MyDocSafe Gebruiksscenario: Onboarding en klantrelatiebeheer voor vermogensbeheer.

MyDocSafe Gebruiksscenario: Onboarding en klantrelatiebeheer voor vermogensbeheer.

Vermogensbeheer is een gebied waar vertrouwen, transparantie en efficiëntie van processen van het grootste belang zijn. Naast de noodzaak om een complexe combinatie van rekeningen te beheren (individuele rekeningen, gezamenlijke rekeningen, ISAs, handel in buitenlandse aandelen, enz.) is er ook de vereiste van topniveau op het gebied van beveiliging en professionaliteit. Voeg daar nog variabelen aan toe, zoals de mate van directe toegang en controle die een cliënt over zijn of haar beleggingen wenst te behouden, en de compliance-vereisten voor KYC/AML, enz., en het is gemakkelijk te begrijpen hoe werkprocessen onhandelbaar kunnen worden.

Digitale transformatie heeft geleid tot een permanente verschuiving in de verwachtingen van klanten. Een moderne, betrouwbare dienstverlening vereist een moderne, betrouwbare DMS-oplossing. In dit artikel bespreken we enkele vraagstukken waarmee MyDocSafe de vermogensbeheersector kan helpen – om een dienstverlening te bieden die de verwachtingen van de klant overtreft.

Vermogensbeheer: De meest voorkomende problemen die de klantervaring beïnvloeden

Het onboardingproces binnen vermogensbeheer is complex. Er moet rekening worden gehouden met zakenpartners en familieleden, evenals met overheidsformulieren, handelsvergunningen en toestemmingen die moeten worden gedeeld met eerdere adviseurs of bankiers. Er zijn veel componenten en onderlinge afhankelijkheden die op elkaar moeten aansluiten om vooruitgang te boeken.

Vaak is het nodig om een complex goedkeuringsproces in evenwicht te brengen, dat zich uitstrekt over verschillende fasen, met meerdere beveiligingscontroles en stappen voor gegevensverzameling. Al deze complexiteit kan leiden tot frustratie bij de klant. Het invullen van formulieren is sowieso al vervelend, maar voelt extra storend aan voor mensen die juist een dienst willen gebruiken die hun leven gemakkelijker maakt.

Covid heeft ook een verschuiving in verwachtingen versneld. Vóór de pandemie kon een adviseur klanten persoonlijk ontmoeten, vragen stellen en zelf gegevens invoeren. Na vele maanden waarin dit proces op afstand plaatsvond, verwachten klanten nu toegang te krijgen tot een online portaal waar de meeste bekende gegevens al zijn ingevuld.

Een gebrekkig onboardingproces kan het vertrouwen van de klant ondermijnen, vooral als de procedure amateuristisch aanvoelt, bijvoorbeeld door het gebruik van verschillende onbekende softwareprogramma's in een onhandige, doe-het-zelf-workflow. Tel daarbij de noodzaak tot snelheid op (dringende financiële zaken kunnen tijdgevoelig zijn) en het is duidelijk waarom een gestroomlijnd en goed doordacht onboardingproces een essentieel onderdeel is van de klantervaring.

De oplossingen

MyDocSafe biedt een platform dat veel verder gaat dan documentbeheer. Het is in staat de klantervaring te transformeren en daardoor de 'time to revenue' te verkorten en het risico op afgebroken deals te verkleinen.

Vermogensbeheerders kunnen nieuwe klantrelaties op een zo optimaal mogelijke manier opbouwen door een naadloos, volledig gepersonaliseerd onboardingproces te implementeren. Krachtige automatiseringsprocessen binnen elke aangepaste workflow zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden ingevuld in formulieren, waardoor frustratie en de noodzaak voor handmatige invoer door de klant worden verminderd. Op maat gemaakte portals bieden een uitstekende manier om vertrouwen op te bouwen en de competentie en proactieve aard van uw dienstverlening te tonen.

Zodra klanten het systeem gebruiken, biedt het ook een efficiëntere manier om doorlopende gegevensverzameling af te handelen. Waar gegevens van derden, zoals de Kamer van Koophandel of adresopzoekdiensten, beschikbaar zijn, kunnen deze worden gebruikt om formulieren vooraf in te vullen. E-formulieren kunnen direct naar klantportalen worden verzonden, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden ingevuld. MyDocSafe biedt een enorme mate van controle over de inhoud van deze formulieren en de bijbehorende sjablonen. Vermogensbeheerders kunnen de opmaak binnen enkele seconden aanpassen, waardoor het eenvoudig is om wetswijzigingen te weerspiegelen zonder contact op te hoeven nemen met de softwareleverancier.

MyDocSafe fungeert als een aggregator van AML/KYC-aanbieders, waardoor klanten gemakkelijk toegang krijgen tot de relevante leveranciers voor hun specifieke rechtsgebied. Van deze essentiële fraudebestrijdingsmaatregelen tot eersteklas gegevensopslag met behulp van AWS en onafhankelijke ISO 27001:2013-certificering, is afgeschermde beveiliging gegarandeerd, wat de veiligheid en bescherming van iedereen die bij het account betrokken is, waarborgt.

De voordelen

De meest directe verbetering bij het inzetten van MyDocSafe binnen een vermogensbeheeromgeving zal zowel door de klant als de manager worden ervaren: een aanzienlijke efficiëntieverhoging. Het proces verloopt soepel, omdat informatie en autorisaties gemakkelijker stromen. Besteed uw tijd aan het behalen van de gewenste resultaten voor uw klanten, in plaats van hen achterna te zitten voor tijdrovende antwoorden, handtekeningen en toestemmingen.

Vertrouwen en transparantie worden gemaximaliseerd (zo belangrijk bij financiële transacties) met merkgebonden portals, waardoor klantrelaties continu verbeteren en versterken. Bovendien kunnen geautomatiseerde processen, zodra ze zijn opgezet en geoptimaliseerd, eenvoudig worden gerepliceerd voor toekomstige klanten.

De interne duidelijkheid voor effectiever klantbeheer en -communicatie wordt ook verbeterd. Dankzij het gedetailleerde toegangsrechtenbeheer van MyDocSafe kunt u uw team toegang geven tot alles wat ze nodig hebben – maar niet meer! Dit helpt u te voldoen aan de strenge AVG-vereisten (of andere wetgeving inzake gegevensbescherming) met betrekking tot backofficepersoneel en onnodige toegang tot klantgegevens.

Dankzij individuele klantportalen kunnen gegevens op een intuïtieve manier worden opgeslagen en eenvoudig worden aangepast aan uw protocollen en vereisten. Dit leidt tot efficiëntere interne samenwerking en eenvoudigere controle.

Beste werkwijzen voor efficiënt vermogensbeheer (DMS)

Bij het werken met een vermogensbeheer-DMS zijn er vier essentiële werkwijzen die u moet toepassen om het maximale uit uw systeem te halen.

Digitale handtekeningen

Werk met een oplossing zoals MyDocSafe, waarmee digitale handtekeningen eenvoudig kunnen worden ingevoegd. Door deze direct toe te voegen, waar toestemming of machtiging vereist is, creëert u een intuïtievere en efficiëntere gebruikerservaring. De mogelijkheid om pdf-documenten te ondertekenen, de inhoud van dynamische HTML-sjablonen 'on-the-fly' te bewerken en zelfs ingevulde webformulieren te ondertekenen (en vervolgens naar pdf te converteren) zorgt ervoor dat vermogensbeheerders snel en proactief kunnen inspelen op de behoeften van hun klanten.

Dynamische HTML-sjablonen en webformulieren

Financiële wetgeving is voortdurend in ontwikkeling. Door toegang te hebben tot HTML-sjablonen en webformulieren die eenvoudig kunnen worden aangepast en bijgewerkt om aan veranderende eisen te voldoen, kunt u snel reageren en de benodigde informatie op een professionele manier verkrijgen, zonder vertraging of afhankelijkheid van een derde partij.

Documenten eenvoudig uploaden via webformulieren

Houd het proces voor uw klanten eveneens eenvoudig en gestroomlijnd door hen te vragen documenten te uploaden via het webformulier dat ze al voor u invullen. U hoeft niet over te stappen naar een ander platform – handig, veilig en efficiënt.

Bied merkgebonden portals aan.

Steeds vaker verwachten klanten toegang tot een centraal aanspreekpunt voor al hun documentatie en gegevens. Door hen een speciale, gecentraliseerde bron te bieden, kunnen uw klanten proactief zelf de controle over hun gegevens uitoefenen, waardoor de behoefte aan communicatie afneemt.

Transformeer uw onboarding, efficiëntie en klantervaring in vermogensbeheer met MyDocSafe

Met gepersonaliseerde klantportalen, aanpasbare e-formulieren met ingebouwde documentuploadfunctie, flexibele en intuïtieve onboardingprocessen en totale beveiliging, helpt MyDocSafe u een nieuwe standaard voor klantenservice en professionaliteit te leveren.

Bent u klaar om de workflows voor uw vermogensbeheerklanten te transformeren?

Neem contact op met sales@mydocsafehq.com om een gesprek te starten.