MyDocSafe Przypadek użycia: wdrażanie rozwiązań w zakresie zarządzania majątkiem i relacji z klientami.
MyDocSafe Przypadek użycia: wdrażanie rozwiązań w zakresie zarządzania majątkiem i relacji z klientami.
Zarządzanie majątkiem to obszar, w którym zaufanie, przejrzystość i efektywność procesów mają kluczowe znaczenie. Oprócz konieczności obsługi złożonych kombinacji kont (indywidualnych, wspólnych, ISA, obrotu akcjami zagranicznymi…) pojawia się wymóg najwyższego poziomu bezpieczeństwa i profesjonalizmu. Uwzględniając dodatkowe zmienne, takie jak poziom bezpośredniego dostępu i kontroli, jaki klient chce zachować nad swoimi inwestycjami, oraz wymogi dotyczące zgodności z KYC/AML itp., łatwo zrozumieć, jak przepływy pracy mogą stać się nieporęczne.
Transformacja cyfrowa doprowadziła do trwałej zmiany oczekiwań klientów. Nowoczesna, godna zaufania usługa wymaga nowoczesnego, godnego zaufania rozwiązania DMS. W tym artykule przyjrzymy się niektórym problemom, które MyDocSafe może pomóc rozwiązać sektorowi zarządzania majątkiem – aby zaoferować usługę wykraczającą poza oczekiwania klientów.
Zarządzanie majątkiem: typowe problemy wpływające na doświadczenia klientów
Procesy wdrażania w zarządzaniu majątkiem są złożone. Biorąc pod uwagę partnerów biznesowych i członków rodziny, a także formularze rządowe, pozwolenia handlowe i zgody, które należy przekazać poprzednim doradcom lub bankierom, istnieje wiele elementów i zależności, które muszą się ze sobą zgrać, aby osiągnąć postęp.
Często zachodzi potrzeba zrównoważenia skomplikowanego procesu zatwierdzania w łańcuchu kilku różnych etapów, z licznymi kontrolami bezpieczeństwa i etapami gromadzenia danych. Cała ta złożoność może prowadzić do frustracji klienta. Wypełnianie formularzy jest żmudne nawet w najlepszych czasach, ale wydaje się szczególnie uciążliwe dla tych, którzy szukają dostępu do usługi, która ułatwi im życie.
Pandemia COVID-19 przyspieszyła również zmianę oczekiwań. W czasach poprzedzających pandemię doradca mógł spotykać się z klientami osobiście, zadając pytania i samodzielnie wprowadzając dane. Po wielu miesiącach zdalnej obsługi tego procesu, dziś klienci oczekują dostępu do portalu internetowego, gdzie większość znanych danych została już wstępnie uzupełniona.
Słaby proces onboardingu może podważyć zaufanie klienta, zwłaszcza jeśli procedura wydaje się amatorska, na przykład wykorzystująca kilka oddzielnych, nieznanych programów w niezdarnym, samodzielnym procesie. Dodaj do tego potrzebę szybkości (pilne sprawy finansowe mogą być pilne), a łatwo zrozumieć, dlaczego usprawniony, przemyślany proces onboardingu jest kluczowym elementem doświadczenia klienta.
Rozwiązania
MyDocSafe oferuje platformę, która wykracza daleko poza zarządzanie dokumentami, umożliwiając transformację doświadczeń klientów, a w rezultacie skrócenie czasu potrzebnego na uzyskanie przychodu i zmniejszenie ryzyka anulowania transakcji.
Nawiązując relacje z nowymi klientami z najlepszym możliwym doświadczeniem, doradcy majątkowi mogą wdrożyć płynny, w pełni spersonalizowany proces onboardingu. Zaawansowane automatyzacje w ramach każdego niestandardowego procesu pracy umożliwiają automatyczne pobieranie danych do formularzy, co zmniejsza frustrację i potrzebę angażowania klienta. Portale dedykowane to doskonały sposób na budowanie zaufania oraz prezentację kompetencji i proaktywnego charakteru oferowanych usług.
Po uruchomieniu systemu przez klientów, stanowi on również bardziej efektywny sposób obsługi bieżącego gromadzenia danych. W przypadku dostępności zewnętrznych źródeł, takich jak rejestr spółek (Companies House) czy wyszukiwanie adresów, dane można pobrać do wstępnie wypełnionych formularzy. Formularze elektroniczne można wysyłać bezpośrednio do portali klientów, co ułatwia ich wypełnianie. MyDocSafe oferuje ogromną kontrolę nad zawartością tych formularzy i powiązanych z nimi szablonów. Zarządzający majątkiem mogą zmienić ich format w ciągu kilku sekund, co oznacza, że łatwo jest uwzględnić zmiany w przepisach, bez konieczności kontaktowania się z dostawcą oprogramowania.
MyDocSafe działa jako agregator dostawców usług AML/KYC, zapewniając klientom wygodny dostęp do odpowiednich dostawców w ich jurysdykcji. Od niezbędnych kontroli w zakresie oszustw, po najlepsze w swojej klasie rozwiązanie do przechowywania danych wykorzystujące AWS i niezależny certyfikat ISO 27001:2013, gwarantowane jest kompleksowe bezpieczeństwo, gwarantujące bezpieczeństwo i ochronę wszystkich osób korzystających z konta.
Korzyści
Najbardziej natychmiastową poprawę w wykorzystaniu MyDocSafe w środowisku zarządzania majątkiem odczują zarówno klienci, jak i menedżerowie – to duży wzrost efektywności. Postępy są płynne, ponieważ przepływ informacji i autoryzacji jest bardziej swobodny. Poświęć czas na osiągnięcie przez klientów oczekiwanych rezultatów, zamiast na żmudne pytania o odpowiedzi, podpisy i pozwolenia.
Portale firmowe maksymalizują zaufanie i przejrzystość (co jest niezwykle ważne w przypadku obsługi spraw finansowych), co przekłada się na ciągłe doskonalenie i umacnianie relacji z klientami. Co więcej, po wdrożeniu i udoskonaleniu zautomatyzowanych przepływów, można je łatwo powielić dla przyszłych klientów.
Przejrzystość wewnętrzna, zapewniająca skuteczniejsze zarządzanie klientami i komunikację, również została poprawiona. Szczegółowe zarządzanie uprawnieniami dostępu oferowane przez MyDocSafe oznacza, że możesz zapewnić swojemu zespołowi dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje – ale nie więcej! Pomaga to spełnić rygorystyczne wymogi RODO (lub innych przepisów o ochronie danych) dotyczące personelu back-office i zbędnego dostępu do danych klientów.
Dzięki indywidualnym portalom klientów dane można przechowywać w intuicyjny sposób, a następnie łatwo dostosować je do protokołów i wymagań firmy, co przekłada się na efektywniejszą współpracę wewnętrzną i łatwiejsze audyty.
Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania majątkiem DMS
Pracując z systemem DMS do zarządzania majątkiem, warto wdrożyć cztery podstawowe praktyki, które zagwarantują Ci maksymalne wykorzystanie potencjału systemu.
Podpisy cyfrowe
Skorzystaj z rozwiązania, takiego jak MyDocSafe, które umożliwia łatwe wstawianie podpisów cyfrowych. Dodając je w tekście, wszędzie tam, gdzie może być konieczne udzielenie zgody, możesz stworzyć bardziej intuicyjne i wydajne środowisko użytkownika. Możliwość podpisywania dokumentów PDF, edycji zawartości dynamicznych szablonów HTML „w locie”, a nawet podpisywania wypełnionych formularzy internetowych (a następnie konwersji do formatu PDF) oznacza, że zarządzający majątkiem mogą reagować na potrzeby swoich klientów i proaktywnie działać.
Dynamiczne szablony HTML i formularze internetowe
Przepisy finansowe stale ewoluują. Dzięki dostępowi do szablonów HTML i formularzy internetowych, które można łatwo modyfikować i aktualizować, aby odzwierciedlały zmieniające się wymagania, możesz reagować i uzyskiwać potrzebne informacje w sposób profesjonalny, bez opóźnień i konieczności korzystania z pomocy osób trzecich.
Łatwe przesyłanie dokumentacji za pomocą formularzy internetowych
Podobnie, uprość i usprawnij obsługę swoich klientów, prosząc ich o przesłanie dokumentacji za pośrednictwem formularza internetowego, który już wypełniają. Nie ma potrzeby przełączania się na inną platformę – wygodnie, bezpiecznie i efektywnie.
Oferuj portale firmowe
Klienci coraz częściej oczekują dostępu do „punktu kompleksowej obsługi” w zakresie dokumentacji i danych. Zapewniając im dedykowane, scentralizowane źródło, Twoi klienci mają możliwość proaktywnego, samodzielnego zarządzania, zmniejszając potrzebę komunikacji.
Przekształć proces wdrażania, wydajność i doświadczenia klientów w zarządzaniu majątkiem dzięki MyDocSafe
Oferując firmowe portale klienckie, konfigurowalne formularze elektroniczne z wbudowanym przesyłaniem dokumentów, dostosowalne i intuicyjne procesy wdrażania oraz całkowite bezpieczeństwo, MyDocSafe pomaga zapewnić nowy standard obsługi klienta i profesjonalizmu.
Jesteś gotowy na transformację procesów pracy klientów w obszarze zarządzania majątkiem?
Skontaktuj się z sales@mydocsafehq.com , aby rozpocząć rozmowę