MyDocSafe Caso de uso: Integração de clientes e relacionamento com a gestão de patrimônio.

MyDocSafe Caso de uso: Integração de clientes e relacionamento com a gestão de patrimônio.

A gestão de patrimônio é uma área em que confiança, transparência e eficiência nos processos são de suma importância. Além da necessidade de lidar com uma complexa combinação de contas (individuais, conjuntas, ISAs, negociação de ações estrangeiras, etc.), há a exigência de segurança e profissionalismo de alto nível. Adicione variáveis adicionais, como o nível de acesso direto e controle que um cliente deseja manter sobre seus investimentos, e os requisitos de conformidade para KYC/AML, etc., e fica fácil entender como os fluxos de trabalho podem se tornar complexos.

A transformação digital provocou uma mudança permanente nas expectativas dos clientes. Um serviço moderno e confiável exige uma solução de gestão documental (DMS) moderna e confiável. Neste artigo, exploraremos algumas das questões que a MyDocSafe pode ajudar o setor de gestão de patrimônio a resolver – oferecendo um serviço que supera as expectativas em termos de experiência do cliente.

Gestão de Patrimônio: Os Problemas Comuns que Afetam a Experiência do Cliente

Os processos de integração em gestão de patrimônio são complexos. É preciso considerar sócios e familiares, além de formulários governamentais, autorizações de negociação e consentimentos que precisam ser compartilhados com consultores ou banqueiros anteriores. Há muitos componentes e dependências que precisam ser integrados para que o processo avance.

Frequentemente, é necessário equilibrar um processo de aprovação complexo em uma cadeia de várias etapas diferentes, com múltiplas verificações de segurança e fases de coleta de dados. Toda essa complexidade pode levar à frustração do cliente. Preencher formulários é tedioso mesmo nas melhores circunstâncias, mas torna-se especialmente irritante para aqueles que buscam acessar um serviço que facilite suas vidas.

A Covid também acelerou uma mudança nas expectativas. Antes da pandemia, um consultor podia se reunir pessoalmente com os clientes, fazendo perguntas e inserindo os dados por conta própria. Depois de muitos meses com esse processo sendo realizado remotamente, hoje, os clientes esperam ter acesso a um portal online onde a maioria das informações necessárias já esteja preenchida.

Um processo de integração deficiente pode corroer a confiança do cliente, especialmente se o procedimento parecer amador, por exemplo, utilizando diversos softwares desconhecidos em um fluxo de trabalho desajeitado e improvisado. Some a isso a necessidade de agilidade (assuntos financeiros urgentes podem ser sensíveis ao tempo) e fica fácil entender por que um processo de integração simplificado e bem planejado é um componente essencial da experiência do cliente.

As Soluções

A MyDocSafe oferece uma plataforma que vai muito além da gestão de documentos, capaz de transformar a experiência do cliente e, consequentemente, melhorar o "tempo de retorno do investimento" e diminuir o risco de negócios cancelados.

Para iniciar novos relacionamentos com clientes da melhor maneira possível, os gestores de patrimônio podem implementar um processo de integração perfeito e totalmente personalizado. Automações poderosas em cada fluxo de trabalho personalizado permitem que os dados sejam extraídos automaticamente para preencher formulários, reduzindo a frustração e a necessidade de intervenção do cliente. Portais personalizados oferecem uma excelente maneira de construir confiança e demonstrar a competência e a proatividade do seu serviço.

Uma vez que os clientes estejam utilizando o sistema, ele também representa uma forma mais eficiente de lidar com a coleta contínua de dados. Quando fontes de terceiros, como o Companies House (Registro Comercial do Reino Unido) ou a busca de endereços, estão disponíveis, os dados podem ser extraídos para preencher formulários automaticamente. Os formulários eletrônicos podem ser enviados diretamente para os portais dos clientes, permitindo um preenchimento fácil. O sistema oferece um alto grau de controle sobre o conteúdo desses formulários e os modelos associados. Os gestores de patrimônio podem alterar o formato em segundos, o que significa que é fácil refletir as mudanças na legislação, sem precisar recorrer ao fornecedor do software.

A MyDocSafe atua como agregadora de fornecedores de AML/KYC, oferecendo aos clientes acesso facilitado aos fornecedores relevantes para sua jurisdição específica. Desde essas verificações essenciais de fraude até o armazenamento de dados de ponta, utilizando a AWS e a certificação independente ISO 27001:2013, a segurança é garantida, assegurando a proteção de todos os envolvidos com a conta.

Os benefícios

A melhoria mais imediata ao utilizar o MyDocSafe em um ambiente de Gestão de Patrimônio será sentida tanto pelo cliente quanto pelo gestor – um grande aumento na eficiência. O processo flui sem problemas, pois as informações e as autorizações passam a fluir com mais facilidade. Dedique seu tempo a ajudar seus clientes a obterem os resultados que desejam, em vez de ficar cobrando respostas, assinaturas e permissões tediosas.

A confiança e a transparência (tão importantes quando se trata de assuntos financeiros) são maximizadas com portais personalizados, o que significa que os relacionamentos com os clientes continuam a melhorar e a fortalecer. Além disso, uma vez que os fluxos automatizados são estabelecidos e aperfeiçoados, eles podem ser facilmente replicados para futuros clientes.

A clareza interna para uma gestão e comunicação mais eficazes com os clientes também é aprimorada. O gerenciamento granular de direitos de acesso oferecido pelo MyDocSafe permite que você conceda à sua equipe acesso a tudo o que ela precisa – e nada mais! Isso ajuda você a atender aos rigorosos requisitos do GDPR (ou outras leis de proteção de dados) relativos à equipe administrativa e ao acesso desnecessário a dados de clientes.

Graças aos portais individuais para clientes, os dados podem ser armazenados de forma intuitiva e facilmente personalizáveis para atender aos seus protocolos e requisitos, resultando em uma colaboração interna mais eficiente e auditoria mais fácil.

Melhores Práticas para uma Gestão de Patrimônio Eficiente - Sistema de Gestão de Documentos

Ao trabalhar com um sistema de gestão de patrimônio (DMS), aqui estão quatro práticas essenciais a serem implementadas para garantir que você esteja aproveitando ao máximo o seu sistema.

Assinaturas digitais

Utilize uma solução como o MyDocSafe, que permite a fácil inserção de assinaturas digitais. Ao adicioná-las diretamente no documento, sempre que for necessário conceder consentimento e permissão, você pode criar uma experiência de usuário mais intuitiva e eficiente. A capacidade de assinar documentos PDF, editar o conteúdo de modelos HTML dinâmicos em tempo real e até mesmo assinar formulários web preenchidos (e convertê-los para PDF) significa que os gestores de patrimônio podem permanecer ágeis e proativos na hora de impulsionar os processos para seus clientes.

Modelos HTML dinâmicos e formulários web

A legislação financeira está em constante evolução. Ao ter acesso a modelos HTML e formulários web que podem ser facilmente modificados e atualizados para refletir as mudanças nos requisitos, você pode reagir e obter as informações necessárias de forma profissional, sem demora ou dependência de terceiros.

Envio fácil de documentação via formulários web.

Da mesma forma, simplifique e agilize o processo para seus clientes, solicitando que eles enviem a documentação pelo formulário online que já utilizam. Sem necessidade de migrar para outra plataforma – prático, seguro e eficiente.

Oferecer portais de marca

Cada vez mais, os clientes esperam ter acesso a um "balcão único" para seus documentos e dados. Ao fornecer um recurso dedicado e centralizado, seus clientes são capacitados a assumir o controle proativo do "autoatendimento", reduzindo a necessidade de comunicação.

Transforme o processo de integração, a eficiência e a experiência do cliente na gestão de patrimônio com MyDocSafe

Oferecendo portais de clientes personalizados, formulários eletrônicos customizáveis com upload de documentos integrado, fluxos de integração adaptáveis e intuitivos e segurança total, a MyDocSafe ajuda você a oferecer um novo padrão de atendimento ao cliente e profissionalismo.

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