для клієнта:

Цілодобовий доступ до даних
Економія часу
Кращий досвід

Переваги компанії:

Вища якість взаємовідносин з клієнтами
Краща кібербезпека
Нижчий ризик дотримання вимог
Швидша адаптація клієнтів
Швидший час обробки поточних транзакцій
Зниження витрат на інфраструктуру
Вища ефективність персоналу

Соціальні виплати

Менший вуглецевий слід

Які основні частини клієнтських порталів?

Розробка бажаного клієнтського порталу вимагає певних рішень. У найпростішому вигляді портал – це просто безпечне сховище для обміну файлами. У найскладнішому випадку портал може бути головним інтерфейсом компанії, який є основним методом адаптації, здійснення транзакцій та роботи з вашими клієнтами. Нижче ми склали список ключових питань або компромісів, щоб спростити цей процес.

Тип дозволених транзакцій

Це найважливіший елемент процесу. Ось кілька варіантів, які варто розглянути

Завантаження/перегляд/вивантаження документів
Підписуйте форми та документи цифровим способом
Заповніть форми
Чат
Комплексні робочі процеси адаптації клієнтів
Купуйте послуги за допомогою кредитної картки або налаштуйте доручення на пряме дебетування
Записатися на прийом

Досвід реєстрації клієнтів

Самообслуговування, лише за запрошеннями або обидва варіанти
Спеціальна або загальна URL-адреса для входу на портал (наприклад, portals.your_company.com або your_company.mydocsafe.com або app.mydocsafe.com)
Власна або постачальникова адреса надсилання електронної пошти (наприклад, mydocsafe@mydocsafe.com або portals@my_company.com)
Ваш ідеальний досвід брендингу
- Логотип (фавіконка та зображення для електронних листів та вебсайту)
- Фірмові кольори (доступна палітра або кольори на замовлення)
- Схема шрифту (схема за замовчуванням або власна)

Структура порталу

Чи клієнтам, ймовірно, знадобиться доступ до кількох порталів?
Чи слід надавати порталам доступ до кількох зацікавлених сторін?
Чи потрібна вам складніша структура, така як підпортали співробітників для розподілу заробітної плати, чи загалом існує ієрархія порталів, яка потрібна для обробки складних транзакцій?
Яка структура папок за замовчуванням для всіх порталів?
Скільки типів порталів вам потрібно?
Чи варто вмикати чат?
Чи слід увімкнути двофакторну автентифікацію за замовчуванням?

Міркування щодо доступу

Як ви будете керувати доступом до порталу, щоб дотримуватися правила «обов’язкової інформації»?
Чи повинні бути чітко визначені права доступу для кожного окремого порталу, наприклад, щоб деякі області були доступні всім або деяким зацікавленим сторонам, тоді як інші області залишалися більш обмеженими?

Контент порталу

Вам потрібно створити та поділитися бібліотекою документів або маркетингових матеріалів?
Які веб-форми мають бути доступні для самообслуговування?
Чи є якісь індивідуальні робочі процеси, які потрібно створити, наприклад, для залучення клієнта до нової послуги, придбання додаткової послуги або поновлення його взаємодії та інформації про KYC?

Канали зв'язку

Далі подумайте про те, як ваших клієнтів слід повідомляти про їхню діяльність на порталі. Існує два різних аспекти комунікації. По-перше, як надсилати повідомлення. По-друге, як клієнти його отримують та споживають.

Надсилання
- Зашифровані електронні листи
- Розсилка електронних листів
- Публікація оголошень вручну
- Автоматичні нагадування
Отримання
- Push-сповіщення на мобільному телефоні
- Загальні сповіщення та нагадування електронною поштою
- Спеціальні оголошення, що з'являються після входу на портал

Міркування щодо безпеки та відповідності

У якій юрисдикції вам потрібно зберігати дані?
Вам потрібна міжнародно визнана сертифікація безпеки?
Вам потрібно, щоб дані ваших клієнтів керувалися через повністю окрему базу даних?
Чи користувачі автоматично виходять із системи після певного часу бездіяльності?

Вбудовування порталів у вашу цифрову інфраструктуру

Як портали повинні взаємодіяти з рештою вашого ІТ-стеку?
Чи повинна інформація переміщуватися з порталів до сторонніх систем, навпаки, чи інформація повинна текти в обох напрямках?

Скільки часу це займає?

Це залежить від вимог. Швидкий початок має свої переваги. Однак, якщо впровадження клієнтського порталу вимагає значних змін у реальних бізнес-процесах, може знадобитися більше планомірного мислення.

У більшості випадків достатньо розробити найпростіший варіант використання та спочатку запустити його. Наприклад, за допомогою MyDocSafe можна миттєво запрошувати клієнтів на портали. Пізніше можна додати брендинг та додаткові складності.

Для більш індивідуальних вимог, таких як адаптація комерційних орендарів, адаптація для управління активами або навіть адаптація співробітників (так, клієнтські портали можна використовувати для внутрішніх зацікавлених сторін) тощо, можна почати з попередньо налаштованого шаблону, спеціально розробленого для вимоги, якщо він доступний, і налаштувати його. MyDocSafe має такі шаблони. У цьому випадку процес може тривати кілька тижнів.

Якщо ваші вимоги справді унікальні, що може бути зумовлено складністю бізнес-структури, вам слід почати зі схеми необхідних робочих процесів, а потім відповідно налаштувати портали. Цей сценарій вимагає найбільше часу та інвестицій, але результати можуть бути трансформаційними для деяких бізнес-функцій, таких як дотримання вимог або продажі.

Загалом, MyDocSafe задовольняє всі три типи вимог. З огляду на це, якщо ви хочете побачити, як MyDocSafe може надати вам клієнтський портал, що відповідає потребам вашого бізнесу, будь ласка, розпочніть безкоштовну пробну версію сьогодні або замовте демонстрацію, заповнивши контактну форму.

Вичерпний посібник з клієнтських порталів