Wat zijn klantportalen?

Een klantenportaal stelt bedrijven in staat om veilig informatie uit te wisselen en met hun klanten te communiceren via een webbrowser. Meestal is het een beveiligde omgeving in de cloud, toegankelijk via de website van een bedrijf, waar een klant kan inloggen en toegang heeft tot informatie, documenten en gegevens, en hiermee kan interageren. Een klant kan bijvoorbeeld documenten uploaden, bekijken en downloaden, webformulieren invullen, aanvullende diensten aanschaffen, productinformatie en marketingmateriaal bekijken of chatten met een klantenservicemedewerker. Een klant kan ook worden uitgenodigd om een specifiek workflowproces te doorlopen dat bestaat uit meerdere stappen die nodig zijn tijdens een onboarding. Deze stappen kunnen bestaan uit het digitaal ondertekenen van documenten, het doorlopen van identiteits- en AML-controles en het geven van toestemmingen.

In de meeste gevallen heeft een klant voor toegang tot het portaal een gebruikersnaam en wachtwoord nodig en, indien meervoudige authenticatie vereist is, een eenmalige code of biometrische gegevens.

Een bedrijf kan er ook voor kiezen om toegang tot portals aan te bieden via merkgebonden mobiele applicaties met ingeschakelde Touch ID en pushnotificaties.

Als je meer wilt weten over portals, lees dan dit Wikipedia-artikel .

Waarom portalen?

Het delen van documenten via e-mail of tools zoals Dropbox kent een aantal problemen: van het risico op datalekken of identiteitsdiefstal tot een gebrekkige audit trail en een matige gebruikerservaring. Met andere woorden, het opslaan van gevoelige informatie zoals bankrekeninggegevens, kopieën van identiteitsdocumenten of belastinginformatie in een inbox of op een algemene website voor het delen van bestanden oogt onprofessioneel en riskant vanuit het oogpunt van klantbehoud. Het is dan ook steeds moeilijker om klanten ervan te overtuigen dat een bedrijf er alles aan doet om hun gegevens te beschermen. Daarom kan alleen een goed ontworpen klantportaal de benodigde geloofwaardigheid opbouwen.

De meeste mensen kennen wel een klantenportaal van hun bank, mobiele telefoonprovider of nutsbedrijf. Steeds meer professionele dienstverleners, zoals vermogensbeheerders, accountants, boekhouders, advocaten, maar ook aanbieders van kantoorruimte en makelaars, omarmen de technologie van klantenportalen. Bovendien kunnen portaltechnologieën, dankzij hun flexibiliteit en configureerbaarheid, nu steeds complexere eisen ondersteunen, zoals vastgoedtransacties, fusies en overnames en private equity-investeringen. Kortom, klantenportalen worden steeds vaker gebruikt om:

Presenteer en verkoop diensten
klanten aan boord
Documenten en gegevens veilig uitwisselen
documenten digitaal ondertekenen
Zorg voor naleving en beveiliging van gegevens

Om deze redenen worden klantportalen snel een onmisbaar onderdeel van de IT-infrastructuur van een modern professioneel dienstverlenend bedrijf. Laten we nu eens kijken naar de specifieke voordelen.

Wat zijn de voordelen van klantportalen?

Klantenportalen bieden voordelen voor zowel klanten als bedrijven. Bovendien kan men stellen dat portalen goed zijn voor het milieu, omdat ze papiergebruik verminderen, de noodzaak voor fysiek transport van documenten verlagen, de opslagkosten en de uiteindelijke afvalverwerkingskosten verminderen. Ze verlagen ook de behoefte aan printers en printbenodigdheden. Hieronder een lijst met de belangrijkste voordelen:

Voordelen voor de klant:

24/7 toegang tot gegevens
Tijdsbesparing
Betere ervaring

Bedrijfsvoordelen:

Kwaliteit van de klantrelaties
Betere cyberbeveiliging
Lager nalevingsrisico
Snellere onboarding van klanten
Snellere afhandeling van lopende transacties
Lagere infrastructuurkosten
Hogere personeelsefficiëntie

Sociale voordelen

Lagere CO2-voetafdruk

Wat zijn de essentiële onderdelen van klantportalen?

Het ontwerpen van een gewenste klantportal vereist het maken van een aantal keuzes. In de meest eenvoudige vorm is een portal niets meer dan een beveiligde kluis voor het delen van bestanden. In de meest complexe vorm kan een portal de front-of-house-ervaring van een bedrijf zijn, de belangrijkste methode voor het onboarden, afhandelen van transacties en samenwerken met klanten. Hieronder hebben we een lijst samengesteld met leidende vragen of afwegingen om het proces te vergemakkelijken.

Soort toegestane transacties

Dit is het belangrijkste onderdeel van het proces. Hier zijn een paar opties om te overwegen.

Documenten uploaden/bekijken/downloaden
Formulieren en documenten digitaal ondertekenen
Formulieren invullen
Chat
Complete workflows voor het onboarden van klanten.
Betaal met een creditcard of stel een automatische incasso in.
Maak een afspraak

Klantregistratie-ervaring

Zelfbediening, alleen op uitnodiging of een combinatie van beide.
Aangepaste of algemene URL voor de portal-login (bijvoorbeeld portals.your_company.com of your_company.mydocsafe.com of app.mydocsafe.com)
Het eigen e-mailadres of het e-mailadres van de provider voor het verzenden van e-mails (bijvoorbeeld mydocsafe@mydocsafe.com of portals@my_company.com)
Jouw ideale merkbeleving
- Logo (favicon en afbeeldingen voor e-mails en website)
- Merkkleuren (beschikbaar kleurenpalet of kleuren op maat)
- Lettertypeschema (standaardschema of eigen schema)

Portaalstructuur

Is het waarschijnlijk dat klanten toegang nodig hebben tot meerdere portals?
Moeten portals met meerdere belanghebbenden worden gedeeld?
Heeft u een complexere structuur nodig, zoals subportalen voor werknemers voor de salarisuitbetaling, of is er in het algemeen een hiërarchie van portalen die u nodig heeft om complexe transacties te verwerken?
Wat is de standaard mapstructuur voor alle portals?
Hoeveel soorten portalen heb je nodig?
Moet de chatfunctie ingeschakeld worden?
Moet tweefactorauthenticatie standaard ingeschakeld zijn?

Toegankelijkheidsaspecten

Hoe regelt u de toegang tot het portaal om te voldoen aan de 'need to know'-regel?
Zou het bijvoorbeeld verstandig zijn om voor elk afzonderlijk portaal gedetailleerde toegangsrechten te hanteren, waarbij sommige gedeelten toegankelijk zijn voor alle of bepaalde belanghebbenden, terwijl andere gedeelten meer beperkt toegankelijk blijven?

Portaalinhoud

Moet u een bibliotheek met documenten of marketingmateriaal aanmaken en delen?
Welke webformulieren moeten toegankelijk zijn voor zelfservice?
Zijn er specifieke workflows die ontwikkeld moeten worden, bijvoorbeeld voor het aanmelden van een klant voor een nieuwe dienst, het aanschaffen van een extra dienst of het vernieuwen van hun contract en KYC-gegevens?

Communicatiekanalen

Denk vervolgens na over hoe uw klanten op de hoogte moeten worden gehouden van hun activiteiten op het portaal. Communicatie kent twee verschillende aspecten. Ten eerste, hoe de communicatie wordt verzonden. Ten tweede, hoe klanten de communicatie ontvangen en verwerken.

Verzenden
- Versleutelde e-mailberichten
- E-mails verzenden
- Handmatig aankondigingen publiceren
- Automatische herinneringen
Ontvangst
- Pushmeldingen op hun mobiel
- Algemene e-mailmeldingen en herinneringen
- Aankondigingen op maat die verschijnen na het inloggen op het portaal.

Beveiligings- en nalevingsaspecten

In welk rechtsgebied moet u de gegevens opslaan?
Heeft u een internationaal erkend beveiligingscertificaat nodig?
Moeten uw klantgegevens in een volledig aparte database worden beheerd?
Worden gebruikers na een bepaalde tijd van inactiviteit automatisch uitgelogd?

Het integreren van portals in uw digitale infrastructuur

Hoe moeten portals samenwerken met de rest van uw IT-infrastructuur?
Moet informatie van portals naar systemen van derden stromen, of andersom, of moet informatie in beide richtingen stromen?

Hoe lang gaat het duren?

Dat hangt af van de vereisten. Snel van start gaan heeft zo zijn voordelen. Echter, meer creatief denken kan nodig zijn als de introductie van een klantenportaal grote veranderingen in de bestaande bedrijfsprocessen vereist.

In de meeste gevallen volstaat het om eerst het eenvoudigste gebruiksscenario te ontwerpen en te lanceren. Met MyDocSafe kun je bijvoorbeeld direct klanten uitnodigen voor portals. Branding en verdere complexiteit kunnen later worden toegevoegd.

Voor meer specifieke vereisten, zoals het onboarden van commerciële huurders, vermogensbeheerders of zelfs medewerkers (ja, klantportalen kunnen ook voor interne belanghebbenden worden gebruikt), kan men beginnen met een vooraf geconfigureerd sjabloon dat specifiek is afgestemd op de vereisten, indien beschikbaar, en dit vervolgens verfijnen. MyDocSafe heeft dergelijke sjablonen beschikbaar. In dit geval kan het proces enkele weken duren.

Als uw eisen werkelijk uniek zijn, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit van de bedrijfsstructuur, kunt u het beste beginnen met een diagram van de benodigde workflows en vervolgens de portals dienovereenkomstig configureren. Dit scenario vergt de meeste tijd en investering, maar de resultaten kunnen een enorme impact hebben op bepaalde bedrijfsfuncties, zoals compliance of verkoop.

Over het algemeen voldoet MyDocSafe aan alle drie soorten behoeften. Als u wilt zien hoe MyDocSafe u een klantportaal kan bieden dat aansluit op uw zakelijke behoeften, start dan vandaag nog een gratis proefperiode of vraag een demo aan door het contactformulier in te vullen.

Een definitieve gids voor klantportalen